Krankmeldung digital gestalten

für zeitsparendes Management

Krankmeldung digitalisieren

Vorteile einer digitalen Krankmeldung

hakenblau-small Reduzierte Verwaltungskosten
hakenblau-small Weniger Aufwand für Arbeitnehmer
hakenblau-small Keine Zeitverzögerung
hakenblau-small Schnelle interne Information
hakenblau-small Entlastung der Personalabteilung
hakenblau-small Verbesserung der Burn-out-Prävention-Planung
hakenblau-small Förderung des betriebl. Eingliederungsmanagements
hakenblau-small  Revisionssichere Archivierung aller Krankmeldungen

Krankmeldung digital spart Zeit – beim Arbeitnehmer und in der Personalabteilung

Der Arbeitnehmer kann vom Krankenbett aus die Meldung des „Nichtkommens“ beim Arbeitgeber einreichen. Über die mobile Lösung lassen sich via Foto auch ärztliche Krankmeldungen schnell und unkompliziert versenden. Beim Arbeitgeber werden Ressourcen gespart, da sowohl die Meldung als auch die Informationen schon digital vorliegen (quasi in Echtzeit).
Im Human-Ressource-Bereich werden Kapazitäten eingespart. Dies beginnt bei der automatisierten Annahme der Krankmeldung statt einer telefonischen Entgegennahme. Die Erfassung kann auch zentral erfolgen, die Einarbeitung ins interne System läuft dann ebenfalls über die DOCUBYTE® Digitale Krankmeldung.

Die Informationen innerhalb der Abteilungen werden automatisiert an den Vorgesetzten oder berechtigte Personen per Mail weitergeben. Fehler bei der Übertragung oder Übermittlung intern entfallen. Die direkte Ausfall-Planung startet umgehend, da der Verzug aufgrund postalischer Zustellung einer Krankmeldung entfällt.

Aufgrund der Erfassung aller krankheitsbedingten Ausfälle und derer digitalen Archivierung lassen sich Auswertungen optimal erstellen. Dadurch kann die Notwendigkeit für die gesetzlich vorgeschriebene „Burn-Out-Prävention“, die bei einer bestimmten Anzahl von Krankheitstagen pro Jahr vom Arbeitgeber angeboten werden muss, exakt bestimmt werden.

Krankmeldung in Unternehmen

Jeder Arbeitgeber und sicherlich auch die meisten Arbeitnehmer kennen sie: die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AUB). Die meist gelben Scheine sind ein schriftlicher Nachweis dafür, dass ein Arzt mittels einer Untersuchung die Arbeitsunfähigkeit festgestellt hat.

Der Arzt druckt sowohl eine Ausfertigung für den Arbeitgeber für die Entgeltfortzahlung als auch eine Variante für die Krankenkasse aus. Für die Übermittlung an die Krankenkassen ist es den meisten Ärzten bereits heute möglich auf die Daten der Gesundheitskarte zurückgreifen. Während die Einreichung dieser Papierbelege an die Krankenkassen also meist schon in elektronischer Form möglich ist, sind viele Arbeitgeber nach wie vor an den Papierbeleg gebunden. Solche papierbasierten Prozesse sind nicht nur ineffizient, sondern auch Aufwand und Ärgernis für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Wie genau funktioniert das

Aufwand für Krankmeldung & AUB

Krank sein ist schon an sich problematisch genug – ohne schnellstmögliche telefonische Meldung und/oder Krankschreibung kann es schnell zusätzlichen Ärger mit dem Arbeitgeber geben. Viele Unternehmen schreiben vor, dass die Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit spätestens am dritten Tag in der Personalabteilung oder beim Vorgesetzten eingehen muss.

Um seine Pflichten zu erfüllen, muss sich der geschwächte Angestellte nicht nur bei seinem Vorgesetzten abmelden, sondern sich auch mühsam zum Arzt schleppen.

Die meisten Arbeitgeber bürden ihm außerdem auf, die AU-Bescheinigung in ein Briefkuvert zu stecken, dieses zu beschriften, mit einer Briefmarke zu bekleben und in den nächstgelegenen Briefkasten einzuwerfen. Und das alles zeitnah, denn es handelt sich hierbei um eine Fristsache!

