X-Rechnung
Automatisierte Lösung zu X-Rechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen
Zugänglichkeit und Effizienz werden durch unsere automatisierte Softwarelösung für X-Rechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen neu definiert.
✔️ Rechnungsverarbeitung neu gedacht: Ortsunabhängig und ohne Papierkram
✔️ Optimierung von Arbeitsprozessen durch Automatisierung
✔️ Stärkung der Compliance und des Datenschutzes
✔️ Ganzheitliche Automatisierung des Rechnungsprozesses
✔️ Einhaltung von GoBD-Vorschriften durch revisionssichere Archivierung
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine X-Rechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das den europäischen Standard EN 16931-1 erfüllt. Sie wurde speziell entwickelt, um den Anforderungen des E-Rechnungsgesetzes in Deutschland gerecht zu werden, das seit dem 27. November 2020 alle Lieferanten und Dienstleister verpflichtet, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in elektronischer Form zu übermitteln.
Sie ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungswesens, der sowohl für Unternehmen als auch für den öffentlichen Sektor zahlreiche Vorteile bietet.
wichtige Merkmale und Vorteile der X-Rechnung
- Standardisiertes Format: Die X-Rechnung basiert auf einem standardisierten XML-Format, das die maschinelle Verarbeitung und Überprüfung der Rechnungsdaten ermöglicht.
- Strukturierte Daten: Sie enthält strukturierte Daten, die eine automatisierte Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe erleichtern.
- Rechtskonformität: Die X-Rechnung erfüllt die rechtlichen Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und des deutschen E-Rechnungsgesetzes.
- Effizienz: Durch die elektronische Übermittlung und Verarbeitung der Rechnungen können sowohl Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger Zeit und Kosten sparen.
- Sicherheit: Elektronische Rechnungen bieten höhere Sicherheit und Nachverfolgbarkeit als Papierrechnungen.
- Verpflichtung für öffentliche Auftraggeber: Öffentliche Auftraggeber in Deutschland sind verpflichtet, X-Rechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten.
- Erweiterbarkeit: Das Format der X-Rechnung ist flexibel und kann an spezifische Anforderungen und zusätzliche Datenfelder angepasst werden.
Was ist eine ZUGFeRDRechnung?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für große Unternehmen entwickelt wurde, um den Austausch von elektronischen Rechnungen zu erleichtern.
Es kombiniert PDF-Dokumente mit eingebetteten XML-Daten, um sowohl Menschen als auch Maschinen lesbare Rechnungen zu erzeugen.
Hier sind einige Merkmale und Vorteile einer ZUGFeRD-Rechnung:
Hybrides Format
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer PDF-Datei (für den menschlichen Leser) und einer eingebetteten XML-Datei (für die maschinelle Verarbeitung). Dies ermöglicht die gleichzeitige Nutzung beider Formate.
Standardisierung
ZUGFeRD basiert auf internationalen Standards (wie dem UN/CEFACT Cross Industry Invoice und dem ISO-Standard PDF/A-3), was eine breite Akzeptanz und Interoperabilität gewährleistet.
Einfache Implementierung
Da ZUGFeRD-Rechnungen sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar sind, können Unternehmen, die bereits PDF-Rechnungen verwenden, diese einfach erweitern, um den ZUGFeRD-Standard zu erfüllen.
Rechtskonformität
ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung sowie der deutschen E-Rechnungsgesetzgebung.
Vereinfachte Prozesse
Durch die maschinelle Lesbarkeit der XML-Daten können Rechnungsprozesse automatisiert werden, was zu einer Reduzierung von Fehlern und einer Beschleunigung der Bearbeitungszeiten führt.
Verschiedene Profile
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile (Basis, Komfort, Erweitert), die unterschiedliche Komplexitätsstufen und Datenanforderungen abdecken, sodass es flexibel für verschiedene Anwendungsfälle verwendet werden kann.
Kosteneinsparungen
Durch die Automatisierung und Vereinfachung des Rechnungsprozesses können Unternehmen Kosten sparen, indem sie den manuellen Aufwand reduzieren und Fehler minimieren.
ZUGFeRD ist besonders nützlich für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und gleichzeitig sicherstellen möchten, dass ihre Rechnungen sowohl für menschliche Empfänger als auch für automatisierte Systeme lesbar und verarbeitbar sind.
PDF ist keine elektronische Rechnung
Ein PDF-Dokument gilt nicht als elektronische Rechnung, da darin enthaltene Daten nicht elektronisch verarbeitet werden können.
Unsere Lösung hingegen ermöglicht eine automatisierte Bearbeitung von X-Rechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen, was Zeit und Aufwand deutlich reduziert. Durch Validierung, Bearbeitung und revisionssichere Archivierung optimieren wir den Workflow Ihrer elektronischen Rechnungsabwicklung signifikant.
Holger Martens - Geschäftsführer
Wann soll die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen wirksam werden?
Nach den Regelungen im Wachstumschancengesetz soll ab dem 1. Januar 2025 die grundlegende Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen bestehen.
Aufgrund der erwarteten Herausforderungen für Unternehmen sind jedoch Übergangsregelungen (gemäß § 27 Abs. 39 UStG) für den Zeitraum von 2025 bis 2027 vorgesehen.
Weitere detaillierte Informationen zu diesem Thema können Sie auf der Webseite der Industrie- und Handelskammer München (IHK) finden.
