Digitale Gehaltsabrechnung - E-Payslip

Die digitale Entgeltabrechnung mit ePayslip ist vollständig plattformunabhängig und kann mit jedem existierenden Lohnabrechnungssystem zusammenarbeiten. Deshalb können Sie in Bezug auf die Erstellung und Buchung der Lohnabrechnungen exakt so weiterarbeiten wie vor der Einführung von ePayslip.

Die Mindestvertragslaufzeit von ePayslip beträgt ein Jahr. Aufgrund des Kommunikationsaufwands bei der initialen Einrichtung lohnt sich eine geringere Laufzeit nicht.

Die Installation spezieller Software ist nicht nötig. Denn ePayslip lässt sich per App oder Web abrufen (über alle gängigen Browser, wie beispielsweise Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari).

Neue Mitarbeiter legen Sie einfach über einen entsprechenden Administratorzugang an. Die Bedienoberfläche ist sehr benutzerfreundlich und über eine verschlüsselte Browserverbindung erreichbar, sodass diese Arbeit auch intern von Mitarbeitern Ihrer Personalabteilung erledigt werden kann. Sie können allerdings auch entscheiden, dass diese Aufgabe alternativ als Dienstleistung durch Docubyte erbracht werden soll.

Der Upload kann entweder durch die Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung erfolgen oder als zusätzliche Dienstleistung von Docubyte erledigt werden – vorausgesetzt die Verdienstabrechnungen liegen jeweils als einzelne PDF-Datei vor und halten eine definierte Struktur ein. Wenn es nicht möglich ist, einzelne PDF-Dateien pro Mitarbeiter zu erzeugen, können wir das für Sie übernehmen bzw. wir stellen Ihnen dafür ein kostenloses Tool zur Verfügung. Denn dann können alle Gehaltsdokumente automatisiert per Software in das richtige Postfach eines jeden Mitarbeiters hochgeladen werden. Ein kodierten Massenimport durch eine eigens zu diesem Zweck programmierte Multi-Upload-Software ist möglich.

Die Benutzer-Authentifizierung an der Plattform erfolgt via Browser mit Benutzername und Passwort. Bei starken Passwörtern (mindestens 8 Zeichen mit Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen) ist es sehr unwahrscheinlich, dass diese Daten geknackt werden können – denn auch die Zugangsdaten werden bereits mit einer 256bit SSL-Verschlüsselung übertragen. Bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist es möglich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) einzurichten. Dabei wird neben Benutzer und Passwort auch eine PIN abgefragt, die z.B. per SMS oder E-Mail versendet wird. Auch spezifische IP-Sperren bzw. -Freigaben sind möglich, um nicht autorisierten Zugriff auszuschließen.

Der Versand der Passwörter erfolgt anfangs vollautomatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des entsprechenden Mitarbeiters. Anschließend kann das Passwort jederzeit vom Benutzer geändert werden.

Um über neue Dokumente im Postfach des ePayslip zu informieren, ist es möglich, eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung zu aktivieren. Wenn Ihr Unternehmen allerdings feste Abrechnungszeitpunkte einhält, ist dies nicht unbedingt notwendig. Alle Mitarbeiter können sich jederzeit an der Plattform anmelden und alle vorliegenden Abrechnungen einsehen.

Sofern bestimmte Mitarbeiter nichts ändern und weiterhin ihre Lohnabrechnung in Papierform an den Steuerberater übergeben wollen, gibt es verschiedene Lösungen:

1. Der Mitarbeiter bekommt keinen Zugang zu ePayslip, sondern weiterhin einen Ausdruck per Post.
2. Der Mitarbeiter erhält einen Zugang zu ePayslip und kann alles jederzeit selbst ausdrucken.
3. Der Mitarbeiter erhält einen Zugang und kann anschließend alles direkt aus ePayslip heraus per E-Mail an seinen Steuerberater weiterleiten.