Sobald die Krankmeldung in der Poststelle bzw. der Personalabteilung eintrifft, entsteht erneut Aufwand durch das Stück Papier. Das Attest wird zumeist entkuvertiert, gegebenenfalls eingescannt und erfasst oder zumindest als Papierbeleg in der Personalakte abgelegt.

Problem Krankmeldung aus Unternehmenssicht

Digitale Krankmeldung in realer Anwendung

Digitale Krankmeldung: Win-Win für Arbeitgeber und Angestellte

Mit der elektronischen Krankmeldung gestaltet sich dieser Prozess nicht nur wesentlich einfacher für alle Beteiligten, sondern er läuft auch deutlich schneller und effizienter ab. So erhält beispielsweise der Vorgesetzte automatisch eine Nachricht über die voraussichtliche Dauer der Erkrankung.

Sowohl Krankmeldung als auch AU-Bescheinigung werden einfach über ein Self-Service-Portal eingereicht. Das Portal kann zudem zur schriftlichen Krankmeldung genutzt werden, ohne telefonischen Kontakt. Das hat den Vorteil, dass eine lückenlose Dokumentation aller Krankmeldungen vorliegt und in der Abteilung keinerlei Aufwand für die Erfassung und Weiterleitung an den Vorgesetzten entsteht!

Der Verwaltungskosten bei der digitalen Krankmeldung tendieren folglich gegen Null. Zudem ergeben sich neue Möglichkeiten. So ist es etwa möglich, das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) als digitalen Workflow darzustellen. Denn nur ein durchgängiges und einfaches Meldesystem liefert die nötige Transparenz für BEM!

Special Impact: Burn-Out-Prävention & betriebliches Eingliederungsmanagement

Burnout ist bei Arbeitgebern, insbesondere aber bei Angestellten, nach wie vor ein Tabuthema. Viele Beschäftigte fürchten sich davor, eigene Probleme anzusprechen. Viele Entscheider in Unternehmen verbinden Burnout mit mangelnder Belastbarkeit. Diese Art der Depression hat aber oft vielfältige Ursachen. Es ist von elementarer Bedeutung, dass sich der betriebliche Arbeitsschutz dieses Themas annimmt. Damit sich vorausschauende Arbeitgeber und Führungskräfte im Rahmen ihrer Fürsorgepflicht um diese Themen kümmern können, ist eine ausreichend gute Datenbasis unerlässlich. Und genau diese Daten und die entsprechenden Auswertungen liefert Ihnen die Digitale Krankmeldung von DOCUBYTE.
Die digitale Krankmeldung unterstützt Sie nicht nur vorbeugend bei der Burnout-Prävention. Sie hilft auch, wenn die Erkrankung schon da ist, beim betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) und allgemein beim betrieblichen Gesundheitsmanagement. Seit 2004 müssen Arbeitgeber ein BEM durchführen, wenn ein Mitarbeiter innerhalb von zwölf Monaten mehr als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig war. Um die entsprechende Zielgruppe ermitteln zu können, ist eine monatliche Auswertung über den Krankenstand der Mitarbeiter ohnehin erforderlich. Mit der Digitalen Krankmeldung von DOCUBYTE steht diese Analyse nun auf sicheren Beinen.

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Krankmeldung

Ist die Installation von Software auf unseren Rechnern erforderlich?

Nein, Sie müssen keine Software installieren. Sie erhalten auf Wunsch alle erforderlichen Dienstleistungen und die entsprechende Software von DOCUBYTE. Die eingesetzten Plattformen sind sowohl von Administratoren als auch von Benutzern via Browser bedienbar.

Wie gelangen die AU-Bescheinigungen ins Archiv-System?

Wie Sie der Workflow-Grafik oben auf dieser Seite entnehmen können, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten. Der Königsweg: der erkrankte Mitarbeiter meldet sich per Smartphone an der Web-App an, gibt die erforderlichen Daten ein und legt die Krankmeldung als Imagedatei bzw. Smartphone-Foto über eine verschlüsselte Verbindung im System ab.

Natürlich kann jeder Mitarbeiter die Krankmeldung nach wie vor per Post versenden. Die Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung wird dann unter Angabe eines neutralen Stichwortes an ein Postfach von DOCUBYTE gesendet, eingescannt und ebenfalls im System archiviert.

