XRechnung und ZUGFeRD
Elektronische Rechnungen verarbeiten und archivieren
Optimieren Sie Ihre Rechnungsbearbeitung: Rechnungspositionen von X- und ZUGFeRD-Rechnungen werden automatisch von DOCUframe erfasst.
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das den europäischen Standard EN 16931-1 erfüllt. Sie wurde speziell entwickelt, um den Anforderungen des E-Rechnungsgesetzes in Deutschland gerecht zu werden, das seit dem 27. November 2020 alle Lieferanten und Dienstleister verpflichtet, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in elektronischer Form zu übermitteln.
Sie ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungswesens, der sowohl für Unternehmen als auch für den öffentlichen Sektor zahlreiche Vorteile bietet.
PDF ist keine elektronische Rechnung
Ein PDF-Dokument gilt nicht als elektronische Rechnung, da darin enthaltene Daten nicht elektronisch verarbeitet werden können.
Unsere Lösung hingegen ermöglicht eine automatisierte Bearbeitung von X-Rechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen, was Zeit und Aufwand deutlich reduziert. Durch Validierung, Bearbeitung und revisionssichere Archivierung optimieren wir den Workflow Ihrer elektronischen Rechnungsabwicklung signifikant.
Wann soll die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen wirksam werden?
Nach den Regelungen im Wachstumschancengesetz soll ab dem 1. Januar 2025 die grundlegende Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen bestehen. Aufgrund der erwarteten Herausforderungen für Unternehmen sind jedoch Übergangsregelungen (gemäß § 27 Abs. 39 UStG) für den Zeitraum von 2025 bis 2027 vorgesehen.*
*Weitere detaillierte Informationen zu diesem Thema können Sie auf der Webseite der Industrie- und Handelskammer München (IHK) finden.
ab 01.01.2025
Ab dem ersten Januar 2025 ist es für jedes Unternehmen bindend, elektronische Rechnungen empfangen, bearbeiten und speichern zu können. Für inländische Geschäfte im B2B-Bereich besteht eine Empfangsverpflichtung für E-Rechnungen.
31.12.2026
Bis zum 31. Dezember 2026 besteht noch eine Übergangsregelung, die die Ausstellung von Rechnungen auf Papier oder als unstrukturierte PDF zulässt. Nach Ablauf dieser Frist ist diese Option jedoch nicht mehr gegeben.
ab 01.01.2027
Ab dem ersten Januar 2027 wird der E-Rechnungsversand im B2B-Bereich zur Pflicht. Firmen mit <800.000 € Jahresumsatz dürfen noch Papier- oder unstrukturierte PDF-Rechnungen verwenden.
ab 01.01.2028
Ab dem ersten Januar 2028 müssen alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, allen Anforderungen in Bezug auf E-Rechnungen gerecht werden. Das Versenden von Rechnungen auf traditionellem Papier oder als unstrukturierte PDFs ist fortan verboten.
DOCUFrame: Die Rechnungssoftware für elektronische Rechnungen
DOCUframe - Die Automatisierte Lösung für den Empfang, die Verarbeitung und Erstellung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen.
Unsere innovative Datenbanklösung bietet eine umfassende und automatisierte Plattform für das Management von X-Rechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen. Diese Lösung ist darauf ausgelegt, den gesamten Prozess des Rechnungsempfangs, der Validierung, Bearbeitung, Erstellung und revisionssicheren Archivierung zu optimieren.
1. Automatisierter Empfang per Mail oder Import
X-Rechnungen: Unser System empfängt X-Rechnungen direkt in einem strukturierten elektronischen Format, das den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 entspricht.
ZUGFeRD-Rechnungen: Die Lösung unterstützt auch das hybride ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1), welches sowohl eine PDF- als auch eine XML-Komponente enthält.
PDF- und gescannte Rechnungen: Neben elektronischen Formaten können auch gescannte Rechnungen und Rechnungen im PDF-Format verarbeitet werden. Unsere Lösung nutzt fortschrittliche OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um die relevanten Daten aus diesen Dokumenten zu extrahieren und zu verarbeiten.
2. Automatisierter Validierung
Prüfung nach GoBD: Die eingehenden Rechnungen werden automatisch nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und Datenverarbeitung (GoBD) geprüft. Dies stellt sicher, dass alle steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt sind.
Validierungsregeln: Unsere Lösung umfasst umfangreiche Validierungsregeln, die sicherstellen, dass die Rechnungen korrekt und vollständig sind, bevor sie weiterverarbeitet werden.
3. Bearbeitung und Verarbeitung
Workflow-Management: Eingehende Rechnungen können in definierte Workflows integriert werden, die eine schnelle und effiziente Bearbeitung ermöglichen.
Datenextraktion: Automatische Extraktion und Zuordnung der Rechnungsdaten zu den entsprechenden Feldern in der Datenbank.
4. Revisionssichere Archivierung
Elektronische Archivierung: Nach der Bearbeitung werden die Rechnungen in der gleichen Datenbank elektronisch und revisionssicher archiviert. Dies gewährleistet eine langfristige Aufbewahrung und leichten Zugriff auf die Rechnungen.
Revisionssicherheit: Unsere Lösung erfüllt die Anforderungen der GoBD und stellt sicher, dass alle archivierten Dokumente manipulationssicher und auditfähig sind.
