Digitale Krankmeldung App - Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Win-Win für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

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Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Papierprozesse
in automatisierte Workflows zu verwandeln.

✔️ Sicher für alle

✔️ Komfortabel für alle

✔️ Sehr schnell eingerichtet

Die Revolution der AU: Was Sie als Arbeitgeber wissen müssen

Neuerungen zum Jahr 2022: Ab dem 1. Januar 2023 hat sich das Verfahren zur Abgabe der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) grundlegend verändert. Sie wird bei gesetzlich Versicherten nicht mehr in Papierform, sondern digital an die Krankenkasse übermittelt. Ein Ausnahmefall sind Kinder, bei ihnen wird nach wie vor eine AU in Papierform mitgegeben. Das Unternehmen muss dann aktiv von der Kasse die Krankmeldung des betreffenden Mitarbeiters anfordern, die Krankenkasse übermittelt diese nicht automatisch.

Ihre Angestellten sind jedoch weiterhin dazu verpflichtet, sich bei Ihnen krank zu melden. Für gesetzlich versicherte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer besteht seit dem Umstellungsdatum keine Notwendigkeit mehr, ihren Nachweis manuell bei Ihnen abzugeben. Der Transfer erfolgt nun elektronisch an die Krankenkasse, was den Prozess enorm beschleunigt und vereinfacht. Der Abgleich mit dem Datenstand der Krankenkasse erfolgt nun direkt über geprüfte Entgeltabrechnungs-Programme.

Sie erhalten folgende Informationen von der Krankenkasse:

  • Seit dem 1. Januar 2023 hat sich das Verfahren zur Abgabe der AU grundlegend verändert.
  • Sie wird seit 2023 digital bei der Krankenkasse eingereicht - Ausnahme sind Privat Versicherte und Kinder.
  • Bescheinigungen von Mitarbeitern müssen vom Arbeitgeber bei der Krankenkasse angefordert werden.
  • Arbeitnehmende sind nicht mehr verpflichtet, den Nachweis manuell einzureichen - jedoch besteht für den Mitarbeiter weiterhin die Pflicht den Arbeitgeber zu informieren wenn er Arbeitsunfähig ist.
  • Der Arzt übermittelt die Krankmeldung digital an die Kasse.

Die Einführung der eAU erfordert angepasste interne Prozesse, um diese effizient und effektiv in den Arbeitsalltag integrieren zu können.

Mit Docubyte die Krankmeldung online abwickeln: Einfach & effizient

Docubyte bietet Unternehmen eine webbasierte Lösung an, die den Prozess automatisiert und vereinfacht. Die Krank Meldung kann ein komplizierter Prozess sein, der sowohl für die Arbeitnehmer als auch für den Mitarbeiter unnötige Schwierigkeiten verursachen kann. Docubyte hat diese Herausforderung angenommen und eine webbasierte Anwendung entwickelt, die beiden Seiten attraktive Vorteile bietet.

Sollte ein Arztbesuch notwendig sein, kann der Arbeitnehmer einen Online Arzt aufsuchen, wie zum Beispiel über Teleclinic. Dieser kann dann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausstellen, die von der Krankenkasse übernommen wird und direkt bei dem Arbeitgeber eingereicht werden kann. Dies erspart dem Arbeitnehmer den Weg zum Arzt und ermöglicht es ihm, sich voll und ganz auf seine Genesung zu konzentrieren.

Im traditionellen Modell besteht die Hauptpflicht des Arbeitnehmers darin, den Vorgesetzten so bald wie möglich über seine Krankheit zu informieren und eine ärztliche Krankschreibung einzureichen. Nun müssen Unternehmer wiederum diese Information aufnehmen und entsprechend verarbeiten. Mit Docubyte wird dieser Prozess digitalisiert.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Erhebliche Reduzierung der Verwaltungskosten
  • Entlastung Ihrer Personalabteilung
  • Zeitersparnis beim Abruf der eAU
  • Verbesserte Organisation
  • Spart Papier und Porto
  • Vermeidung von Fehlern und Verlusten
  • Verbesserung der Gesundheitsvorsorge in Ihrem Unternehmen
  • Lückenlose und transparente Dokumentation als Basis für das betriebliche Wiedereingliederungsmanagement

Elektronische Krankmeldungen erleichtern den regulären Büro-Alltag im Unternehmen

Die eAU hat während der Corona-Pandemie besondere Aufmerksamkeit erlangt. Zum ersten Mal überhaupt wurde sie großflächig beworben und von der Allgemeinheit akzeptiert. Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung ist es jedoch nicht verwunderlich, dass die Verbreitung auch nach dem Ende der Pandemie noch weiter zunahm. Nun ist die Krankmeldung-App digital.