Optimieren Sie Ihr Rechnungsmanagement mit Docubyte
Erleben Sie mit Docubyte eine nahtlose und vollautomatisierte Lösung zur Bearbeitung Ihrer X- und ZUGFeRD-Rechnungen. Bleiben Sie immer auf der Höhe der Zeit, optimieren Sie Ihre Rechnungsprozesse und gewinnen Sie mehr Effizienz und Transparenz im Tagesgeschäft.
Welche Lösung hat Docubyte?
DOCUframe - Die Automatisierte Lösung für den Empfang, die Verarbeitung und Erstellung von X-Rechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen.
Unsere innovative Datenbanklösung bietet eine umfassende und automatisierte Plattform für das Management von X-Rechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen. Diese Lösung ist darauf ausgelegt, den gesamten Prozess des Rechnungsempfangs, der Validierung, Bearbeitung, Erstellung und revisionssicheren Archivierung zu optimieren.
Hier sind die Hauptfunktionen und Vorteile unserer Lösung im Detail:
Die Vorteile
- Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung des Rechnungsempfangs und der Verarbeitung werden manuelle Eingriffe minimiert, was die Effizienz erheblich steigert.
- Fehlerreduktion: Automatische Validierung und GoBD-konforme Prüfung reduzieren das Risiko von Fehlern und steuerlichen Unstimmigkeiten.
- Kostenersparnis: Die Lösung spart Zeit und Kosten durch Automatisierung und optimierte Workflows.
- Compliance: Sicherstellung der Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorschriften und Standards.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Revisionssichere Archivierung und umfassende Dokumentation aller Schritte gewährleisten maximale Transparenz.
- Flexibilität: Unterstützung verschiedener Rechnungsformate (X-Rechnung, ZUGFeRD, PDF, gescannte Rechnungen) erhöht die Flexibilität und Kompatibilität mit unterschiedlichen Geschäftspartnern.
Die Anwendungsbereiche
Der Empfang von elektronischen Rechnungen ist ab dem 01.01.2025 für jedes Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Es stellt sich daher nicht die Frage, ob ein Unternehmen eine Lösung dafür einsetzt, sondern vielmehr, dass man sich frühzeitig damit auseinandersetzt, um eine optimale Lösung zu finden.
Unsere Datenbanklösung eignet sich besonders für Unternehmen, die regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten und daher den gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen (X-Rechnung, ZUGFeRD) entsprechen müssen.
Sie ist ideal für Buchhaltungsabteilungen, die ihre Prozesse digitalisieren und automatisieren möchten, um effizienter und gesetzeskonform zu arbeiten.
Automatisierte und gesetzeskonforme Rechnungsverwaltung
Unsere Datenbanklösung bietet eine umfassende und effiziente Möglichkeit, X-Rechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen automatisiert zu empfangen, zu validieren, zu bearbeiten, zu erstellen und revisionssicher zu archivieren.
Durch die Einhaltung der GoBD und die Unterstützung der relevanten Rechnungsformate stellen wir sicher, dass Ihr Unternehmen sowohl effizient als auch gesetzeskonform arbeitet.
Angesichts der gesetzlichen Anforderungen ab 2025 ist es essenziell, sich frühzeitig mit der Implementierung einer solchen Lösung zu befassen, um reibungslose Geschäftsprozesse sicherzustellen.
Praxisbewährte Lösungen mit DOCUbyte
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Häufig gestellte Fragen
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD-Rechnung ist ein universell einsetzbares Datenformat für elektronische Rechnungen, das sowohl maschinen- als auch menschenlesbare Rechnungen ermöglicht. Es kombiniert eine PDF/A-3-Rechnung mit einem eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datensatz.
Was ist eine E Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird. Sie dient der Vereinfachung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung.
Inwiefern kann die automatisierte Lösung von Docubyte die Arbeit mit E-Rechnungen vereinfachen?
Die automatisierte Lösung von Docubyte kann die Arbeit mit E-Rechnungen insofern vereinfachen, indem sie den gesamten Prozess von Empfang, Validierung, Bearbeitung, Erstellung und Archivierung optimiert und automatisiert. Das spart Zeit und minimiert Fehler.
Ist die Softwarelösung für kleine und mittlere Unternehmen oder auch für große Unternehmen geeignet?
Die Softwarelösung ist sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für große Unternehmen geeignet, da sie skalierbar ist und sich den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens anpasst.
Welche Vorteile bietet die Plattform?
Die Plattform bietet zahlreiche Vorteile, darunter die deutliche Zeitersparnis durch Automatisierung, Fehlerminimierung, nahtlose Integration in vorhandene Systeme, volle Transparenz und Kontrolle über den Rechnungsprozess und eine revisionssichere Archivierung.
Werden Daten revisionssicher archiviert?
Ja, die Daten werden revisionssicher archiviert. D.h., sie werden in einem nicht veränderbaren Format gespeichert und können bei Bedarf nachvollziehbar und unverändert wieder bereitgestellt werden.
DOCUframe - Elektronische Rechnungen verarbeiten und archivieren
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Das sagen unsere Kunden
Automatisierte Rechnungslösungen mit Docubyte
Haben Sie weitere Fragen zu unserer fortschrittlichen Lösung zu den X-Rechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen? Wir stehen Ihnen jederzeit für ein persönliches Beratungsgespräch zur Verfügung.
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Mit dem Blick auf das Ganze sichern wir deutliche Kosteneinsparungen, erhöhte Arbeitsleistung und ein überzeugendes Management der Rechnungsworkflows.
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