Dokumente digitalisieren

Professionelle Digitalisierung am Arbeitsplatz

Die Umstellung von Papier in digitale Workflows

✔️ Schneller finden statt lange suchen

✔️ Geld sparen & Platz schaffen

✔️ Ortsunabhängig & Sicher

Für eine professionelle Dokumentendigitalisierung

Manuelle Datenerfassung

In Unternehmen gibt es viele Dokumente. Dazu zählen Verträge, Bankauszüge, Geschäftsbriefe und Belege. Diese müssen täglich bearbeitet werden. Eine gute Verwaltung ist wichtig. Sie sollten schnell auf Dokumente zugreifen können. Auch die Suche nach ähnlichen Vorgängen sollte einfach sein. Wenn grundsätzlich viele Dokumente vorliegen, sind Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sehr hilfreich.

Docubyte hat es sich zur Aufgabe gemacht, Sie zu unterstützen. Mit unserer digitalen Verwaltung von Dokumenten verwandeln wir Ihre täglichen Papierprozesse in automatische Workflows.

Wir entwickeln innovative Papierlösungen für Ihr Unternehmen. Unsere Lösungen sind individuell gestaltet, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Docubyte ist Ihr Partner für effizientere Geschäftsbereiche. Wir helfen Ihnen, den Arbeitsalltag durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente zu verbessern und beschleunigen. Ihre Mitarbeiter genießen eine produktive und angenehme Arbeitsatmosphäre, welche zum fehlerfreien Arbeiten verhilft.

Fokussieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft. Reduzieren Sie Ihre Bürokosten und Papierverbrauch.

Manuelle Datenerfassung

Warum Docubyte?

Docubyte ist seit fast 20 Jahren Experte für das papierlose Büro. Wir helfen mittelständischen Unternehmen bei der Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen. Unsere Erfahrung und Expertise sind verlässlich.

Wir möchten unseren Kunden den Arbeitsalltag erleichtern. Unser Ziel ist mehr Effizienz und Kosteneinsparungen. Dabei setzen wir auch auf den Klimaschutz. Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen aus einer Hand. Diese Lösungen haben sich in der Praxis bewährt und bieten echten Mehrwert für Sie.

Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.

Holger Martens Portrait

Holger Martens - Geschäftsführer

UNTERLAGEN UND DOKUMENTE DIGITALISIEREN: WELCHE VORTEILE BIETET DOCUBYTE?

Scanservice
Scanservice

Ein digitales Dokumentenmanagement von Docubyte bringt Ihnen die folgenden Vorteile:

  • Dokumente lassen sich schneller finden, wodurch Sie Zeit sparen und Ihre Organisation lukrativer gestalten können.
  • Sie können die Bestimmungen zur Datensicherheit konsequent umsetzen.
  • Durch den Wegfall der Führung und Aufbewahrung von Büchern und Dokumenten sparen Sie Raum- und Mietkosten.
  • Die Digitalisierung von Dokumenten schützt vor unberechtigtem Zugriff und Manipulation.
  • Sie schützen sich vor dem Verlust oder der Zerstörung von Dokumenten.
  • Digitalisieren von Papierbelegen: Ihr Nutzen mit Docubyte

Das Digitalisieren von Dokumenten mit Docubyte bringt Ihrem Unternehmen den folgenden Nutzen:

  • Es spart Zeit und Kosten.
  • Ein ungehinderter Workflow trägt dazu bei, dass Sie Ihre Unternehmensprozesse effektiver gestalten.
  • Dank Docubyte sind Ihre Mitarbeiter motivierter durch effektive Unterstützung.
  • Unterlagen digitalisieren bedeutet, dass Sie Ressourcen schonen und aktiv für den Klimaschutz eintreten.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Mehr Produktivität und Zeitersparnis durch schnelle Auffindbarkeit aller Daten
  • Kostensenkung durch geringeren Zeitfaktor und Verzicht auf Archivierungsflächen
  • Örtlich und zeitlich unbeschränkter Zugriff
  • Verhinderung von unbefugter Einsicht und Manipulation
  • Schutz vor Verlust von Dokumenten im Unternehmen

ERFASSUNG VON PAPIERDOKUMENTEN: PAPIERFREI IN VIER EINFACHEN SCHRITTEN

Telefon-Icon

Schritt 1

Sie fordern bequem per Web-Formular oder Telefon ein Angebot an. Wir nehmen mit Ihnen Kontakt auf und Sie erhalten unkompliziert ein unverbind­liches Angebot.

