Professionelle Dokumentenverwaltung
Dokumente digitalisieren mit DOCUBYTE.
Sofortiger Zugriff statt zeitaufwendiger Suche
Kosten senken und Raum effizienter nutzen
Ortsunabhängig & sicher
Schneller finden & einfacher verwalten
Digitalisierung Ihrer Dokumente
Papierdokumente sind oft unhandlich, anfällig für Schäden und erschweren den schnellen Zugriff – das führt zu ineffizienten Arbeitsprozessen und hohen Kosten.
Mit DOCUBYTE digitalisieren Sie Ihre Unterlagen mühelos, sparen Zeit und optimieren Ihre Organisation – unser Scanservice übernimmt den gesamten Prozess von der Erfassung bis zur sicheren Speicherung.
4 Schritte zur Digitalisierung
Papierfrei in vier einfachen Schritten:
Kontaktaufnahme
Sie fordern bequem per Web-Formular oder Telefon ein Angebot an. Wir nehmen mit Ihnen Kontakt auf und Sie erhalten unkompliziert ein unverbindliches Angebot.
Abholung der Akten
Wir holen Ihre Akten durch unseren Transportdienst ab oder setzen für den Versand einen Kurierdienst ein. Möglich ist auch die Umleitung Ihrer Post an ein DOCUBYTE Postfach.
Scannen und übermitteln der Daten
Wir scannen Ihre Dokumente und stellen alle Daten verschlüsselt auf unserem Data-Exchange-Server für Sie bereit. Alternativ übermitteln wir sie per Datenträger.
Einlagerung oder Rückgabe Ihrer Dokumente
Ihre Papierdokumente werden bei uns 4 Wochen lang kostenlos eingelagert, anschließend je nach Wunsch zurück geliefert oder vernichtet.
Dokumente scannen & Papierprozesse optimieren
Digitale Dokumentenverwaltung für mehr Effizienz
DOCUBYTE scannt nicht nur Ihre Dokumente sondern optimiert auch Ihre Dokumentenverwaltung durch digitale Lösungen, die Papierprozesse in automatisierte Workflows verwandeln.
Dadurch haben Sie schnellen Zugriff auf wichtige Unterlagen, reduzieren Kosten und verbessern die Effizienz in Ihrem Unternehmen.
Unsere maßgeschneiderten Lösungen erleichtern den Arbeitsalltag und schaffen eine produktive, fehlerfreie Umgebung.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Was haben Sie von einer Digitalisierung Ihrer Dokumente?
1
Dokumente lassen sich schneller finden, wodurch Sie Zeit sparen und Ihre Organisation lukrativer gestalten können.
2
Sie können die Bestimmungen zur Datensicherheit konsequent umsetzen.
3
Durch den Wegfall der Führung und Aufbewahrung von Dokumenten sparen Sie Raum- und Mietkosten.
4
Die Digitalisierung von Dokumenten schützt vor unberechtigtem Zugriff und Manipulation.
5
Sie schützen sich vor dem Verlust oder der Zerstörung von Dokumenten.
6
Digitalisierung schont Ressourcen und Sie treten aktiv für den Klimaschutz ein.
Erweitern Sie Ihre Möglichkeiten
Weitere Leistungen von DOCUBYTE
Entdecken Sie die weiteren Leistungen von DOCUBYTE im Bereich Scannen & Archivieren:
Datenschutz & Redundanz für Ihre Dokumente
DOCUBYTE Online Archiv
Nach der Digitalisierung Ihrer Dokumente können wir diese im optionalen DOCUBYTE Online-Archiv sicher und doppelt geschützt aufbewahren.
Alle Daten werden dann auf virengeschützten Servern in Deutschland gespeichert, und ein durchdachtes Berechtigungskonzept verhindert unbefugten Zugriff.
Gleichzeitig sorgt die digitale Archivierung für eine Sicherheitskopie, sodass Ihre Dokumente vor Verlust durch Feuer oder Wasser geschützt sind.