5. Erstellung von elektronischen Rechnungen
X-Rechnungen erstellen: Die Lösung ermöglicht es, X-Rechnungen direkt aus der Datenbank heraus zu erstellen und zu versenden, um den gesetzlichen Anforderungen und den Bedürfnissen der Geschäftspartner gerecht zu werden.
ZUGFeRD-Rechnungen erstellen: Ebenso können ZUGFeRD-Rechnungen generiert werden, die sowohl für menschliche als auch maschinelle Verarbeitung geeignet sind.
Die Vorteile von DOCUFrame
Die Anwendungsbereiche
Der Empfang von elektronischen Rechnungen ist ab dem 01.01.2025 für jedes Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Es stellt sich daher nicht die Frage, ob ein Unternehmen eine Lösung dafür einsetzt, sondern vielmehr, dass man sich frühzeitig damit auseinandersetzt, um eine optimale Lösung zu finden.
Unsere Datenbanklösung eignet sich besonders für Unternehmen, die regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten und daher den gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen (X-Rechnung, ZUGFeRD) entsprechen müssen.
Sie ist ideal für Buchhaltungsabteilungen, die ihre Prozesse digitalisieren und automatisieren möchten, um effizienter und gesetzeskonform zu arbeiten.
Automatisierte und gesetzeskonforme Rechnungsverwaltung
Unsere Datenbanklösung bietet eine umfassende und effiziente Möglichkeit, X-Rechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen automatisiert zu empfangen, zu validieren, zu bearbeiten, zu erstellen und revisionssicher zu archivieren.
Durch die Einhaltung der GoBD und die Unterstützung der relevanten Rechnungsformate stellen wir sicher, dass Ihr Unternehmen sowohl effizient als auch gesetzeskonform arbeitet.
Angesichts der gesetzlichen Anforderungen ab 2025 ist es essenziell, sich frühzeitig mit der Implementierung einer solchen Lösung zu befassen, um reibungslose Geschäftsprozesse sicherzustellen.
Praxisbewährte Lösungen mit DOCUbyte
Profitieren Sie von unseren praxiserprobten Lösungen, die echten Mehrwert liefern. Mit uns haben Sie immer einen festen Ansprechpartner, selbst wenn Dinge mal nicht nach Plan laufen.
Verschwenden Sie keine Minute, kontaktieren Sie uns jetzt für Ihre maßgeschneiderte Lösung.
XRechnung oder ZUGFeRD mit DOCUFrame
Erleben Sie mit Docubyte eine nahtlose und vollautomatisierte Lösung zur Bearbeitung Ihrer X- und ZUGFeRD-Rechnungen. Bleiben Sie immer auf der Höhe der Zeit, optimieren Sie Ihre Rechnungsprozesse und gewinnen Sie mehr Effizienz und Transparenz im Tagesgeschäft.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD-Rechnung ist ein universell einsetzbares Datenformat für elektronische Rechnungen, das sowohl maschinen- als auch menschenlesbare Rechnungen ermöglicht. Es kombiniert eine PDF/A-3-Rechnung mit einem eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datensatz.
Was ist eine E Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird. Sie dient der Vereinfachung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung.
Inwiefern kann die automatisierte Lösung von Docubyte die Arbeit mit E-Rechnungen vereinfachen?
Die automatisierte Lösung von Docubyte kann die Arbeit mit E-Rechnungen insofern vereinfachen, indem sie den gesamten Prozess von Empfang, Validierung, Bearbeitung, Erstellung und Archivierung optimiert und automatisiert. Das spart Zeit und minimiert Fehler.
Ist die Softwarelösung für kleine und mittlere Unternehmen oder auch für große Unternehmen geeignet?
Die Softwarelösung ist sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für große Unternehmen geeignet, da sie skalierbar ist und sich den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens anpasst.
Welche Vorteile bietet die Plattform?
Die Plattform bietet zahlreiche Vorteile, darunter die deutliche Zeitersparnis durch Automatisierung, Fehlerminimierung, nahtlose Integration in vorhandene Systeme, volle Transparenz und Kontrolle über den Rechnungsprozess und eine revisionssichere Archivierung.
Werden Daten revisionssicher archiviert?
Ja, die Daten werden revisionssicher archiviert. D.h. sie werden in einem nicht veränderbaren Format gespeichert und können bei Bedarf nachvollziehbar und unverändert wieder bereitgestellt werden.
Wünschen Sie eine maßgeschneiderte Beratung zur X-Rechnung?
Kontaktieren Sie uns und profitieren Sie von professioneller Beratung zur optimierten Abwicklung dieser Anforderungen. Gemeinsam entwickeln wir eine effektive Digitalisierungsstrategie, verbessern Ihre Geschäftsabläufe und setzen moderne Tools wie unsere innovative Datenbanklösung ein.
Mit dem Blick auf das Ganze sichern wir deutliche Kosteneinsparungen, erhöhte Arbeitsleistung und ein überzeugendes Management der Rechnungsworkflows.
Darüber hinaus können wir Sie beispielsweise bei der Implementierung einer webbasierten Lösung von Krankmeldungen, einer Archivierungssoftware oder bei diversen Scan-Services unterstützen.
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