Karton, akten

Schritt 2

Wir holen Ihre Akten durch unseren Docubyte Transport­dienst ab oder setzen für den Versand einen Kurier­dienst ein. Möglich ist auch die Umleitung Ihrer Post an ein Docubyte Postfach.

Download-Icon

Schritt 3

Ihre Doku­mente werden einheitlich gescannt. Darüber hinaus stellen wir alle Daten verschlüsselt auf unserem Data­Exchange-Server für Sie bereit. Alternativ über­mitteln wir sie per Datenträger.

papierkorb, papier befreit

Schritt 4

Ihre Papier­dokumente werden bei uns 4 Wochen lang kosten­los ein­gelagert, anschließend je nach Wunsch zurück­geliefert oder vernichtet.

Wie sieht die Dokumentendigitalisierung mit Docubyte im Detail aus?

Wie die Digitalisierung von Dokumenten mit Docubyte in der Praxis aussieht, erläutern wir Ihnen anhand der drei folgenden Beispiele:

Mit Docubyte können Sie Ihre Unterlagen einfach digitalisieren. Sie sparen dabei Zeit und Mühe in der Organisation. Unser Scanservice hilft Ihnen von Anfang bis Ende. Wir kümmern uns um den Eingang der Dokumente bis zur Speicherung in Ihrem System.

Ihre Mitarbeiter müssen keine Dokumente mehr mühsam ablegen. Sie müssen auch nicht lange nach alten Verträgen suchen. Docubyte erleichtert die Arbeit für Ihre Mitarbeiter.

Eine papierlose Buchhaltung oder einzelne Abteilungen bedeutet, dass die Dokumente digital nach gesetzlichen Anforderungen (GoBD) verwaltet werden. Überdies verschwinden auch die Aktenberge auf den Schreibtischen und die Ablage verkleinert sich. Hierdurch können Ihre Mitarbeiter wieder effektiver und kostensparender arbeiten.

Welchen Vorteil haben Sie?

1

Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis

2

Ungehinderter Workflow und die Effizienz von Arbeitsprozessen

3

Produktive und zufriedene Mitarbeiter

4

Maximale Datensicherheit

5

Kundenfreundlichkeit und Imagegewinn

6

Aktiver Klimaschutz

Variable Lösungen für digitale Unternehmen

Digitale Verwaltung

Wir bieten Ihnen individuelle digitale Lösungen, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind.

  • Archivierungssoftware

  • Enterprise Content Management (ECM)

  • Digitalisierungsberatung

  • Digitaler Posteingang

  • Digitaler Rechnungseingang

  • Digitale Lohnabrechnung

  • Digitale Personalakte

  • Digitale Krankenakte

  • Digitale Krankmeldung

  • Meldecenter

  • Digitale Signatur

Scannen & Archivieren

Wir digitalisieren Ihre Daten verlustfrei und legen diese dann korrekt und sicher in unserem Online-Archiv ab.

  • Daten erfassen

  • Akten Digitalisieren

  • Archivbestände Digitalisieren

  • Belege Digitalisieren

  • Bücher Digitalisieren

  • Dokumente Digitalisieren

  • Ordner Digitalisieren

  • Pläne & Zeichnungen Digitalisieren

  • Revisionssicher Archivieren

  • Scanservice deutschlandweit

  • TR Resiscan

Glücklicher Docubyte Kunde

Das sagen unsere Kunden

"Den Besten zu gefallen, ist kein geringes Lob"

Horaz

Häufig gestellte Fragen

Bei der Digitalisierung von Dokumenten ist es wichtig, sie schnell auffindbar zu machen. Dafür braucht man ein gutes Ablagesystem. Docubyte hilft Ihnen, ein passendes Verschlagwortungskonzept zu entwickeln. So finden Sie und Ihre Kollegen Dokumente ohne Probleme. Das verbessert Ihre Arbeitsabläufe.

