Dokumente professionell scannen lassen – So läuft ein Scanprojekt von A bis Z

Die Digitalisierung von Informationen ist längst kein Zukunftsthema mehr. Unternehmen, Behörden und Einrichtungen im Gesundheitswesen stehen heute vor der Herausforderung, große Mengen an Papierdokumente effizient, sicher und nachvollziehbar in eine digitale Struktur zu überführen. Wer Dokumente scannen lassen möchte, entscheidet sich nicht nur für Technik, sondern für einen strukturierten Prozess, der langfristig Mehrwert schafft.

Ein professionelles Scanprojekt folgt klar definierten Schritten. Von der ersten Planung über die Abholung der Dokumente bis zur digitalen Archivierung entscheidet jedes Detail über Qualität, Sicherheit und Nutzbarkeit. Dieser Beitrag zeigt, wie ein Scanprojekt von A bis Z abläuft – und worauf es wirklich ankommt.

Digitale Dokumente als Grundlage moderner Arbeitsprozesse

Papierbasierte Prozesse binden Zeit, Platz und Ressourcen. Akten und Ordner füllen Archive, erschweren das Zugreifen auf Informationen und verhindern effiziente Workflows. Mithilfe der Digitalisierung lassen sich diese Strukturen aufbrechen.

Ein gescanntes Dokument ist ortsunabhängig verfügbar, einfach zu finden und kann direkt in bestehende Systeme eingebunden werden. Gerade bei sensiblen Akten und Dokumente in Verwaltungen oder im Gesundheitswesen schafft das Transparenz und Sicherheit. Die Digitalisierung ihrer Dokumente ist damit ein entscheidender Schritt hin zu zukunftsfähigen Prozessen.

Projektstart und Planung – der richtige Plan entscheidet

Am Anfang jedes Scanprojekts steht ein klarer Plan. In einem strukturierten Projektstart werden Zielsetzung, Umfang und Anforderungen des Kunden definiert.

Die Größe der Vorlagen beeinflusst Technik, Ablauf und Zeitplanung. Gleichzeitig wird festgelegt, wie die spätere Indexierung und Struktur aussehen soll, etwa für ein DMS oder ein digitales Cloud Archiv.

Abholung und Logistik – Sicherheit von Anfang an

Die Abholung sensibler Unterlagen ist ein zentraler Bestandteil eines Scanprojekts. Die Abholung der Dokumente erfolgt flexibel geplant, protokolliert und nachvollziehbar. Jeder Ordner, jede Akte erhält eine eindeutige Kennzeichnung, sodass der Weg vom Standort bis ins Scan-Zentrum lückenlos dokumentiert ist.

Gerade bei vertraulichen Papierdokumente ist ein datenschutzkonformer Umgang entscheidend. Transport und Übergabe erfolgen abgesichert per Tracking-ID, sodass Originale jederzeit nachvollziehbar bleiben. Für viele Einrichtungen ist diese strukturierte Abholung ein wesentlicher Vorteil gegenüber anderer Lösungen. 

Anschließend erfolgt die Wareneingangskontrolle im Scan-Zentrum, bei der eventuelle Abweichungen dokumentiert und dem Kunden zur Freigabe übermittelt werden.

Dokumentenvorbereitung – manuell, präzise und nachvollziehbar

Bevor ein Scan entsteht, erfolgt die Vorbereitung der Unterlagen. Dieser Schritt wird manuell durchgeführt und ist entscheidend für die Qualität der späteren Scans. Heftungen, Klammern oder Fremdmaterialien werden entfernt, beschädigte Stellen dokumentiert und Aktenordner gemäß Vorgabe strukturiert.

Auch Briefpost, lose Blätter oder gemischte Akten und Ordner werden sortiert. Ziel ist es, die Akten scannen zu können, ohne Informationsverlust oder Strukturbrüche. Jeder Schritt wird dokumentiert, sodass Transparenz über den gesamten Prozess besteht.

Scannen von Dokumenten – Technik trifft Erfahrung

Beim eigentlichen Scannen kommen leistungsfähige Scanner Systeme zum Einsatz, die unterschiedlichste Vorlagen verarbeiten können. Von DIN A4 über DIN A3 bis hin zu DIN A0-Plänen werden Dokumente gescannt, ohne die Vorlagen zu beschädigen.

