Digitalisierung der Personalakte
Personalakte digitalisieren mit DOCUBYTE.
Digitalisierung bestehender Papierakten
Bereitstellung einer digitalen Personalakte
Reduzierter Verwaltungsaufwand und mehr Automatisierung
DSGVO-konforme Verarbeitung sensibler Personaldaten
Optimierte Personalverwaltung für modernes Arbeiten
Digitale Personalakte: Effizient, flexibel und sicher
Mit DOCUframe erhalten Sie eine vollständig digitale Personalakte, die eine moderne, ortsunabhängige Personalverwaltung ermöglicht. Informationen und Dokumente sind strukturiert abrufbar, Zugriffsrechte lassen sich rollenbasiert vergeben.
DOCUBYTE unterstützt Sie darüber hinaus bei der Digitalisierung Ihrer bestehenden Aktenbestände – sodass Ihre Altakten nahtlos in die neue Systemwelt integriert werden. Alle Daten werden sicher, nachvollziehbar und gesetzeskonform verarbeitet.
Sicher, effizient und regelkonform
Datenschutz in der digitalen Personalakte
Ob neue oder digitalisierte Altakten – DOCUframe erfüllt höchste Sicherheits- und Datenschutzanforderungen. Der Zugriff auf sensible Personaldaten ist durch mehrstufige Berechtigungskonzepte geschützt.
Strikte Einhaltung von DSGVO und BDSG
Mehrfach gesicherte Zugriffsrechte
Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Änderungen
Minimiertes Risiko durch verschlüsselte Datenhaltung
Ihre Vorteile auf einen Blick
Wie profitieren sie von der digitale Personalakte?
1
Zeitersparnis durch sofortige Auffindbarkeit und Verfügbarkeit der Personalakten.
2
Schutz vor unbefugten Zugriff durch höhere Datensicherheit.
3
Revisions- und rechtskonform durch Einhaltung von Datenschutzvorschriften.
4
Gleichzeitiger Zugriff ermöglicht Kollaboratives Arbeiten für berechtigte Mitarbeiter.
5
Möglichkeit der Einbindung des Mitarbeiterportals.
6
Ortsunabhängig: Sie können jederzeit auf Ihre Daten zugreifen.
Übersichtliche Ablage und sichere Archivierung
Effiziente HR-Prozesse
Die digitale Personalakte in DOCUframe ermöglicht eine strukturierte Ablage, schnelle Suche und flexible Nutzung – ideal für moderne HR-Teams. Durch die Digitalisierung bestehender Papierakten durch DOCUBYTE wird die Aktenlandschaft vollständig digital und zentral zugänglich.
Alle Dokumente werden revisionssicher in unserem DOCUBYTE Online-Archiv gespeichert, das auf ISO-zertifizierten deutschen Sicherheitsservern gemäß DSGVO betrieben wird.
Der digitale Allrounder
Die elektronische Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten
DOCUframe ist eine leistungsstarke Dokumentenmanagementsoftware, die Unternehmen eine zentrale Plattform für die digitale Ablage und Verwaltung von Dokumenten bietet.
Mit intuitiven Funktionen für Indexierung, Zugriffskontrolle und automatisierte Backups gewährleistet sie eine sichere und effiziente Dokumentenverwaltung.
Was unsere Kunden sagen
Echte Partnerschaften. Greifbare Ergebnisse. Digitale Erfolge.
Gemeinsam erfolgreich digital: Unsere Kunden vertrauen nicht nur auf unsere Lösungen, sondern auf echte Partnerschaft. Mit persönlicher Begleitung, technischem Know-how und einem klaren Blick für moderne Anforderungen gestalten wir den digitalen Wandel – verlässlich, engagiert und immer auf Augenhöhe.
Erweitern Sie Ihre Möglichkeiten
Weitere Funktionen von DOCUframe
DOCUframe ist nicht nur eine moderne Dokumentenmanagementsoftware, sie kann noch vieles mehr:
Unverbindlich & kostenfrei
Wollen auch Sie Ihre
Personalakte digitalisieren?
Nutzen Sie die Möglichkeit einer unverbindlichen und kostenlosen Beratung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Personalakten schnell, sicher und nachhaltig digitalisieren können – für mehr Effizienz, weniger Papier und eine einfache Handhabung.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Version der Personalakte, in dem alle relevanten personenbezogenen Daten und Dokumente gespeichert werden, die im Zusammenhang mit dem Angestelltenverhältnis eines Mitarbeiters stehen. Es dient als zentrale Anlaufstelle für alle Informationen über den Angestellten und kann je nach Unternehmensbedarf einzelne oder mehrere Komponenten enthalten.
Es gibt grundsätzlich keine Pflicht. Arbeitgeber dürfen elektronische Personalakten führen, müssen es aber nicht. Sie können auch weiterhin Papierakten verwenden – beides ist zulässig.
In die digitale Personalakte gehören alle relevanten personenbezogenen Daten und Dokumente, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiters stehen. Hierzu zählen beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Lohnabrechnungen, Urlaubsanträge oder Mitteilungen des Arbeitgebers. Außerdem sind auch sonstige fortlaufende Korrespondenz und Informationen relevant, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen.
Die meisten Unterlagen können heute elektronisch archiviert werden, wenn sie den GoBD-Anforderungen entsprechen. Nur wenige Dokumenten wie notarielle Urkunden, Originalzeugnisse oder handschriftlich unterzeichnete Beweisdokumente sollten weiterhin in Papierform aufbewahrt werden – insbesondere aus Beweisgründen.
In die digitale Personalakte dürfen nur arbeitsrelevante, rechtlich zulässige und datenschutzkonforme Unterlagen. Besonders sensible oder nicht arbeitsrelevante Inhalte – etwa Gesundheitsdaten, Angelegenheiten des Betriebsrates oder private Kommunikation – haben dort nichts zu suchen.
Nach Kündigung eines Mitarbeiters sollte die digitale Personalakte geschlossen und gesichert werden. Sie kann entweder an den Mitarbeiter weitergegeben oder von einem anderen Unternehmen übernommen werden. Der Arbeitgeber muss alle personenbezogenen Daten jedoch weiterhin nach den geltenden Datenschutzbestimmungen mit einer Verschlüsselung schützen, sodass der Zugriff auf die Akte durch unbefugte Dritte unterbunden wird.
Kontaktieren Sie uns jederzeit gerne
Bringen Sie Ihre Personalakten in die digitale Zukunft
Mit der digitalen Personalakte von DOCUBYTE können Sie Ihre Personalakten effizienter verwalten und Prozesse automatisieren. Lassen Sie sich in einer kostenlosen Beratung zeigen, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und wertvolle Zeit sparen können – ganz ohne Papierchaos.