Dokumente digitalisieren

Bei der Digitalisierung von Dokumenten ist es wichtig, sie schnell auffindbar zu machen. Dafür braucht man ein gutes Ablagesystem. Docubyte hilft Ihnen, ein passendes Verschlagwortungskonzept zu entwickeln. So finden Sie und Ihre Kollegen Dokumente ohne Probleme. Das verbessert Ihre Arbeitsabläufe.

Scan bedeutet, dass Sie ein Beleg oder ein anderes Papierdokument in einer Form zur Verfügung stellen, die Sie nutzen können, wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren. Der Digitalisierungsprozess ist praktisch die Fortsetzung des Scanvorgangs. Hier werden die Dokumente automatisch mit der unternehmensinternen Verschlagwortung in das System eingepflegt. Dieses erleichtert die Auffindbarkeit für jedes einzelne Schreiben.

Mit einem digitalen Dokumentenmanagement können Sie Ihre Papierdokumente einfach digitalisieren. Aber nicht alle Dokumente sollten digitalisiert werden. Manche müssen aufgrund gesetzlicher Vorschriften in originaler Papierform bleiben. Dazu zählen die Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse. Auch Zollmeldungen müssen als Papierdokumente aufbewahrt werden.

Wenn Sie Ihre Dokumente erfolgreich mit Docubyte digitalisieren, fragen Sie sich vielleicht: Was passiert mit den Papierdokumenten? Die Entscheidung liegt bei Ihnen. Wenn Sie gesetzliche Aufbewahrungspflichten (nach GoBD-Vorgaben) erfüllen müssen, schicken wir die Dokumente zurück. Andernfalls vernichten wir sie nach vier Wochen Lagerung.

Die Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten sind beispielsweise:

• Platzersparnis: Digitale Dokumente benötigen keinen physischen Stauraum.
• Vereinfachte Zusammenarbeit: Digitale Dokumente können leichter mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) geteilt und bearbeitet werden.
• Bessere Dokumentensicherheit: Digitale Dokumente können verschlüsselt, geschützt und gesichert werden.
• Schnellere Auffindbarkeit: Die Mengen an Dokumenten können leichter organisiert und durchsucht werden.
• Umweltfreundlichkeit: Der Papierverbrauch wird reduziert und damit die Umweltbelastung.

Digitale Dokumente sicher schützen ist wichtig. Dafür braucht man gute Sicherheitsmaßnahmen. Zum Beispiel Verschlüsselung und Backups. Auch Sicherheitsprotokolle und Zugangskontrollen sind wichtig. Wir bei Docubyte achten sehr auf Datenschutz und IT-Sicherheit. So schützen wir Ihre digitalisierten Dokumente bestens.

Die Dauer der Digitalisierung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen die Anzahl und Art der Dokumente. Auch der Zustand sämtlicher Dokumente ist wichtig. Die gewählte Methode spielt eine Rolle. Bei Docubyte bieten wir flexible und skalierbare Lösungen. So passen wir den Prozess an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

Unterlagen wie Verträge, Rechnungen, Personalakten, Kundendaten und rechtliche Dokumente müssen archiviert werden.

Gescannte Dokumente können mit spezieller Software schnell und einfach bearbeitet werden, zum Beispiel durch OCR-Technologie, um Texterkennung und -bearbeitung zu ermöglichen.

Digitale Archivierung ist die elektronische Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten und Daten in digitaler Form.

Digitale Archivierung ist ein Prozess, bei dem physische Dokumente und Dateien in digitale Formate konvertiert und systematisch auf IT-Systemen elektronisch archiviert werden. Ziel ist es, Informationen langfristig und sicher aufzubewahren, den Zugang zu diesen Informationen zu erleichtern und die Effizienz von Arbeitsabläufen in Unternehmen und Verwaltungen zu verbessern.

Dokumente wie Handels- und Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse und Steuerunterlagen müssen länger als 10 Jahre aufbewahrt werden.

Um private Dokumente zu digitalisieren, nutzen Sie einen Scanner oder eine Digitalkamera. Verwenden Sie danach eine Bildbearbeitungs- und OCR-Software. Damit bearbeiten und erkennen Sie Texte und Bilder. Achten Sie auf die Kompatibilität von Software und Dateiformaten. Sie sollten mit Ihren Geräten wie PC, Tablet und Smartphone funktionieren.