Rechtssicheres Scannen mit TR Resiscan 03138
Ersetzendes Scannen mit Resiscan Pro – Rechtssicher und Komfortabel
Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Papierprozesse
in digitale Workflows zu verwandeln.
✔️ Verringerung des Personalaufwands
✔️ Erfüllung aller Datenschutz-Vorgaben
✔️ Automatisierbarkeit
TR Resiscan Anforderungen an die Signatur
Ein Knackpunkt beim vernichtenden Scannen nach Resiscan 03138 ist die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES). In der Regel – und deswegen haben Behörden und Unternehmen auch wenig Spaß daran – werden Dokumente Einzeln mit einer Signaturkarte und somit hohem manuellen Aufwand digital signiert. Der Gesetzgeber und das BSI erlauben allerdings auch die Nutzung elektronischer Siegel. Das vereinfacht den Prozess ungemein.
Wir haben den Signaturprozess damit automatisiert. Die erstellten PDF/A werden bei entsprechenden Projekteinstellungen direkt an den Signaturserver weitergeleitet, das elektronische Siegel in das Dokument eingebettet. Die PDF-Dateien lassen sich nach dem Signieren nicht mehr verändern, ohne dass es auffällt. Und das ist ein enorm wichtiger Punkt, wenn es darauf ankommt: Im Falle eines Rechtsstreits vor Gericht. Der Richter wird größten Wert darauf legen, dass die Dokumente korrekt signiert wurden. Wäre dem nicht der Fall, wäre das Dokument vor Gericht ungültig – aber genau dafür macht man sich ja den ganzen Aufwand. Wir als Dienstleister haben ohnehin kein Interesse Dokumente zu manipulieren.
Unterschiedliche Schutzbedarfsklassen von Dokumenten verlangen nach unterschiedlichen Sicherheitsstufen. Wir scannen und Verarbeiten einfach alle Akten nach der höchsten Stufe des BSI. Dieser Prozess entspricht den hohen Anforderungen der Rechtssicherheit und wird vom Bundesministerium des Innern unterstützt. Nach dem rechtssicheren ersetzenden Scannen gemäß TR-Resiscan, können die Originale für die spätere Vernichtung freigegeben werden.
Vorteile des Resiscan Pro Prozesses
- Sehr hoher Automatisierungsgrad
- Sehr einfach in Ihre Prozesse integrierbar
- Transparenter Prozess für alle Parteien
- Verfahrendokumentation bereits vorhanden
- An Ihre Bedüfrnisse anpassbar
- Top Preis-/Leistung
Resiscan Anforderungen an die Qualitätskontrolle
Beim vernichtenden Scannen nach der TR 03138 ist ein hohes Augenmerk auf die Kontrolle der Prozesse und Systeme zu legen. Alle Prozess-Schritte müssen korrekt und qualitativ hochwertig ausgeführt und dokumentiert werden.
Es gibt verschiedene Stufen bei der Qualitätskontrolle:
Der Scanoperator beobachtet beim Scannen den Bildschirm der Scan-Station. Bei Auffälligkeiten wird das Scannen gestoppt und das Image geprüft und falls notwendig ein Rescan durchgeführt.
Nach dem Scannen werden am Bildschirm alle Miniatur-Images angesehen. Wenn ein Karton vollständig gescannt ist, erfolgt eine Prüfung, ob alle Akten eines Kartons gescannt wurden.
Nach dem Scannen werden die gescannten Dokumente entweder in die Ursprungsordner bzw. -Mappen gelegt und zum Arbeitsplatz für die Qualitätskontrolle gebracht, sofern das in der Projektbeschreibung aktiviert ist. Es werden nach dem Zufallsprinzip pro Akte eine vorher mit dem Kunden vereinbarte Stichproben-Menge durch die Datenbank generiert.
Wenn ein Rescan notwendig ist, geht der Ordner wieder zum Scan Arbeitsplatz und die zu scannende Seiten werden wieder digitalisiert. Wenn alles in Ordnung ist, wird der Barcode des nächsten Ordners eingelesen und dieser geprüft.
Protokolliert werden immer:
- Name des Mitarbeiters
- Datum und Uhrzeit
- Projektparameter
- Hardware-Typen und Software-Versionen
- Bemerkung
Die Protokolldaten sind in der Regel umfangreich und sind für die korrekten Transfervermerke essenziell.
Resiscan Anforderungen an den Transfervermerk
Üblicherweise wird in den Scansystemen stapelorientiert gearbeitet. Um die Erstellung des Scanprodukts nachvollziehbar zu gestalten, sind neben dem Scanverfahren, der Verfahrensausprägung und der Version zusätzlich Angaben zum Stapel im Transfervermerk festzuhalten.
Hierzu zählen der Stapelname, respektive eine Stapel-ID sowie die Position des Dokuments innerhalb des Stapels. Bei der Positionsangabe sind häufig missverständlich gebrauchte Begriffe wie „Seite“ oder „Blatt“ zu vermeiden und stattdessen die Angabe „Abbild“ zu verwenden.
