Bei vielen Unternehmen nimmt die Abrechnung der Gehälter viel Zeit und Kosten in Anspruch. Allein der Ausdruck der Verdienstbescheinigungen und ihre Kuvertierung verursachen einen hohen Aufwand, genau wie das Verteilen oder die Zustellung der Gehaltsabrechnungen per Post. Dabei gibt es auch hier längst wesentlich einfachere und kostengünstigere Lösungen.
Schon lange werden Lohn und Gehalt digital und direkt auf die Bankkonten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgezahlt. Gehen Sie jetzt einfach einen Schritt weiter. Verwandeln Sie Papierprozesse in digitale Workflows. Dazu bieten wir Ihnen mit ePayslip das perfekte Tool - genießen Sie viele Vorteile der digitalen Lohnabrechnung.
VORTEILE DER DIGITALEN BEREITSTELLUNG DER LOHNABRECHNUNG
- Reduktion der Kosten um bis zu 70 Prozent
- Kombinationsmöglichkeit mit allen gängigen Lohnsystemen (z.B. Datev)
- Schnell und unkomplizierte Umsetzung
- Maximale Sicherheit durch redundante Datensicherung, TLS-Verschlüsselung und 2-Faktor-Authentifizierung.
- Viele Vorteile für Ihre Mitarbeiter
- Umweltfreundlichkeit und Ressourcenschonung
ePayslip - so funktioniert´s
Durch die Umstellung von Papierprozessen auf eine digitale Lohnabrechnung optimieren Sie die internen Abläufe im Unternehmen. Mit ePayslip stellen wir Ihnen dafür eine moderne Online-Plattform bereit. Mit deren Hilfe sind Sie in der Lage, den Mitarbeitern in Ihrer Firma die Lohn- und Gehaltsabrechnung digital und damit viel kostengünstiger zur Verfügung zu stellen.
Denn dabei sinken Ihre administrativen Ausgaben gegenüber einer papiergebundenen Bearbeitung um bis zu 70 Prozent. Auch der Aufwand für die Implementierung des Tools ist gering.
So ist es zum Beispiel nicht notwendig, für die Nutzung des Systems eine spezielle Software zu installieren. Gleichzeitig entfällt die teure Investition in eine neue Hardware. Der zeitliche Rahmen für die Umstellung auf die digitale Entgeltabrechnung ist überschaubar. In nur kurzer Zeit ist das System für Sie einsatzbereit.
Ohne kostenaufwendige On-Premise-Lizenzen finanziert sich ePpayslip darüber hinaus beinahe von allein. Gewinn erwirtschaftet es damit praktisch bereits vom ersten Monat an.
Warum Docubyte?
Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit über 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.
Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.
Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.
Holger Martens - Geschäftsführer
Digitale Gehaltsabrechnung im Überblick
Von ihrem Inhalt her macht es überhaupt keinen Unterschied, ob ein Verdienstnachweis digital statt klassisch erfolgt. Ihren Mitarbeitern kommen Sie mit dem elektronischen Transfer sogar ein großes Stück entgegen.
Denn die meisten Menschen möchten in Zeiten von Tablet und Smartphone ihre wichtigen HR-Dokumente am liebsten möglichst schnell verfügbar haben und ihre Verdienstnachweise ganz einfach digital aufbewahren können. Mit der neuen Online-Plattform ist das kein Problem mehr. Die monatlichen Verdienstnachweise können vom Mitarbeiter so selbst aus dem Homeoffice oder von unterwegs abgerufen werden.
Außerdem kann jeder Mitarbeiter individuell auf seine digitale Verdienstabrechnung zugreifen. Braucht jemand zum Beispiel Kopien von seinen letzten drei Lohn- und Gehaltsabrechnungen, muss er diese nicht mehr mit einem zusätzlichen Aufwand in der Personalabteilung beantragen.
Mit nur wenigen Handgriffen kann er sich die Exemplare selbst aus seinem digitalen Postfach laden. Das geht schnell und erspart eine Menge Zeit.
Auch für die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ist der Umgang mit der ePayslip eine recht unkomplizierte Angelegenheit. Einfach und sicher erfolgt zum Beispiel die Anmeldung: Über einen Browser authentifizieren sich die Kollegen mit ihrem Benutzername und einem Passwort an der Plattform.
Die Wahl eines starken Passwortes sorgt dabei von Anfang an für die höchste Sicherheit. Bereits die Zugangsdaten werden mit der 256bit SSL-Verschlüsselung transferiert. Auch das macht es ausgesprochen unwahrscheinlich, dass die persönlichen Daten der Nutzer missbraucht werden können.
Liegen in Ihrem Unternehmen die Anforderungen an die Sicherheit noch höher, dann lässt sich ohne Probleme auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten.
Neben dem Nutzernamen und dem Passwort wird dann zusätzlich noch eine PIN abgefragt. Diese wird per E-Mail oder SMS gesendet.
