Automatisierte Rechnungsprüfung
Wenn Standardlösungen versagen, braucht es Spezialisten

Der Hamburger Mobilitätsdienstleister „Belmoto“ hatte ein Problem: Das Geschäft entwickelte sich zwar hervorragend, der damit einhergehende Mehraufwand bei der Rechnungsverwaltung machte den Mitarbeitern jedoch sehr zu schaffen. Gerade die Prüfung stellte sich als schier unlösbare Zeitfalle heraus.

Im Leasing- und Mietgeschäft ist das Thema Rechnungsprüfung besonders komplex und zeitaufwändig. Ob Einzelrechnung oder Sammelrechnung ganzer Autoflotten – alles ist dabei. Daneben herrscht noch eine großes Durcheinander bei den Rechnungsformate: von PDF-, Excel- und CSV-Dateien bis hin zu Papier. Zudem sind Belegpositionen oft variabel und vertragsabhängig zu berechnen, und machen damit eine rein beleggebundene Prüfung unmöglich. Standardsoftware-Lösungen zur automatisierten Rechnungsprüfung scheiterten hier schon frühzeitig.

Mitarbeiterzufriedenheit steigern und effizienter arbeiten – (k)ein Widerspruch

„Zufriedene Mitarbeiter sorgen für zufriedene Kunden.“ – lautet ein Credo von Philip Kneissler , Geschäftsführer von Belmoto. Ihm ist es wichtig, dafür Sorge zu tragen, dass seine Mitarbeiter Freude an ihrer Tätigkeit haben. Über eintausend Rechnungen werden hier Monat für Monat geprüft. Eine eintönige Arbeit, der die Mitarbeiter nachkommen mussten. Grund genug für das Unternehmen, die verantwortliche Bereichsleiterin Meike Buhmann den Prozess rund um die Eingangs- und Ausgangsrechnungen im Mietwagengeschäft neu überdenken zu lassem. Zusammen mit der IT-Projektspezialistin Sandra Wiesgigl entwickelte Sie ein sehr anspruchsvolles Pflichtenheft für eine digitale und weitreichend automatisierte Verarbeitung der Rechnungsbelege. Damit konnte die Auswahl des passenden IT-Dienstleistern beginnen.

Einige angesprochene Dienstleiter mussten abwinken – zwei Unternehmen kamen in die engere Auswahl. Letztendlich entschieden sich Frau Buhmann und Frau Wiesgigl für die Umsetzung der Automation Ihrer Verwaltungsprozessen gemeinsam mit uns. Ausschlaggebend war dabei der große Erfahrungsschatz von DOCUBYTE beim Scannen von Dokumenten, die Versiertheit im Umgang mit Dokumentenformaten und die individuelle Erarbeitung digitaler Workflows. Ein gewichtiges Argument, neben unserem guten Preis-Leistungsverhältnis, war zudem unser kundenzentriertes Denken – wir überlegen, wie es bei IHNEN besser läuft und zwar umfassend.

Ergebnis: Automatisierte Rechnungsprüfung nach 3 Monaten

Die Prüfung der Rechnungen, die früher mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden war, lief nach nur drei Monaten größtenteils vollautomatisch durch das System. Nur Schadensfälle werden noch händisch geprüft, da deren Abläufe für eine Automatisierung zu variantenreich und komplex sind. Alle anderen, repetitiven Aufgaben bleiben den Mitarbeitern nun erspart, gleichzeitig konnte die Fehlerquote massiv minimiert werden. Das Projekt entpuppte sich als eine „Win-Win-Win“ Situation für alle Beteiligten.

Projektleiterin Meike Buhmann stellte sich für ein Interview zur Verfügung, welches Sie sich bei uns auf LinkedIn ansehen können. Zudem gibt es eine sehr genau Projektschau über die Einführung, Umsetzung und die Folgen unserer digitalen Lösung im Alltag von Belmoto im AP-Verlag.