Der Arbeitnehmer wird durch die Online-Krankschreibung entlastet und kann sich während der Erholungsphase vollkommen auf das Gesundwerden konzentrieren. Da der Stress für das physische Vorlegen fast vollständig entfällt, kann der Mitarbeiter sich erlauben im Bett zu bleiben und sich zu Hause auszukurieren. Dadurch ist vielleicht sogar eine schnellere Heilung möglich - und die kommt indirekt auch dem Unternehmen zugute. Dennoch melden sich Mitarbeiter weiterhin zunächst beim Vorgesetzten krank, wenn sie aufgrund einer Infektion, einer sonstigen Beeinträchtigung oder einer Behandlung zu Hause bleiben müssen. Früher erfolgte dazu meist ein Anruf beim Arbeitgeber, heute gibt es zusätzlich die Ankündigung der Krankschreibung via App.

Arbeitgeber dürfen sich seitdem ebenfalls über eine Reihe von relevanten Vorteilen freuen. Sie sind für das Entgegennehmen, Weiterleiten und Archivieren zuständig. Doch das nimmt im Betriebsalltag eine Menge Ressourcen in Anspruch. Wer die papierbasierten Prozesse jedoch hinter sich lässt und für die moderne Art der Krankschreibung offen ist, spart sich viel Zeit und Ärger. Befreien Sie Ihre wertvollen Mittel, etwa in Form von Arbeitskraft, und profitieren Sie von den neuen Möglichkeiten!

Die elektronische Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit spart Ihnen viel Arbeit in der Personalabteilung, die sich nicht länger mit überflüssiger Bürokratie herumschlagen muss. Laut Studien lag der Arbeitsaufwand für die telefonische Krankschreibung pro 1.000 Mitarbeitern im Durchschnitt bei rund 1.650 Stunden jährlich. Durch die Umstellung lassen sich nun viele dieser Arbeitsstunden effektiv einsparen.

Weniger Papierkram bindet weniger Arbeitskräfte. Das Entgegennehmen, Archivieren und Weiterleiten nimmt im Vergleich nur noch wenig Zeit in Anspruch, denn die Arbeit ist schon mit wenigen Klicks an einem handelsüblichen PC erledigt. Ihre HR-Abteilung hat dadurch wieder mehr Zeit für das Wesentliche und kann unter Umständen sogar verschlankt werden.

Sie haben Fragen zur eAU?

Bitte zögern Sie nicht uns direkt zu kontaktieren! Wir stehen Ihnen jederzeit gerne für ein persönliches Beratungsgespräch zur Verfügung. Wir nehmen uns die Zeit, um Ihre Fragen zu beantworten.

Digitale Krankmeldung

Digitale Krankschreibung - schnell und komfortabel

Eine ärztliche Bescheinigung abliefern, entgegennehmen, weitergeben und archivieren: Diese Prozesse werden in vielen Unternehmen immer noch mit einem klassischen Papierausdruck durchgeführt. Sie kosten Zeit und Ärger für Arbeitnehmende wie Arbeitgeber und binden unnötig Arbeitskraft.

Mit der Einführung der digitalen Krankschreibung gehört dieser Zeit- und Ressourcen­fresser der Vergangenheit an!

Mit Docubyte den Krankheitsfall effizient verwalten

Wenn ein Arbeitnehmer krank wird, kann er seine Meldung ohne großen Aufwand direkt vom Bett aus über das spezielle Portal an seine Vorgesetzten und HR senden. Dieser digitale Versand ermöglicht es, den Arbeitgeber unverzüglich über die eigene Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Es entsteht keine unnötige Verzögerung, da die Information in Echtzeit weitergegeben wird.

Ein weiterer Vorteil: Durch dieses neue Verfahren liegt Ihnen als Unternehmer eine lückenlose Dokumentation aller Meldungen in Ihrem Betrieb vor. Die elektronische Patientenakte unterstützt Sie aktiv bei der Gesundheitsvorsorge und beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement.

Digitale Krankmeldung

Digitale Krankmeldung in der Praxis

So hat ein Kunde die Umstellung erlebt

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"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."

