Professionelle Archivierungssoftware von DOCUBYTE.

Sie bietet hohe Sicherheitsstandards, die den unerlaubten Zugriff Dritter blockiert und mittels Backups einem Totalverlust der Daten und Dokumente vorbeugt. Die Dokumentenarchivierung ist revisionssicher und erfüllt die gesetzlichen Vorgaben (GoBD konform). Es steht zudem ein professionelles Team zur Verfügung, die das Einscannen von Papieren für eine Übertragung in die Archivsoftware und für eine hohe Qualität selbst von alten, abgegriffenen und/oder schmutzigen Papieren sorgt. Zusätzlich ist das Archivierungsprogramm leicht zu bedienen und erlaubt den Zugriff unabhängig von den Bürozeiten zu jeder Tages- und Nachtzeit von jedem Ort.

Selbstverständlich. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass kein Unbefugter in Ihrem Umfeld Einblick in Ihr persönliches Archivierungssystem und die darin befindlichen Unterlagen erhält. Im Umkehrschluss können Sie aber auch Passwörter an Mitarbeiter vergeben.

Ja, sofern ein entsprechender Zugang mit Berechtigung gegeben ist. Die Software von DOCUBYTE erlaubt auch den gleichzeitigen Zugriff auf das System. Auf diese Weise kann beispielsweise die HR-Abteilung ihre Bereiche nutzen.

Die Software bietet ein hohes Maß an Sicherheit für Ihre Papiere in einem dauerhaft gleichbleibenden Zustand sowie einen Schutz gegen Verlust, Manipulation, Diebstahl und Beschädigungen. Zudem stellt es ein intelligentes Ordnungssystem zur Verfügung, damit Sie keine unnötige Zeit zum Auffinden von Papieren aufzubringen haben. Durch die Digitalisierung lassen sich Workflows deutlich vereinfachen und wertvolle Arbeitszeit sparen.

Die DOCUBYTE Archivierungssoftware kann eine Vielzahl von Dokumenten revisionssicher digital archivieren. Dies umfasst wichtige Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Belege, Personalakten, Protokolle, Berichte, Lieferscheine, Papierdokumente und Ordner jeglicher Art. Auch spezifische Dokumente aus dem Gesundheitsbereich, wie Patientenakten, Behandlungsunterlagen und medizinische Berichte, können dokumentiert und in der digitalen Ablage archiviert werden. Darüber hinaus kann die Software auch behördliche Dokumente wie Anträge, Bescheide und öffentliche Register sicher archivieren.

Ein weiterer Vorteil: DOCUframe verfügt über einen integrierten E-Mail-Server, über den E-Mails direkt empfangen und versendet werden können – ohne zusätzlichen Connector zu Outlook oder anderen Programmen. So lassen sich E-Mails inklusive Anhängen automatisch archivieren, Absender eindeutig zuordnen und Informationen intelligent in bestehende Dokumentenprozesse integrieren.

Ein Dokumentenmanagementsystem und eine Archivierungslösung sind beides Methoden zum Speichern und Verwalten von Dokumenten, sie unterscheiden sich jedoch in ihrer Ausrichtung und Funktion.

Ein DMS ist ein Instrument zur Speicherung, Katalogisierung, Suche und Bearbeitung von Dokumenten – in den häufigsten Fällen elektronisch, als Cloud oder On-Premise Lösung Eine derartige Software unterstützt die Benutzer bei der Erstellung und Bearbeitung der Geschäftsdokumente. Sie können verschiedene Versionen verarbeiten und eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen. Mit den Funktionen wie z.B. die Volltextsuche lassen sich wichtige elektronische Dokumente auf der Datenbank einfach und schnell auffinden. Das spart Zeit und erleichtert das Verarbeiten großer Datenmengen.

Archivierung hingegen konzentriert sich auf die langfristige, sichere Aufbewahrung von Dokumenten, die nicht mehr aktiv verwendet oder geändert werden, aber aus rechtlichen oder geschäftlichen Gründen revisionssicher archiviert werden müssen. Eine Archivierungslösung kann Metadaten für die vereinfachte Suche erfassen und speichern, sie bietet jedoch normalerweise keine Bearbeitungsfunktionen. Archivsysteme sorgen für die Unveränderbarkeit der aufbewahrten Dokumente und stellen sicher, dass sie über viele Jahre hinweg lesbar und rechtskonform abrufbar bleiben.

DOCUframe unterscheidet sich deutlich von beiden Ansätzen: Es vereint Archivierung, DMS und viele weitere Unternehmensfunktionen in einer zentralen Plattform. Neben dem Dokumentenmanagement und der revisionssicheren Archivierung bietet DOCUframe integrierte CRM-Funktionen, Kalender, E-Mail-Management sowie Module für Projektmanagement, Zeiterfassung, Warenwirtschaft und mehr.

Der große Vorteil: Sie können mit einer Basislösung – z. B. der reinen Archivierung – starten und die Software modular um DMS- und ERP-Komponenten erweitern. So wächst DOCUframe mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mit. Im weitesten Sinne handelt es sich um ein flexibles ERP-System mit starker Dokumentenorientierung – eine „eierlegende Wollmilchsau“-Datenbank, die alle zentralen Geschäftsprozesse in einem System vereint.