Eine digitale Personalakte führen ist der nächste logische Schritt, wenn man bereits für andere Dokumentenprozesse ein digitales Dokumenten Management System erfolgreich zum Einsatz gebracht hat. Wenn man betrachtet, welche Menge an Dokumenten in eine Personalakte gehören, macht es in der Tat sehr viel Sinn schon ab einer mittleren Mitarbeiteranzahl digital zu fahren.
Dass das DOCUBYTE Online Archiv Dokumenten Management System schnell implementiert ist und mit seinen durchdachten Funktionen für mehr Produktivität in Ihrem Unternehmen sorgt, wissen Sie als Anwender vielleicht bereits. Doch haben Sie schon darüber nachgedacht, über unser System Ihre Personaldaten digital zu verwalten?
1. Die Digitale Personalakte: Zugriff jederzeit, aber nur für Berechtigte
Mit der digitalen Personalakte haben Sie von überall aus gesicherten Zugriff auf die sensiblen Daten und Dokumente, die im Alltag der Personalabteilung anfallen. In eine elektronische Personalakte gehören die Bewerbung, Bescheinigungen über Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, Nachweise, Gehaltsabrechnungen und auch Abmahnungen. Alles lässt sich mit bewährten DMS-Systemen in einer elektronischen Personalakte vermerken, ablegen und verwalten. Sicher vor dem Zugriff Unbefugter und, wenn - wie im Fall des DOCUBYTE Online Archivs - redundant gesichert, vor allen möglichen Arten des Datenverlustes geschützt.
Die digitale Personalakte, gekoppelt mit einer guten digitalen Archivlösung kann über eine meist kinderleicht bedienbare steuerbare Berechtigungsverwaltung viel sicherer und leichter genutzt werden als der alte Aktenschrank. Und auch hier: Nur wer den "Schlüssel" hat, bekommt Zugriff auf abgelegte Akten. Und im Hinblick auf das papierlose Büro machen Sie einen großen Schritt bei der Papiervermeidung, gerade wenn Sie ausschließlich elektronische Bewerbungen annehmen.
2. Zusatznutzen für Mitarbeiter: Beispiel Elektronische Personalakte und Gehaltsabrechnung
In vielen Firmen gehört der Druck und das Verteilen oder Verschicken der Gehaltsabrechnungen zur monatlichen Routine der Personalabteilung, die eine Menge Aufwand kostet. Dieses lästige Prozedere können Sie mit DMS- oder Archivierungssystemen wie dem DOCUBYTE Online Archiv gänzlich abschaffen. Im Falle des DOCUBYTE Online Archivs könnte der Aufbau eines DMS-basierten Gehaltsabrechnungs-Verteilungssystems etwa wie folgt aussehen.
1. Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen, passwortgeschützten Zugang zum seinem DOCUBYTE Online Archiv.
2. Die Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter werden automatisiert erstellt. Das ist bei Ihnen vermutlich heute schon so. Der Unterschied: Es wird nicht mehr ausgedruckt, sondern die Abrechnung landet im geschützten Bereich des Mitarbeiters.
3. Jeder Mitarbeiter kann seine Gehaltsabrechnung aus dem Dokumenten Management System bequem downloaden und beispielsweise per Email an sich selbst oder seinen Steuerberater schicken, wenn er das möchte. Bitte beachten Sie aber Datenschutzrichtlinien, so wird aller Emailversand etwa als nicht 100% datenschutzkonform betrachtet, d.h. die Mitarbeiter verschicken auf eigene Gefahr. Sicherer ist ein USB-Stick.
Diese Form der Dokumentenverteilung spart Ihnen nicht nur Geld in Form von Papier und Porto. Ihre Mitarbeiter bekommen ihre Abrechnungen verzögerungsfrei im Online Archiv zur Verfügung gestellt und haben jederzeit Zugriff darauf- Fast wie ein Zusatzservice Ihres Arbeitgebers.
Der passwortgeschützte Bereich kann von Ihren Angestellten auch aktiv selbst genutzt werden. Es besteht die Möglichkeit, revisionssicher Dokumente abzulegen, die eines besonderen Schutzes bedürfen. Dokumente und Akten sind im DOCUBYTE Online Archiv sicher verwahrt und werden durch die ausgefeilte Backup-Strategie direkt mit gesichert.
3. Spielend leicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten
Nicht nur die geordnete Ablage von Dokumenten im DMS ist im Umfeld der Personalabteilung wichtig. Es gilt ebenfalls, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Diese sind - kurz gefasst - folgende:
- 3 Jahre für Urlaubsanträge und dergleichen, aus denen ein Schadenersatzanspruch entstehen könnte
- Ansprüche aus der Rentenversicherung: 30 Jahre
- 6 Jahre für steuerlich relevante Dokumente in der elektronischen Personalakte
- 10 Jahre für Buchungsbelege, die zur Personalakte gehören.
Gut zu wissen: Alle Fristen enden immer am Ende des Jahres. Eine unterjährige Vernichtung ist deswegen nicht ratsam. Ein modernes Dokumenten Management
System kann helfen, diese Fristen exakt einzuhalten und Dokumente effektiv zu vernichten, sobald deren Lebensdauer abgelaufen ist.
Die digitale Personalakte ist auf ganzer Linie eine gute Idee. Haben Sie Interesse an einer Implementierung dieser Vorteile für Ihre Organisation? Kommen Sie auf uns zu. Sie erreichen uns telefonisch unter 089 12509366 oder per E-Mail an kontakt@docubyte.de.