Michael Pachmajer

Der Prozess der digitalen Übermittlung beim Arbeitgeber

Zur Veranschaulichung haben wir Ihnen hier den Prozess schematisch dargestellt:

Digital krankmelden ohne eau

Muss ein Arbeitnehmer sich selbst krankmelden oder kann aufgrund von Krankheit seines Kindes zu Hause nicht zur Arbeit kommen, kann er bzw. sie sich ganz bequem von Zuhause über das Meldecenter krank melden. Wie der Prozess abläuft, möchten wir Ihnen hier in Bezug auf die schematische Darstellung erklären:

Wenn das Meldecenter bei Ihnen im Unternehmen eingerichtet wird, müssen alle Mitarbeiter ein Mal in einer Datenbank angelegt werden. Ist das erfolgt, kann eine Aufforderung per E-Mail an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rausgehen, in der sie gebeten werden, sich beim Meldecenter unter einem bestehenden Link anzumelden. Bei der Erstanmeldung nehmen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen das in der E-Mail zur Verfügung gestellte Passwort und ändern dieses sogleich in ein eigenes ab.

Praktischerweise kann sich das Smartphone die Log-in-Daten merken – somit geht das Krankmelden im Krankheitsfall dann auch sehr, sehr schnell.

Da es sich bei unserer Lösung aus triftigen Gründen nicht um eine App handelt, sondern um eine webbasierte Oberfläche, empfehlen wir Ihnen aus Komfortgründen, die URL des Meldecenters als Icon auf ihrem Bildschirm zu speichern. Für Sie ist es dann genau so, als würden sie es direkt in der App öffnen – nur dass sich anstelle einer App der Web-Browser öffnet. Hat sich das Smartphone ihre Anmeldedaten gemerkt, reicht eine Authentifizierung per Fingerabdruck oder Blick und schon sind Sie im Meldecenter eingeloggt. Auf Wunsch können wir auch eine 2-Faktor-Authentifizierung einrichten.

Sobald Sie im Meldecenter angemeldet sind, wählen Sie einfach aus, ob Sie sich mit einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung krank melden, Sie sich ohne eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung krank melden oder eines ihrer Kinder erkrankt ist und Sie aus diesem Grund nicht zur Arbeit kommen können. Dann wählen Sie das Datum aus, Laden gegebenenfalls ein Foto der AU des behandelnden Arztes hoch und senden die Meldung ab.

Es gibt hier noch zwei wichtige Aspekte: Der Erste ist, dass in der Regel die Unternehmen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit erhalten möchten, dass sie sich auch weiterhin telefonisch in der Firma krankmelden können. Die Person am anderen Ende der Leitung, die den Nachweis entgegennimmt, hat einen Sonderzugang zum Meldecenter und trägt die Meldung sogleich dort ein. Somit bleiben die Daten zentralisiert im Meldecenter und werden nicht wieder an verschiedenen Stellen abgespeichert. Der zweite wichtige Aspekt ist, dass Sie direkt eine Rückmeldung bekommen, dass ihre Meldung eingegangen ist. Somit können Sie beruhigt sein, weil Ihnen ja eine Bestätigung über die Meldung gesendet wurde und können sich ihrer Genesung widmen.

Falls Sie erst später zum Arzt gehen und erst dort eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhalten, können Sie diese auch zu einem späteren Zeitpunkt nachträglich über das Portal an die Firma beziehungsweise HR-Abteilung senden.

Der Mitarbeiter trägt die relevanten Daten in die Maske der App ein (siehe nachfolgende Abbildung), damit liegen alle Daten im System vor und sind auch sofort zur Weiterverarbeitung nutzbar. Sobald die HR-Abteilung eine Statistik oder Auswertung tätigen möchte, kann sie dies mit Leichtigkeit tun. Die Daten können auch automatisiert in die Lohnbuchhaltung übertragen werden, um die Lohnbuchhaltung korrekt durchzuführen.

Digitale Krankmeldung

DSGVO-Konformer Prozess, von der Übermittlung bis zur Löschung der Daten

Unser Prozess erfüllt die strengen vorgaben der DSGVO in Bezug auf personenbezogene Krankheitsdaten; z. B. in Bezug auf Art. 17 Abs. 1 a) DSGVO („Löschung von Gesundheitsdaten“) oder Art. 5 b) DSGVO („Strenge Zweckbindung“);

Die Speicherung der AUB außerhalb der Personalakte, samt Protokollierung der Zugriffe, kommt der Realisierung von Art. 9 Abs. 1 DSGVO („Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten„) und Art. 22 BDSG („Umgang mit den besonderen Kategorien personenbezogener Daten“) zugute: Demnach genießen unter anderem Krankheitsdaten besonderen Schutz. (Siehe Rechtssprechung BAG, 12.09.2006 - 9 AZR 271/06);

AUBs werden via verschlüsselten FTP-Transfer in das Archiv geladen. (Eine Übersendung der Krankmeldung per E-Mail wäre nicht DSGVO-konform);

Die Namen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Bestätigungen und Benachrichtigungen erfolgen in anonymisierter Form;

Die Zugriffe auf das Portal und das Online-Archiv sind SSL-Verschlüsselung. Eine 2-Wege Authentifizierung bei der Anmeldung ist möglich;

Alle Datensätze und Dateien werden revisionssicher gespeichert und liegen auf Servern in Deutschland.

