Rechnungen digital empfangen
Digitaler Rechnungseingang von DOCUBYTE.
Automatisierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen
GoBD-konforme & gesetzeskonforme Archivierung
Bereit für die E-Rechnungspflicht
Zeit- und Kostenersparnis durch schnellere Bearbeitung
Effizientere Buchhaltung
Effiziente Rechnungsverarbeitung
Mit DOCUBYTE Eingangsrechnungen digitalisieren
Mit dem digitalen Rechnungseingang von DOCUBYTE werden Ihre Eingangsrechnungen automatisiert erfasst, digitalisiert und intelligent zugeordnet. Ob ZUGFeRD oder XRechnung – unsere Lösung unterstützt alle gängigen Standards für die elektronische Rechnungsverarbeitung.
Auch vor dem Hintergrund der seit dem Jahr 2025 teilweise eingeführten E-Rechnungspflicht stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse anzupassen und auf digitale Lösungen umzusteigen.
Mit DOCUBYTE erfüllen Sie diese Anforderungen zuverlässig, beschleunigen Ihre Abläufe und entlasten die Buchhaltung. Alle Daten werden revisionssicher archiviert und bleiben jederzeit digital abrufbar.
Effizienz durch nahtlose Prozesse
Digitale Rechnungsverarbeitung leicht gemacht
Der Übergang von analogen zu digitalen Rechnungsbearbeitungsprozessen bietet enormes Optimierungspotenzial.
Mit einer digitalen Lösung von DOCUBYTE vermeiden Sie Medienbrüche, steigern die Effizienz und entlasten Ihre Mitarbeiter von nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten.
Gerade kleine und mittlere Unternehmen können durch die digitale Rechnungsverarbeitung nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch den steigenden gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, dazu gehört unter anderem die automatisierte Verarbeitung von elektronischen Rechnungen.
Alle Funktionen auf einen Blick
Die digitale Verarbeitung von Rechnungen
Flexibler Rechnungseingang: Ob Papierrechnung per Scanner, PDF im E-Mail-Anhang oder E-Rechnungen.
Automatisierte Erkennung von Rechnungsinformationen: Beträge, Rechnungsnummer oder Lieferanten werden elektronisch ausgelesen und mit vorhandenen Informationen abgeglichen, ganz ohne manuelles Abtippen.
Intelligenter Rechnungsworkflow: Die Software-Lösung bildet Ihre individuellen Prozesse ab – von der Prüfung über die Freigabe bis hin zur Buchung. Alle Schritte lassen sich flexibel gestalten und mitarbeitend ausführen.
Automatischer Abgleich statt manueller Kontrolle: Durch integrierten 3-Wege-Abgleich (Bestellung, Lieferschein, Rechnung) entfallen zeitaufwendige manuelle Vergleiche und Fehlerquellen werden minimiert.
Revisionssichere Archivierung: Jede Rechnung wird GoBD-konform und revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt.
Volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle Aktionen und Bearbeitungsschritte sind lückenlos dokumentiert – für eine transparente Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
Integration des elektronischen Rechnungseingangs
Nahtlose Anbindung an Ihre Systeme
Unsere Lösung für die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen lässt sich problemlos in führende ERP-Systeme wie SAP, DATEV oder andere Buchhaltungsprogramme integrieren. So wird die Rechnung direkt im System erkannt, verarbeitet und GoBD-konform archiviert – ganz ohne Medienbrüche.
Sollten Sie mit Systemen wie Microsoft Dynamics oder anderen individuellen Anwendungen arbeiten, beraten wir Sie gerne unverbindlich. Gemeinsam prüfen wir die optimale Anbindung an Ihre bestehende IT-Struktur, für eine durchgängige Verarbeitung jeder Rechnung.
Rechnungsworkflow verbessern und profitieren
Warum Sie Ihren Rechnungseingang digitalisieren sollten
1
Papierrechnungen vermeiden:
Durch die Digitalisierung entfällt die zeitintensive Verarbeitung physischer Belege.
2
Rechnungsprüfung automatisieren:
Digitale Workflows ermöglichen eine schnellere und fehlerfreie Prüfung.
3
Freigabeprozesse beschleunigen:
Rechnungen durchlaufen digitale Freigaben ohne Verzögerung, auch standortübergreifend.
4
Manuelle Tätigkeiten minimieren:
Wiederkehrende Aufgaben wie Sortieren oder Abtippen entfallen vollständig.
5
Daten sicher ausgelesen:
Rechnungsinhalte werden automatisch erkannt, strukturiert und weiterverarbeitet.
6
Volle Transparenz im Prozess:
Sie behalten jederzeit den Überblick über den aktuellen Status jeder Rechnung.
Zeit, Geld und Nerven sparen
Weitere Vorteile des digitalen Rechnungseingangs
Mit einer vollständig digitalen Rechnungsbearbeitung entfällt der Bedarf an Papierdokumenten, was Prozesse erheblich beschleunigt und die Effizienz steigert. Zusätzlich bietet sie die folgenden Vorteile:
Automatische Workflows beschleunigen Genehmigungs- und Freigabeprozesse, insbesondere durch digitale Signaturen.
Ortsunabhängiges Arbeiten erleichtert die Zusammenarbeit in virtuellen Teams.
Mahnungen werden frühzeitig verschickt, Skonti besser genutzt und Übertragungsfehler vermieden.
Erfahrungsbericht der Belmoto GmbH
Digitalisierung von Eingangsrechnungen in der Praxis
Für die Belmoto GmbH aus Hamburg haben wir neben dem digitalen Rechnungseingang eine digitale Lösung entwickelt, um die aufwendige und fehleranfällige Prüfung von Mietrechnungen zu automatisieren.