Datensicherheit durch geschützte Server in Deutschland
Zugriffskontrolle durch Berechtigungssystem
Ortsunabhängiger, zentraler Zugriff auf Ihre Dokumente
Was unsere Kunden sagen
Echte Partnerschaften. Greifbare Ergebnisse. Digitale Erfolge.
Gemeinsam erfolgreich digital: Unsere Kunden vertrauen nicht nur auf unsere Lösungen, sondern auf echte Partnerschaft. Mit persönlicher Begleitung, technischem Know-how und einem klaren Blick für moderne Anforderungen gestalten wir den digitalen Wandel – verlässlich, engagiert und immer auf Augenhöhe.
Unverbindlich & kostenfrei
Möchten auch Sie Ihre
Dokumente digitalisieren lassen?
Nutzen Sie die Möglichkeit einer unverbindlichen und kostenlosen Beratung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Dokumentenverwaltung schnell, sicher und nachhaltig digitalisieren können – für mehr Effizienz, weniger Papier und eine einfache Handhabung.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Die Digitalisierung von Dokumenten bringt Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile, indem Sie analoge Archive automatisieren und in digitalisierte Dokumente umwandeln. Dies ermöglicht eine effizientere Verwaltung und die schnellere Auffindbarkeit in der Menge an Dokumenten. Dazu zählen Kosteneinsparungen, verbesserte Zusammenarbeit, schnellerer Zugriff auf Informationen, erhöhte Datensicherheit und umweltfreundliche Arbeitsabläufe.
Bei der Digitalisierung von Dokumenten ist es wichtig, sie schnell auffindbar zu machen. Dafür braucht man ein gutes Ablagesystem. DOCUBYTE hilft Ihnen, ein passendes Schlagwortkonzept zu entwickeln. So finden Sie und Ihre Kollegen Dokumente ohne Probleme. Das verbessert Ihre Arbeitsabläufe und spart kosten.
Scannen bedeutet, ein analoges Dokument (z. B. Papier) in ein digitales Abbild umzuwandeln – meist als Bild- oder PDF-Datei. Dabei wird der Inhalt jedoch oft nicht weiterverarbeitet.
Digitalisieren geht einen Schritt weiter: Es umfasst nicht nur das Scannen, sondern auch die strukturierte Erfassung, Verarbeitung, Archivierung und Integration der Daten in digitale Prozesse oder Systeme.
Wenn Sie Ihre Unterlagen mit DOCUBYTE in digitale Dokumente umwandeln, fragen Sie sich vielleicht: Was passiert mit den Papierdokumenten? Die Entscheidung liegt bei Ihnen. Wenn Sie gesetzliche Aufbewahrungspflichten (nach GoBD-Vorgaben) erfüllen müssen, schicken wir die Dokumente zurück. Andernfalls vernichten wir sie nach vier Wochen Lagerung.
Digitale Dokumente sicher schützen ist wichtig, dafür braucht man gute Sicherheitsmaßnahmen. Zum Beispiel braucht man Verschlüsselung, Backups, Sicherheitsprotokolle und Zugangskontrollen. Wir bei DOCUBYTE achten sehr auf Datenschutz und IT-Sicherheit, so schützen wir Ihre digitalisierten Dokumente bestens.
Die Dauer der Digitalisierung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen die Anzahl und Art der Dokumente. Auch der Zustand sämtlicher Akten und Dokumente ist wichtig. Die gewählte Methode spielt eine Rolle. Bei DOCUBYTE bieten wir flexible und skalierbare Lösungen. So passen wir den Prozess an die Bedürfnisse innerhalb des Unternehmens an.
Alle gescannten Dokumente können mit spezieller Software schnell und einfach bearbeitet werden, zum Beispiel durch OCR-Technologie, um Texterkennung und -bearbeitung zu ermöglichen.
Kontaktieren Sie uns jederzeit gerne
Es ist Zeit für eine smarte Dokumentenverwaltung
Mit der Dokumentendigitalisierung von DOCUBYTE verbessern Sie Ihre Verwaltung und automatisieren Arbeitsprozesse effizient. Erfahren Sie in einer kostenlosen Beratung, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und wertvolle Zeit sparen – ganz ohne Papierberge.