Sie können selbstverständlich Ihr Unternehmenslogo einbinden. Dadurch erscheint die Oberfläche für die Benutzer wie ein firmen-internes System.

ePayslip ist nicht auf die digitale Verdienstabrechnung beschränkt. Durch die Freischaltung weiterer Funktionen kann die Plattform beispielsweise auch als digitale Personalakte genutzt werden. Grundsätzlich lassen sich nahezu alle Dateiformate digital archivieren. Neben PDF-Dateien können z.B. auch Word- und Excel-Dateien, JPEGs, TIFF-Dateien oder alle Arten von Dokumentenscans gespeichert werden. Sie können beispielsweise Ihren Mitarbeitern Zugriff auf ihre Lohnsteuerbescheinigungen gewähren. Um diese Vielzahl von Dokumenten schnell finden zu können, ist neben der Volltextsuche außerdem eine Indexierung der Dokumente mit Hilfe einer integrierten Erfassungsmaske möglich.

Die Rechenzentren von ePayslip sind allesamt an Internet Backbones angebunden. Dadurch ist – bei entsprechender Download-Geschwindigkeit des Clients – eine maximale Leistungsfähigkeit gegeben. Denn die Systeme sind so dimensioniert, dass zahlreiche gleichzeitige Zugriffe problemlos möglich sind und auch sehr große Datenmengen zügig verarbeitet werden.

Bei ePayslip sind alle Dokumente revisionssicher archiviert, sodass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Steuerrelevante Unterlagen sind in diesem System gemäß den Grundsätzen der seit 01.01.2015 geltenden GoDB (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gespeichert.

Es ist jederzeit möglich, die in ePayslip archivierten Dokumente auf Ihren eigenen Servern zu speichern. Zudem können auch die erfassten Indexwerte zu jedem einzelnen Dokument in strukturierter Form mit exportiert werden. Daher ist ein Wechsel zu alternativen Systemen oder unternehmensinternen Lösungen problemlos möglich.

Bei Lohn- und Gehaltszahlung sind Unternehmen laut Gewerbeordnung verpflichtet, ihren Mitarbeitern einen Verdienstnachweis zu erteilen. Diese muss eine Textform haben. Allerdings verlangt das Gesetz nicht, die Entgeltabrechnung auf Papier bereitzustellen. Der elektronische Verdienstnachweis entspricht also der verlangten Textform.

Auch für die Kommunikation und den Datenaustausch mit externen Stellen, wie etwa Krankenkasse, gesetzliche Rentenversicherung oder Arbeitslosenversicherung muss kein zusätzlicher Aufwand betrieben werden. Im Gegenteil: Die Situation ist so, dass auch hier eine Umstellung technisch verhältnismäßig unkompliziert ist. Denn sämtliche Abrechnungsprozesse und Meldeverfahren der monatlichen Entgeltabrechnung, etwa mit den Sozialkassen, sind schon digitalisiert. in vielen Fällen erfolgen sie auch bereits automatisiert.

Beide Seiten profitieren vom digitalen Workflow. Unternehmen sparen Kosten und können ihre Mitarbeiter besser und effektiver einsetzen, als bei bei immer wiederkehrenden Routinen ohne kreativen Output. Die Mitarbeiter selbst haben einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf ihre Dokumente. Per Smartphone, Tablet oder Laptop funktioniert das praktisch von überall.

Gehaltsabrechnungen können sowohl digital als auch postalisch zugestellt werden. Digitale Lösungen bieten den Vorteil, dass Abrechnungen automatisch verarbeitet und zugestellt werden können, was den Prozess erheblich erleichtert und beschleunigt. Docubyte unterstützt Unternehmen und Verwaltungen dabei, solche papierlosen Prozesse einzuführen. Dennoch haben Mitarbeiter das Recht auf Gehaltsabrechnungen in Papierform, falls sie dies bevorzugen. Der Unterschied zwischen digitaler und postalischer Zustellung ist gar nicht so groß, abgesehen von der Methode der Zustellung und dem dabei anfallenden Arbeits- und Kostenaufwand. Beide Methoden sind rechtlich anerkannt und gelten als gültig.