Das Plus: Burn-out-Prävention und betriebliches Eingliederungsmanagement

Burnout-Prävention

Ein weiterer wichtiger Punkt ist auch das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM). Leider ist die Datenlage, was die gesamte Krankmeldedauern von Mitarbeitern über das Jahr angeht, oft mit Lücken versehen. Über unser Meldecenter wird jede AU Bescheinigung, ob von einem Tag oder mehreren Wochen, minutiös dokumentiert und somit besteht auch eine korrekte Datenlage für HR und die BEM-Beauftragten in der Firma.

Vorausschauende Unternehmer haben die betriebliche Gesundheitsvorsorge fest im Blick. Das betrifft auch die aktive Burn-out-Prävention. Sie zeigen damit ihre Fürsorge für ihre Angestellten und verbessern aktiv das Image ihres Unternehmens nach innen und außen.

Seit 2004 müssen Arbeitnehmer zudem ein spezielles betriebliches Wiedereingliederungsmanagement (BEM) vorweisen. Eine umfassende, transparente und lückenlose Datenbasis ist daher unerlässlich.

Mit Docubyte steht die Analyse und damit Ihr Gesundheitsmanagement auf sicheren Beinen. Sie liefert die alle notwendigen Daten und die entsprechenden Auswertungen.

Burnout-Prävention

Warum Docubyte?

Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.

Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.

Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.

Holger Martens Portrait

Holger Martens - Geschäftsführer

Warum überzeugt das eAU-Verfahren im Unternehmensalltag keineswegs?

Die Meldung einer Absenz an das Unternehmen erfolgt bei Verfahren mit der eAU nicht, wenn:

  • Der Arzt oder die Ärztin des Mitarbeiters noch nicht am elektronischen Verfahren teilnimmt
  • Der Mitarbeiter bei einer Privaten Krankenkasse versichert ist
  • Ein Kind des Mitarbeiters krank ist und er bzw. sie aus diesem Grund nicht zur Arbeit kommen kann

Grob geschätzt werden dadurch ca. 1/3 der Arbeitsunfähigkeiten vorerst (private Kassen) bzw. längerfristig (Kind-Krank-Meldungen) nicht direkt an das Unternehmen gemeldet werden können. Darüber hinaus stellt sich die Frage, ob das eAU-Verfahren überhaupt als Meldeinstanz in das Unternehmen Sinn macht. 

Zudem muss der Mitarbeiter die AU-Bescheinigung an den Arbeitgeber übermitteln, bevor dieser in die Arztpraxis geht – denn in der Regel hat ein Arzt ähnliche Öffnungszeiten wie Unternehmen.

Was verbessert oder vereinfacht die eAU für die Verwaltung bzw. HR?

Kaum etwas. Wie uninteressant das eAU-Verfahren für die Meldung einer Arbeits-Absenz für Unternehmen sein wird, zeigt sich an folgendem Beispiel:
Ein Mitarbeiter merkt in der Nacht um ca. 3 Uhr, dass er definitiv am nächsten Tag nicht in die Arbeit gehen kann oder sollte. Zu dem Zeitpunkt kann er bereits eine Krankmeldung per E-Mail an die Personalabteilung senden. Somit wären diese sofort in der Früh darüber informiert. Zur Sicherheit kann er auch allen nachtelefonieren, sobald alle mit der Arbeit beginnen.

Geht der gleiche Mitarbeiter aufgrund von Krankheit um 8 Uhr zum Arzt, kann der Arzt die eAU an die Krankenkasse senden. Soweit so gut. Aber das möglichst Frühe in Kenntnis setzen der Kollegen ist damit gar nicht erst möglich. Der Mitarbeiter hat von der eAU nur einen sehr geringen Vorteil und das Unternehmen profitiert auch nur marginal davon – auch weil ein Teil gar nicht in den digitalen Krankmeldeprozess eingebunden wird (z. B. privat Versicherte).

So sehr die eAU gelobt und erwartet wird, viel(e Vorteile) bringt sie nicht. Was wirklich beiden was bringt, sprich den Mitarbeitern sowie den Unternehmen, ist die Möglichkeit für jeden Mitarbeiter, über ein Web-Portal einen Krankmeldung online abzugeben. Schnell, einfach und sicher. Der Fokus liegt somit nämlich erstens auf der Genesung des Mitarbeiters und zweitens auf dem Informationstransfer an das Unternehmen – damit die Arbeit korrekt vonstatten gehen kann. Ob die auf dann übersandt wird oder es mit der eAU funktioniert, ist zweitrangig.

