Das papierlose Büro als umweltfreundlicher Produktivitätsschub- Viel wurde bereits geschrieben zum Thema umweltfreundliches papierloses Büro. Im Internet finden sich auch eine Menge intelligente Ansätze, welche helfen, die Vision Wirklichkeit werden zu lassen.
DOCUBYTE bietet Ihnen Lösungen aus einer Hand, die Ihnen helfen können, die Papierberge in Ihrer Organisation in Windeseile schmelzen zu lassen. Durch einen Scanservice zum Dokumente digitalisieren und intelligente Dokumenten Management Systeme - bzw. für DMS-Einsteiger einfach nur eine clevere browserbasierte digitale Archivierung - kann DOCUBYTE Ihnen den Weg Richtung papierloses Büro ebnen. Das nachfolgende Video (von unserem freundschaftlich verbundenen DMS-Kollegen Arne Geisel) bringt nochmal die zahlreichen Umweltschutz-Vorteile des papierlosen Büros auf den Punkt:
Das papierlose Büro ist kein Selbstzweck, sondern ein Meilenstein auf dem Weg zu mehr Schnelligkeit, Kostenreduktion, Umweltschutz und Transparenz im Unternehmen. Doch wie setzt man diese Ziele am besten um?
Drei Schlüssel führen zum Ziel!
1. Scanservice: Mit einem Sprung zum papierlosen Büro
Der erste Schritt zum papierlosen Büro ist die Digitalisierung aller papierbasierten Dokumente, die in Ihrer Organisation vorhanden sind und täglich neu einfließen. Über Post, Email, Faxe und sonstig eingehende Dokumente erhalten Sie viele Informationen, die in Ihrem Unternehmen aktiv genutzt werden- gemeinsam mit einem meist riesigen "Dokumentenschatz" der in den Aktenschränken liegt. Entweder chargenweise oder auf einen Schlag setzt DOCU BYTE hier an und verwandelt Ihre Dokumente in Bits und Bytes. Ihre Aktenberge werden so sukzessive abgebaut und die Informationen darin in
eine unendlich leichter lager- und verwaltbare elektronische Form gebracht. Dokumente digitalisieren ermöglicht erst die Folgeschritte, die ein effizientes papierloses Büro zur Folge haben.
2. Datenerfassung: Alles richtig abgelegt im papierlosen Büro
Die Akten zu digitalisieren war der erste Schritt. Die Dokumente liegen nun in elektronischer Form vor. Aber das alleine bietet noch keinen allzu großen Vorteil. Denn die wichtigen Informationen in dieser Flut an Daten können Sie und Ihre Mitarbeiter nur finden, wenn die Dokumente
- durchsuchbar,
- indexiert und
- klassifiziert sind.
DOCUBYTE nimmt Ihnen hier Arbeit ab. Mittels modernster Technik und ausgereiften OCR-Verfahren können bis zu 95% aller Informationen ohne den manuellen Eingriff vom Menschen erfasst werden. Nun, da die Daten elektronisch vorliegen, hätte theoretisch jeder Mitarbeiter uneingeschränkten Zugriff darauf. Ein System für Archivierung und Freigabe muss her, um Freigaben und Verteilung zu regeln.
3. Einsatz der Dokumenten Management Systeme
Ein Berechtigungskonzept regelt, welcher Mitarbeiter in welchem Umfang auf die archivierten Unterlagen zugreifen darf. Außerdem sind solche Digital Document Management Systeme in der Lage, über eine bequeme Suchfunktion oder hierarchische Einsortierung Informationen zentral auffindbar zu machen. So steigern DMS-Systeme die Effektivität Ihrer Mitarbeiter.Diese müssen nicht mehr langesuchen, um das Gesuchte zu finden. Wichtige, oft benötigte Dokumente können zudem direkt in ihren persönlichen Ordnerverknüpft werden und sind so immer schnell zur Hand. DOCUBYTE berät Sie gerne, um das beliebte DOCUframe DMS-System, was wir empfehlen, für Sie so sicher und benutzerfreundlich wie möglich maßzuschneidern.
Papierloses Büro - umweltfreundlich, effizient, intelligent
Effektivität und Kostenersparnis durch ein papierloses Büro sind klar zu sehen. Natürlich hilft ein papierloses Büro ebenfalls dabei, die Umweltbelastung zu senken und den Einsatz von Papier auf ein Minimum zu reduzieren. Wir hoffen, dass Sie bei Interesse an all diesen Vorteilen auf uns zukommen und sich persönlich beraten lassen. Wir sorgen gern dafür, dass Sie Sie Ihr papierloses Büro bald "schlüsselfertig" zur Verfügung haben.