Wie gewährleistet DOCUYBTE den Schutz der sensiblen Daten?
Normale Benutzer – sprich: erkrankte Mitarbeiter – melden sich via Browser mit Benutzername und Kennwort an. Bei starken Passwörtern (mindestens 8 Zeichen mit Ziffern, Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen) ist es sehr unwahrscheinlich, dass diese Daten geknackt werden können – denn auch die Zugangsdaten sind bereits durch die 256bit SSL-Verschlüsselung geschützt.

Neben der elektronischen Krankmeldung und der Upload-Möglichkeit der fotografierten Bescheinigung besitzen Standard-Benutzer keinerlei weitere Rechte. Bei erhöhten Sicherheitsanforderungen, z.B. bei administrativem Zugriff der Personalabteilung, ist die Implementtierung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ohne Probleme möglich. Dann wird neben Benutzername und Passwort zusätzlich eine PIN abgefragt.

Sind die Daten rechtskonform und revisionssicher archiviert?
Ja, die verarbeiteten Dokumente sind absolut sicher verwahrt. Alle Daten werden nach den gängigen Methoden der Datensicherung permanent redundant gespeichert und zusätzlich auf einem räumlich getrennten Backup-Server gesichert. Selbst beim Worst-Case-Szenario eines Totalausfalls des gesamten Rechenzentrums stehen alle Daten im Backup-Rechenzentrum bereit. Die Umschaltung erfolgt automatisch. Die Zertifizierung des Archiv-Systems nach ISO 9001 beweist Sicherheit und Qualität.
Wie erhalten Benutzer ihre persönlichen Kennwörter?
Das System versendet die Kennwörter automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des jeweiligen Mitarbeiters. Nach erfolgreichem Login können User ihr Kennwort jederzeit ändern.
Wie erfahren Vorgesetzte und die Personalabteilung von einer Krankmeldung?
Alle relevanten Stellen erfahren per automatisierter E-Mail-Nachricht unmittelbar von neuen Krankmeldungen. Berechtigte Mitarbeiter können sich außerdem jederzeit an der Plattform anmelden und alle vorliegenden Dokumente einsehen.
Wie überzeugen Sie Mitarbeiter, die skeptisch sind und nicht digital arbeiten möchten?
Kein Mitarbeiter ist gezwungen, sein Smartphone zu benutzen. Selbstverständlich kann die Krankmeldung nach wie vor per Anruf oder auch per E-Mail stattfinden. Die AU-Bescheinigung selbst kann ebenfalls weiterhin per Post versendet werden.
Wie können Sie Ihren Mitarbeitern die eigene Corporate Identity vermitteln?
Es ist problemlos möglich Ihr eigenes Unternehmenslogo und Ihre Corporate Identity in die Plattform zu integrieren. Auf diese Weise erscheint die Oberfläche für die Benutzer wie ein unternehmenseigenes System.
Können die gescannten AU-Bescheinigungen datenschutzgerecht vernichtet werden?
Da alle gescannten Bescheinigungen revisionssicher archiviert werden, steht einer datenschutzgerechten Vernichtung nichts im Wege. DOCUBYTE bietet auch diese Dienstleistung zu günstigen Konditionen an.
Was ist bei der Umstellung auf die digitale Krankmeldung technisch zu beachten?
Besonders wichtig ist die Definition der Berechtigungen von Vorgesetzten und der Personalabteilung. Außerdem muss regelmäßig ein Datenaustausch zwischen Ihrem Unternehmen und DOCUBYTE stattfinden, um die Stammdaten der Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand zu halten. Um alle anderen technischen Angelegenheiten kümmern wir uns!
Wie lange sind Sie vertraglich an DOCUBYTE gebunden?
Der Vertrag läuft mindestens zwölf Monate, ansonsten rentieren sich Einrichtung und Initialkosten tendenziell eher selten.
Was geschieht mit den Daten, wenn der Vertrag ausläuft und nicht verlängert wird?
Es besteht die Möglichkeit, alle archivierten Daten zu exportieren und auf Ihren unternehmenseigenen Servern abzulegen. Auf diese Weise ist ein Wechsel zu Alternativsystemen oder die Umstellung auf eine firmeninterne Lösung zeitnah umsetzbar.

Variable Lösungen für ein digitales Unternehmen der Zukunft

Das Besondere an unseren Lösungen ist der modulare Gedanke bei einer Digitalisierung mit DOCUBYTE®. Unsere Digitalisierungslösungen lassen sich variabel miteinander kombinieren.