Wichtig ist, dass die Mitarbeiter ihre Scheine frühestmöglich dem Unternehmen mitteilen können: Dadurch können sie sich um Ihre Genesung zu kümmern, während die Kollegen, die Kunden und das Management sich auf eine Absenz einstellen können.

Sie benötigen mehr Informationen?

Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.

Häufige Fragen zur digitalen Krankmeldung

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten. Der Königsweg: Der erkrankte Mitarbeiter meldet sich per Smartphone an der Web-App an, gibt die erforderlichen Daten ein und legt die AU als Imagedatei bzw. Smartphone-Foto über eine verschlüsselte Verbindung im System ab. Natürlich kann jeder krankgeschriebene Mitarbeiter die Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung nach wie vor per Post versenden. Sie wird dann unter Angabe eines neutralen Stichwortes an ein Postfach von Docubyte gesendet, eingescannt und ebenfalls im System archiviert.

Normale Benutzer – sprich: erkrankte Mitarbeiter – melden sich via Browser mit Benutzername und Kennwort an. Bei starken Passwörtern (mindestens 8 Zeichen mit Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen) ist es sehr unwahrscheinlich, dass diese Daten geknackt werden können – denn auch die Zugangsdaten sind bereits durch die 256bit SSL-Verschlüsselung geschützt.

Neben der eAU und der Upload-Möglichkeit der fotografierten Bescheinigung besitzen Standard-Benutzer keinerlei weitere Rechte. Bei erhöhten Sicherheitsanforderungen, z.B. bei administrativem Zugriff der HR-Abteilung, ist die Implementierung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung ohne Probleme möglich. Dann wird neben Benutzername und Passwort zusätzlich eine PIN abgefragt.

Die verarbeiteten Dokumente sind absolut sicher verwahrt. Alle Daten werden nach den gängigen Methoden der Datensicherung permanent und mehrfach gespeichert. Zusätzlich werden sie auf einem räumlich getrennten Backup-Server gesichert. Selbst beim Worst-Case-Szenario eines Totalausfalls des gesamten Rechenzentrums stehen alle Daten im Backup-Rechenzentrum bereit. Die Umschaltung erfolgt automatisch. Die Zertifizierung des Archiv-Systems nach ISO 9001 beweist Sicherheit und Qualität.

Das System schickt die Kennwörter automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des jeweiligen Mitarbeiters. Nach erfolgreichem Login können die User ihr Kennwort jederzeit ändern.

Alle relevanten Stellen erhalten sofort eine automatisierte E-Mail-Nachricht über neu eingereichte Meldungen der Krankenkasse. Darüber hinaus können sich mitarbeitende Personen, sofern sie dazu berechtigt sind, jederzeit auf der Plattform anmelden und alle vorhandenen Dokumente einsehen.

Kein Mitarbeiter ist gezwungen, sein Smartphone zu benutzen. Selbstverständlich kann die Übermittlung nach wie vor per Anruf oder auch per E-Mail stattfinden. Die AU-Bescheinigung selbst kann ebenfalls weiterhin per Post versendet werden.

Es ist problemlos möglich, Ihr Unternehmenslogo in die Plattform zu integrieren. Auf diese Weise erscheint die Oberfläche für die Benutzer wie ein unternehmenseigenes System.

Da alle gescannten Dokumente revisionssicher archiviert werden, steht einer datenschutzgerechten Vernichtung nichts im Wege. Docubyte bietet auch diese Dienstleistung zu günstigen Konditionen an.

Besonders wichtig ist die Definition der Berechtigungen von Vorgesetzten und der Personalabteilung. Außerdem muss regelmäßig ein Datenaustausch zwischen Ihrem Unternehmen und Docubyte stattfinden, um die Stammdaten der Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand zu halten. Um alle anderen technischen Angelegenheiten kümmern wir uns.

Der Vertrag läuft mindestens zwölf Monate. Nur so rentieren sich Einrichtung und Initialkosten.
Es besteht die Möglichkeit, alle archivierten Daten zu exportieren und auf Ihren unternehmenseigenen Servern abzulegen. Auf diese Weise ist ein Wechsel zu Alternativsystemen oder die Umstellung auf eine firmeninterne Lösung zeitnah umsetzbar.

"Den Besten zu gefallen, ist kein geringes Lob"

Horaz

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"Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden."

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