Scan bedeutet, dass Sie ein Beleg oder ein anderes Papierdokument in einer Form zur Verfügung stellen, die Sie nutzen können, wenn Sie Ihre Dokumente erfolgreich digitalisieren. Der Digitalisierungsprozess ist praktisch die Fortsetzung des Scanvorgangs. Hier werden die Dokumente automatisch mit der unternehmensinternen Verschlagwortung in das System eingepflegt. Dieses erleichtert die Auffindbarkeit für jedes einzelne Schreiben.

Mit einem digitalen Dokumentenmanagement können Sie Ihre Papierdokumente einfach digitalisieren. Aber nicht alle Dokumente gilt es digital zu archivieren. Manche müssen aufgrund gesetzlicher Vorschriften in originaler Papierform bleiben. Dazu zählen die Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse. Auch Zollmeldungen müssen als Papierdokumente aufgehoben werden.

Wenn Sie Ihre Unterlagen mit Docubyte in digitale Dokumente umwandeln, fragen Sie sich vielleicht: Was passiert mit den Papierdokumenten? Die Entscheidung liegt bei Ihnen. Wenn Sie gesetzliche Aufbewahrungspflichten (nach GoBD-Vorgaben) erfüllen müssen, schicken wir die Dokumente zurück. Andernfalls vernichten wir sie nach vier Wochen Lagerung.

Digitale Dokumente sicher schützen ist wichtig. Dafür braucht man gute Sicherheitsmaßnahmen. Zum Beispiel Verschlüsselung und Backups. Auch Sicherheitsprotokolle und Zugangskontrollen sind wichtig. Wir bei Docubyte achten sehr auf Datenschutz und IT-Sicherheit. So schützen wir Ihre digitalisierten Dokumente bestens.

Die Dauer der Digitalisierung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen die Anzahl und Art der Dokumente. Auch der Zustand sämtlicher Akten und Dokumente ist wichtig. Die gewählte Methode spielt eine Rolle. Bei Docubyte bieten wir flexible und skalierbare Lösungen. So passen wir den Prozess an die Bedürfnisse innerhalb des Unternehmens an.

Unterlagen wie Verträge, Rechnungen, Personalakten, Kundendaten und rechtliche Dokumente müssen archiviert werden.

Alle gescannten Dokumente können mit spezieller Software schnell und einfach bearbeitet werden, zum Beispiel durch OCR-Technologie, um Texterkennung und -bearbeitung zu ermöglichen.

Digitale Archivierung ist die elektronische Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten und Daten in digitaler Form.

Digitale Archivierung ist ein Prozess, bei dem physische Dokumente und Dateien in digitale Formate konvertiert und systematisch auf IT-Systemen elektronisch archiviert werden. Ziel ist es, Informationen langfristig und sicher aufzubewahren, den Zugang zu diesen Informationen zu erleichtern und die Effizienz von Arbeitsabläufen in Unternehmen und Verwaltungen zu verbessern.

Sämtliche Dokumente wie Handels- und Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse und Steuerunterlagen müssen länger als 10 Jahre asserviert werden.

Um private Dokumente zu digitalisieren, nutzen Sie einen Scanner oder eine Digitalkamera. Verwenden Sie danach eine Bildbearbeitungs- und OCR-Software. Damit bearbeiten und erkennen Sie Texte und Bilder. Achten Sie auf die Kompatibilität von Software und Dateiformaten. Sie sollten mit Ihren Geräten wie PC, Tablet und Smartphone funktionieren.

Sie benötigen mehr Informationen zum Dokumentenmanagement?

Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.

Scanservice deutschlandweit

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"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."

Michael Pachmajer

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Docubyte hilft beim Thema Dokumente digitalisieren lassen. Wir bieten persönliche Beratung an. Unser Team beantwortet alle Fragen und verhilft vielen Unternehmen bei der Digitalisierung. Wir haben moderne Technologie, die richtige Software und Hardware für das Scannen der Unterlagen - damit wird die Digitalisierung einfacher und schneller.

Unsere Produkte und Services sind flexibel. Wir finden die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse. Kontaktieren Sie uns für mehr Informationen.

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