"Den Besten zu gefallen, ist kein geringes Lob"
Horaz
Häufige gstellte Fragen
Muss ich bei der Umstellung auf ePayslip das System für die Lohnabrechnung ändern?
Die digitale Entgeltabrechnung mit ePayslip ist vollständig plattformunabhängig und kann mit jedem existierenden Lohnabrechnungssystem zusammenarbeiten. Deshalb können Sie in Bezug auf die Erstellung und Buchung der Lohnabrechnungen exakt so weiterarbeiten wie vor der Einführung von ePayslip.
Wie lange muss ich mich bei der Bestellung von ePayslip vertraglich binden?
Die Mindestvertragslaufzeit von ePayslip beträgt ein Jahr. Aufgrund des Kommunikationsaufwands bei der initialen Einrichtung lohnt sich eine geringere Laufzeit nicht.
Muss ich zusätzliche Software zur Bedienung der Plattform installieren?
Die Installation spezieller Software ist nicht nötig. Denn ePayslip lässt sich per App oder Web abrufen (über alle gängigen Browser, wie beispielsweise Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari).
Wie kann ich neue Benutzer bzw. Mitarbeiter in der Datenbank anlegen?
Neue Mitarbeiter legen Sie einfach über einen entsprechenden Administratorzugang an. Die Bedienoberfläche ist sehr benutzerfreundlich und über eine verschlüsselte Browserverbindung erreichbar, sodass diese Arbeit auch intern von Mitarbeitern Ihrer Personalabteilung erledigt werden kann. Sie können allerdings auch entscheiden, dass diese Aufgabe alternativ als Dienstleistung durch Docubyte erbracht werden soll.
Wie gelangen die Entgeltabrechnungen in das ePayslip-System?
Der Upload kann entweder durch die Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung erfolgen oder als zusätzliche Dienstleistung von Docubyte erledigt werden – vorausgesetzt die Verdienstabrechnungen liegen jeweils als einzelne PDF-Datei vor und halten eine definierte Struktur ein. Wenn es nicht möglich ist, einzelne PDF-Dateien pro Mitarbeiter zu erzeugen, können wir das für Sie übernehmen bzw. wir stellen Ihnen dafür ein kostenloses Tool zur Verfügung. Denn dann können alle Gehaltsdokumente automatisiert per Software in das richtige Postfach eines jeden Mitarbeiters hochgeladen werden. Ein kodierten Massenimport durch eine eigens zu diesem Zweck programmierte Multi-Upload-Software ist möglich.
Sind die Lohnzettel in ePayslip wirklich sicher verwahrt?
Die Benutzer-Authentifizierung an der Plattform erfolgt via Browser mit Benutzername und Passwort. Bei starken Passwörtern (mindestens 8 Zeichen mit Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen) ist es sehr unwahrscheinlich, dass diese Daten geknackt werden können – denn auch die Zugangsdaten werden bereits mit einer 256bit SSL-Verschlüsselung übertragen. Bei erhöhten Sicherheitsanforderungen ist es möglich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) einzurichten. Dabei wird neben Benutzer und Passwort auch eine PIN abgefragt, die z.B. per SMS oder E-Mail versendet wird. Auch spezifische IP-Sperren bzw. -Freigaben sind möglich, um nicht autorisierten Zugriff auszuschließen.
Wie kommen die Benutzer an ihr persönliches Passwort für die digitale Gehaltsabrechnung?
Der Versand der Passwörter erfolgt anfangs vollautomatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des entsprechenden Mitarbeiters. Anschließend kann das Passwort jederzeit vom Benutzer geändert werden.
Wie erhalten die Mitarbeiter Informationen zu neuen Nachweisen?
Um über neue Dokumente im Postfach des ePayslip zu informieren, ist es möglich, eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung zu aktivieren. Wenn Ihr Unternehmen allerdings feste Abrechnungszeitpunkte einhält, ist dies nicht unbedingt notwendig. Alle Mitarbeiter können sich jederzeit an der Plattform anmelden und alle vorliegenden Abrechnungen einsehen.
Wie kann man Mitarbeiter von ePayslip überzeugen, die weiterhin die Gehaltsabrechnung in Papierform brauchen?
Sofern bestimmte Mitarbeiter nichts ändern und weiterhin ihre Lohnabrechnung in Papierform an den Steuerberater übergeben wollen, gibt es verschiedene Lösungen:
- Der Mitarbeiter bekommt keinen Zugang zu ePayslip, sondern weiterhin einen Ausdruck per Post.
- Der Mitarbeiter erhält einen Zugang zu ePayslip und kann alles jederzeit selbst ausdrucken.
- Der Mitarbeiter erhält einen Zugang und kann anschließend alles direkt aus ePayslip heraus per E-Mail an seinen Steuerberater weiterleiten.
Können wir unser Corporate Design in ePayslip einbringen?
Sie können selbstverständlich Ihr Unternehmenslogo einbinden. Dadurch erscheint die Oberfläche für die Benutzer wie ein firmen-internes System.
