Digitale Gehaltsabrechnung - E-Payslip

Mit ePayslip ist eine Kostenreduzierung von bis zu 70% möglich. Dieses Einsparpotenzial ergibt sich unter anderem durch den Wegfall sämtlicher Druckkosten und aufgrund der Reduzierung des regelmäßigen Aufwandes für Kuvertierung, Postversand oder Aushändigung.

Die elektronische Gehaltsabrechnung mit ePayslip ist vollständig plattformunabhängig und kann mit jedem existierenden Lohnabrechnungssystem zusammenarbeiten. Deshalb können Sie in Bezug auf die Erstellung und Buchung der Lohnabrechnungen exakt so weiterarbeiten wie vor der Einführung von ePayslip.

Die Mindestvertragslaufzeit von ePayslip beträgt ein Jahr. Aufgrund des Kommunikationsaufwands bei der initialen Einrichtung lohnt sich eine geringere Laufzeit nicht.

Die Installation spezieller Software ist nicht nötig. Denn ePayslip kann sowohl von Administratoren als auch Endbenutzern über alle gängigen Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari) bedient werden. Außerdem ist die Nutzung auch mit Android und Apple Smartphones oder entsprechenden Tablets möglich.

Neue Mitarbeiter legen Sie einfach über einen entsprechenden Administratorzugang an. Die Bedienoberfläche ist sehr benutzerfreundlich und über eine verschlüsselte Browserverbindung erreichbar, sodass diese Arbeit auch intern von Mitarbeitern Ihrer Personalabteilung erledigt werden kann. Sie können allerdings auch entscheiden, dass diese Aufgabe alternativ als Dienstleistung durch Docubyte erbracht werden soll.

Der Upload kann entweder durch die Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung erfolgen oder als zusätzliche Dienstleistung von Docubyte erledigt werden – vorausgesetzt die Verdienstabrechnungen liegen jeweils als einzelne PDF-Datei vor und halten eine definierte Struktur ein. Wenn es nicht möglich ist, einzelne PDF-Dateien pro Mitarbeiter zu erzeugen, können wir das für Sie übernehmen bzw. wir stellen Ihnen dafür ein kostenloses Tool zur Verfügung. Denn dann können alle Abrechnungen automatisiert per Software in das richtige Postfach eines jeden Mitarbeiters hochgeladen werden. Ein verschlüsselter Massenimport durch eine eigens zu diesem Zweck programmierte Multi-Upload-Software ist möglich.

Die Benutzer-Authentifizierung an der Plattform erfolgt via Browser mit Benutzername und Passwort. Bei starken Passwörtern (mindestens 8 Zeichen mit Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen) ist es sehr unwahrscheinlich, dass diese Daten geknackt werden können – denn auch die Zugangsdaten werden bereits mit einer 256bit SSL-Verschlüsselung übertragen. Bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist es möglich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) einzurichten. Dabei wird neben Benutzer und Passwort auch eine PIN abgefragt, die z.B. per SMS oder E-Mail versendet wird. Auch spezifische IP-Sperren bzw. -Freigaben sind möglich, um nicht autorisierten Zugriff auszuschließen.

Ihre Dokumente sind absolut sicher verwahrt und bestens vor Verlust geschützt. Denn alle hochgeladenen Abrechnungen werden nach den üblichen Methoden der Datensicherung permanent redundant gespeichert und zudem auf einem räumlich getrennten Backup-Server gesichert. Selbst bei theoretischem Totalausfall des gesamten Rechenzentrums stehen folglich alle Daten im Backup-Rechenzentrum bereit. Die Umschaltung erfolgt bei Störungen automatisch, sodass die Endbenutzer gar nichts bemerken. Außerdem garantiert die Zertifizierung nach ISO 9001 nachweislich höchste Sicherheit und Qualität.

Der Versand der Passwörter erfolgt anfangs vollautomatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des entsprechenden Mitarbeiters. Anschließend kann das Passwort jederzeit vom Benutzer geändert werden.

Um über neue Dokumente im Postfach des ePayslip zu informieren, ist es möglich, eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung zu aktivieren. Wenn Ihr Unternehmen allerdings feste Abrechnungszeitpunkte einhält, ist dies nicht unbedingt notwendig. Alle Mitarbeiter können sich jederzeit an der Plattform anmelden und alle vorliegenden Abrechnungen einsehen.

Sofern bestimmte Mitarbeiter nichts ändern und ihre Abrechnungen weiterhin in Papierform an den Steuerberater übergeben wollen, gibt es verschiedene Lösungen:

1. Der Mitarbeiter bekommt keinen Zugang zu ePayslip, sondern weiterhin einen Ausdruck per Post.
2. Der Mitarbeiter erhält einen Zugang zu ePayslip und kann alle Abrechnungen jederzeit selbst ausdrucken.
3. Der Mitarbeiter erhält einen Zugang und kann anschließend alle Abrechnungen direkt aus ePayslip heraus per E-Mail an seinen Steuerberater weiterleiten.

Sie können selbstverständlich Ihr Unternehmenslogo einbinden. Dadurch erscheint die Oberfläche für die Benutzer wie ein firmen-internes System.

ePayslip ist nicht auf digitale Gehaltsabrechnungen beschränkt. Durch die Freischaltung weiterer Funktionen kann die Plattform beispielsweise auch als digitale Personalakte genutzt werden. Grundsätzlich lassen sich nahezu alle Dateiformate digital archivieren. Neben PDF-Dateien können z.B. auch Word- und Excel-Dateien, JPEGs, TIFF-Dateien oder alle Arten von Dokumentenscans gespeichert werden. Um diese Vielzahl von Dokumenten schnell finden zu können, ist neben der Volltextsuche außerdem eine Indexierung der Dokumente mit Hilfe einer integrierten Erfassungsmaske möglich.

Die Rechenzentren von ePayslip sind allesamt an Internet Backbones angebunden. Dadurch ist – bei entsprechender Download-Geschwindigkeit des Clients – eine maximale Leistungsfähigkeit gegeben. Denn die Systeme sind so dimensioniert, dass zahlreiche gleichzeitige Zugriffe problemlos möglich sind und auch sehr große Datenmengen zügig verarbeitet werden.

Bei ePayslip sind alle Dokumente revisionssicher archiviert, sodass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Steuerrelevante Unterlagen sind in diesem System gemäß den Grundsätzen der seit 01.01.2015 geltenden GoDB (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gespeichert.

Es ist jederzeit möglich, die in ePayslip archivierten Dokumente auf Ihren eigenen Servern zu speichern. Zudem können auch die erfassten Indexwerte zu jedem einzelnen Dokument in strukturierter Form mit exportiert werden. Daher ist ein Wechsel zu alternativen Systemen oder unternehmensinternen Lösungen problemlos möglich.