Je nach Anforderung entstehen digitale Dokumente in unterschiedlichen Auflösungen. Die Digitalisierung von Dokumenten erfolgt so, dass Texte, Tabellen und Zeichnungen klar erkennbar bleiben. Auch große Baupläne oder technische Unterlagen werden zuverlässig gescannt und strukturiert weiterverarbeitet.

OCR und Texterkennung – Inhalte digital nutzbar machen

Ein entscheidender Mehrwert entsteht durch OCR. Mithilfe der OCR-Texterkennung werden Inhalte aus den gescannten Seiten ausgelesen und in durchsuchbaren Text umgewandelt. Diese Texterkennung macht aus Bildern echte digitale Daten.

So lassen sich digitalisierte Dokumente gezielt durchsuchen, filtern und weiterverarbeiten. Gerade für das Dokumente digitalisieren bedeutet das einen enormen Effizienzgewinn, da Informationen nicht nur archiviert, sondern aktiv genutzt werden können.

Qualitätssicherung und Indexierung

Nach dem Scan folgt die Qualitätssicherung. Jede Datei wird geprüft auf Scanfehler, Unschärfe und Beschnitt. Fehlseiten oder Abweichungen werden erkannt und korrigiert. Anschließend erfolgt die Indexierung.

Dabei werden Metadaten wie Aktenzeichen, Datum oder Betreff erfasst. Die digitalisierten Dokumente lassen sich dadurch eindeutig zuordnen, zugreifen und langfristig archivieren. Besonders in Behörden und Kliniken ist diese strukturierte Vorgehensweise unverzichtbar.

Datenausgabe & Archivierung

Die Bereitstellung der Daten erfolgt strukturiert, sicher und nachvollziehbar. Die digitalisierten Inhalte stehen digital zur Verfügung und können je nach Anforderung über geschützte Übergabekanäle oder Cloud-basierte Lösungen übergeben werden. Die anschließende Archivierung orientiert sich an gesetzlichen Vorgaben sowie an internen Richtlinien der jeweiligen Organisation.

Dokumentenrückführung

Für die Originale gibt es mehrere Optionen: Rückführung, Lagerung oder Vernichtung. Die Aktenvernichtung erfolgt zertifiziert, nachvollziehbar und dokumentiert. Die Unterlagen werden gesiegelt, sodass der Prozess vollständig abgesichert und datenschutzkonform ist. Auch eine Zertifizierte Vernichtung nach DIN 66399 ist möglich.

Scanservice von DOCUBYTE – strukturierte Digitalisierung mit Erfahrung

Ein professioneller Scanservice zeichnet sich aus durch jahrelange Erfahrung und klare Prozesse. DOCUBYTE begleitet Organisationen bei der Digitalisierung ihrer Akten von der Planung bis zum Projektabschluss. Dabei stehen Sicherheit, Transparenz und individuell abgestimmte Abläufe im Fokus.

Ob Aktenordner, Akten und Dokumente, technische Pläne oder großformatige Unterlagen – die Digitalisierung ihrer Dokumente erfolgt strukturiert, nachvollziehbar und auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmt. Die Ergebnisse lassen sich nahtlos in bestehende Dokumentenmanagement-Strukturen integrieren.

Fazit – digitale Ordnung schafft Freiraum

Ein professionelles Scanprojekt ist weit mehr als das Dokumente scannen:

• Strukturierter Prozess zur Schaffung von Ordnung und Transparenz
• Schneller und einfacher Zugriff auf Informationen im Arbeitsalltag
• Entlastung von Organisationen durch effiziente digitale Abläufe
• Klare, nachvollziehbare Projektstrukturen von Anfang bis Abschluss
• Hohe Qualitätsstandards bei der Digitalisierung
• Nachhaltige digitale Archivierung als Grundlage für langfristige Nutzung
• Professionelles Scannen von Dokumenten bei DOCUBYTE als zuverlässige Lösung

Ein individuelles Angebot bildet dabei stets die Grundlage – angepasst an Volumen, Struktur und Anforderungen. So wird Digitalisieren und Scannen zu einem nachhaltigen Schritt in Richtung effizienter, moderner Arbeitswelten.