Dank unserer maßgeschneiderten Software DOCUframe können selbst komplexe Variablen wie Schäden, Mehrkilometer oder unterschiedliche Datenformate effizient verarbeitet werden.
Das Ergebnis: Eine erhebliche Entlastung der Mitarbeiter und eine fehlerfreie Abrechnung.
Dokumentenmanagement-Software DOCUframe
Die flexible Lösung zur Verarbeitung von digitalen Rechnungen
Mit DOCUframe von DOCUBYTE wählen Sie eine digitales Universalwerkzeug für Ihren digitalen Rechnungseingang.
Docuframe ist eine leistungsstarke ECM-Software, die Unternehmen eine zentrale Plattform für die digitale Ablage und Verwaltung von Dokumenten bietet.
Mit intuitiven Funktionen für Indexierung, Zugriffskontrolle und automatisierte Backups gewährleistet sie eine sichere und effiziente Dokumentenverwaltung.
Was unsere Kunden sagen
Echte Partnerschaften. Greifbare Ergebnisse. Digitale Erfolge.
Gemeinsam erfolgreich digital: Unsere Kunden vertrauen nicht nur auf unsere Lösungen, sondern auf echte Partnerschaft. Mit persönlicher Begleitung, technischem Know-how und einem klaren Blick für moderne Anforderungen gestalten wir den digitalen Wandel – verlässlich, engagiert und immer auf Augenhöhe.
Erweitern Sie Ihre Möglichkeiten
Weitere Funktionen von DOCUframe
DOCUframe ist nicht nur eine moderne Dokumentenmanagementsoftware, sie kann noch vieles mehr:
Unverbindlich & kostenfrei
Wollen auch Sie Ihre
Eingangsrechnungen digitalisieren?
Nutzen Sie die Möglichkeit einer unverbindlichen und kostenlosen Beratung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Rechnungseingang schnell, sicher und nachhaltig digitalisieren können – für mehr Effizienz, weniger Papier und eine einfache Handhabung.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Der digitale Rechnungseingang bei DOCUBYTE ermöglicht die automatisierte Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen. Belege werden gescannt, maschinenlesbar gemacht und in Ihrem DMS-/ECM-System archiviert. Anschließend können die Rechnungsdaten automatisch erkannt, zugeordnet und sogar maschinell gebucht werden.
Ja, alle Rechnungen werden revisionssicher archiviert und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der GoBD. Unsere Lösungen gewährleisten eine lückenlose Dokumentation und Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Ja, analoge und digitale Rechnungen werden zentral zusammengeführt und einheitlich verarbeitet. So bleiben alle Belege an einem Ort gespeichert, unabhängig davon, in welchem Format sie ursprünglich eingegangen sind.
Dank automatisierter Workflows werden Genehmigungs- und Freigabeprozesse beschleunigt. Bearbeiter werden rechtzeitig per E-Mail informiert, und die Einhaltung von Zahlungs- und Skontofristen wird technisch unterstützt, um Kosten zu sparen und die Liquidität zu sichern.
Die digitale Bearbeitung von Rechnungen spart Zeit, senkt Kosten und reduziert Fehler. Papierrechnungen benötigen Lagerfläche, manuelle Bearbeitung und sind schwer durchsuchbar. Werden sie digitalisiert, können sie automatisch gelesen, direkt in das ERP-System überführt und gemäß den gesetzlichen Vorgaben verarbeitet werden. Zudem erfüllen Sie mit digitalisierten Belegen bereits heute Anforderungen, die im Zuge der E-Rechnung immer relevanter werden.
Die digitale Bearbeitung von Rechnungen spart Zeit, senkt Kosten und reduziert Fehler. Papierrechnungen benötigen Lagerfläche, manuelle Bearbeitung und sind schwer durchsuchbar. Werden sie digitalisiert, können sie automatisch gelesen, direkt in das ERP-System überführt und gemäß den gesetzlichen Vorgaben verarbeitet werden. Zudem erfüllen Sie mit digitalisierten Belegen bereits heute Anforderungen, die im Zuge der E-Rechnung immer relevanter werden.
Die DOCUBYTE Lösung lässt sich flexibel an nahezu jedes gängige ERP-System anbinden, zum Beispiel SAP, DATEV, Microsoft Dynamics oder individuelle Branchenlösungen. Dadurch ist eine nahtlose Integration in bestehende Vorgänge möglich. Wir beraten Sie gerne unverbindlich, wie die Bearbeitung von Rechnungen optimal in Ihre Infrastruktur eingebunden werden kann.
Beim Erfassen von Eingangsrechnungen setzen wir auf die moderne OCR Texterkennung, um Rechnungsdaten wie Pflichtangaben, Beträge oder Zahlungsziele automatisch zu extrahieren. Die relevanten Informationen werden maschinenlesbar verarbeitet und dem entsprechenden Prozess zugeordnet.
Ja, DOCUBYTE setzt bereits heute künstliche Intelligenz ein, um die Bearbeitung von Rechnungen weiter zu automatisieren und zu optimieren. Unsere KI-basierten Algorithmen erkennen Muster, validieren Inhalte und unterstützen beispielsweise beim automatisierten Abgleich mit dem ERP-System oder bei der Zuordnung zu Kostenstellen. So entsteht ein lernfähiger, effektiver Workflow für Ihre Eingangsrechnungen.
Kontaktieren Sie uns jederzeit gerne
Sind Sie bereit, Ihren Rechnungseingang zu digitalisieren?
Mit der Dokumenten Management Software von DOCUBYTE können Sie Ihre Rechnungen effektiver verwalten und Prozesse automatisieren.
Lassen Sie sich in einer kostenlosen Beratung zeigen, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und wertvolle Zeit sparen können – ganz ohne Papierchaos.