Kann man in ePayslip nur Gehaltsabrechnungen archivieren?
ePayslip ist nicht auf die digitale Verdienstabrechnung beschränkt. Durch die Freischaltung weiterer Funktionen kann die Plattform beispielsweise auch als digitale Personalakte genutzt werden. Grundsätzlich lassen sich nahezu alle Dateiformate digital archivieren. Neben PDF-Dateien können z.B. auch Word- und Excel-Dateien, JPEGs, TIFF-Dateien oder alle Arten von Dokumentenscans gespeichert werden. Sie können beispielsweise Ihren Mitarbeitern Zugriff auf ihre Lohnsteuerbescheinigungen gewähren. Um diese Vielzahl von Dokumenten schnell finden zu können, ist neben der Volltextsuche außerdem eine Indexierung der Dokumente mit Hilfe einer integrierten Erfassungsmaske möglich.
Mit welcher Performance ist bei der ePayslip-Plattform zu rechnen?
Die Rechenzentren von ePayslip sind allesamt an Internet Backbones angebunden. Dadurch ist – bei entsprechender Download-Geschwindigkeit des Clients – eine maximale Leistungsfähigkeit gegeben. Denn die Systeme sind so dimensioniert, dass zahlreiche gleichzeitige Zugriffe problemlos möglich sind und auch sehr große Datenmengen zügig verarbeitet werden.
Sind bei ePayslip die Daten revisionssicher abgelegt?
Bei ePayslip sind alle Dokumente revisionssicher archiviert, sodass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Steuerrelevante Unterlagen sind in diesem System gemäß den Grundsätzen der seit 01.01.2015 geltenden GoDB (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gespeichert.
Was geschieht mit den Verdienstnachweisen bei Vertragsende?
Es ist jederzeit möglich, die in ePayslip archivierten Dokumente auf Ihren eigenen Servern zu speichern. Zudem können auch die erfassten Indexwerte zu jedem einzelnen Dokument in strukturierter Form mit exportiert werden. Daher ist ein Wechsel zu alternativen Systemen oder unternehmensinternen Lösungen problemlos möglich.
Gibt es gesetzliche Vorschriften?
Bei Lohn- und Gehaltszahlung sind Unternehmen laut Gewerbeordnung verpflichtet, ihren Mitarbeitern einen Verdienstnachweis zu erteilen. Diese muss eine Textform haben. Allerdings verlangt das Gesetz nicht, die Entgeltabrechnung auf Papier bereitzustellen. Der elektronische Verdienstnachweis entspricht also der verlangten Textform.
Wie läuft bei Umstellung die Kommunikation mit externen Stellen?
Auch für die Kommunikation und den Datenaustausch mit externen Stellen, wie etwa Krankenkasse, gesetzliche Rentenversicherung oder Arbeitslosenversicherung muss kein zusätzlicher Aufwand betrieben werden. Im Gegenteil: Die Situation ist so, dass auch hier eine Umstellung technisch verhältnismäßig unkompliziert ist. Denn sämtliche Abrechnungsprozesse und Meldeverfahren der monatlichen Entgeltabrechnung, etwa mit den Sozialkassen, sind schon digitalisiert. in vielen Fällen erfolgen sie auch bereits automatisiert.
Welchen Nutzen haben Unternehmen und Arbeitnehmer?
Beide Seiten profitieren vom digitalen Workflow. Unternehmen sparen Kosten und können ihre Mitarbeiter besser und effektiver einsetzen, als bei bei immer wiederkehrenden Routinen ohne kreativen Output. Die Mitarbeiter selbst haben einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf ihre Dokumente. Per Smartphone, Tablet oder Laptop funktioniert das praktisch von überall.
Gehaltsabrechnung digital oder postalisch?
Gehaltsabrechnungen können sowohl digital als auch postalisch zugestellt werden. Digitale Lösungen bieten den Vorteil, dass Abrechnungen automatisch verarbeitet und zugestellt werden können, was den Prozess erheblich erleichtert und beschleunigt. Docubyte unterstützt Unternehmen und Verwaltungen dabei, solche papierlosen Prozesse einzuführen. Dennoch haben Mitarbeiter das Recht auf Gehaltsabrechnungen in Papierform, falls sie dies bevorzugen. Der Unterschied zwischen digitaler und postalischer Zustellung ist gar nicht so groß, abgesehen von der Methode der Zustellung und dem dabei anfallenden Arbeits- und Kostenaufwand. Beide Methoden sind rechtlich anerkannt und gelten als gültig.
Das sagen unsere Kunden
"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."
Michael Pachmajer
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Angesichts der steigenden Nachfrage nach digitalen Lösungen ist Docubyte eine hervorragende Anlaufstelle. Das Expertenteam von Docubyte konzentriert sich auf die Bereitstellung maßgeschneiderter Beratung nach Ihren Vorgaben. Zögern Sie nicht und kontaktieren uns noch heute.
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