Daher werden im Transfervermerk folgende Angaben zum Ersteller geführt:
- Organisationseinheit, die das Scanprodukt erstellt hat (inkl. Träger und Anschrift)
- ggf. Angabe zum Scanbediener (Name oder Pseudonym)
- Angaben zum Scanner (z. B. Inventarnummer, Produktbezeichnung)
-Angaben zum Scanarbeitsplatz (z. B. Inventarnummer)
- Angaben zum Scanverfahren (z. B. Verfahrensbezeichnung, Verfahrensausprägung, Version des zugrundeliegenden Scanprozesses)
- Stapelname und Position im Stapel
Der Transfervermerk wird automatisch gesetzt, wenn der Haken in der Projektbeschreibung gesetzt ist. Zusätzlich zu den Anforderungen aus der Richtlinie 03138 wird der gesamte Weg der Dokumente aus organisatorischen Gründen digital erfasst.
Warum Resiscan Pro von Docubyte?
Unseren Resiscan Pro Prozess entstand mangels Einfachheit der am Markt befindlichen Systeme. Wir beweisen es: Es geht auch deutlich komfortabler.
Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit über 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.
Wir denken für unsere Kunden immer mit und sind qua Erfahrung auch oft einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.
Holger Martens - Geschäftsführer
Die Vorteile von TR Resiscan 03138
Die Vorteile von TR Resiscan 03138
Mit der Technischen Richtlinie TR-03138 hat der Gesetzgeber eine Möglichkeit geschaffen, Unterlagen mit erhöhter Sicherheit durch ersetzendes Scannen in die digitale Form umzuwandeln. Damit sind viele Papierunterlagen überflüssig und können nach der Digitalisierung vernichtet werden, ohne dass wichtige oder sensible Daten verloren gehen.
Sie benötigen mehr Informationen?
Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.
Ihr Scan-Dienstleister vor Ort!
Ihr Scan-Dienstleister vor Ort!
So schnell und unkompliziert kann rechtssicheres Scannen sein: mit über 20 Jahren Erfahrung bieten wir Ihnen standardisierte, bewährte Prozesse, um Ihre Papierberge zu digitalisieren. Wir gehen systematisch vor und scannen die Unterlagen sorgfältig und unter Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien ein. Auch bei der Erstellung des digitalen Archivs halten wir uns an die Vorgaben des Gesetzgebers zum Schutz sensibler Daten.
"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."
Michael Pachmajer
Digitale Aktenführung so einfach wie nie!
Mit Docubyte schafft Ihr Unternehmen den Eintritt ins digitale Zeitalter. Der ewige Papierkrieg nimmt damit endlich ein Ende! Statt Berge von Papier werden alle Daten in rechtssicheren E-Akten abgelegt. Wir bieten verschiedene Lösungen für Firmenkunden an, um die Arbeitsprozesse einfacher, ortsunabhängig und deutlich effizienter zu gestalten. Durch ersetzendes Scannen werden Ihre Papier-Unterlagen digital archiviert. Zugriffsberechtigte Personen können jederzeit und von überall auf das Archiv zugreifen und finden die benötigten Daten schnell und zuverlässig.
Posteingang als E-Akte digitalisieren
Die Poststelle ist in einem Unternehmen nicht wegzudenken. Die ankommende Post muss sortiert, weitergeleitet und bearbeitet werden. Das nimmt viel Zeit, Personal und Platz in Anspruch. Deutlich unkomplizierter und effektiver ist es, wenn ankommende Post direkt als E-Akte in die Datenbank eingepflegt und an die zuständige Stelle weitergeleitet wird. Das realisieren wir mit unserem umfassenden Scanservice.
Papierlose Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Am Monatsende stapeln sich bei Ihnen die Lohnabrechnungen? Das muss nicht sein! Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen weitestgehend papierfrei abzuwickeln. Die Abrechnungen stehen digital zur Verfügung und können bei Bedarf jederzeit ausgedruckt werden.
Sie haben weitere Fragen?
Wenn Sie Fragen oder Anliegen haben, wenden Sie sich gerne jederzeit an uns. Unser Team nimmt sich gerne die Zeit für ein persönliches Beratungsgespräch, damit wir Ihnen bei allen Herausforderungen begleitend zur Seite stehen können.
Häufig gestellte Fragen
Was ist TR Resiscan und wie kann es meinem Unternehmen helfen?
TR Resiscan ist eine digitale Lösung für das Scannen und Archivieren von Dokumenten und Daten, die den Anforderungen der "Technischen Richtlinie für ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN)" des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entspricht.
Es ermöglicht Ihrem Unternehmen, physische Dokumente und Akten in einem effizienten und rechtskonformen Verfahren zu digitalisieren, wodurch sowohl Zeit als auch Speicherplatz eingespart werden. Zudem erleichtert es die Auffindbarkeit und Verwaltung von Dokumenten sowie die sichere Speicherung und den Zugriff auf archivierte Daten.
In welchen Branchen ist TR Resiscan besonders relevant?
TR Resiscan ist besonders relevant für Unternehmen und Verwaltungen, die gesetzlich dazu verpflichtet sind, bestimmte Dokumentations- und Archivierungspflichten einzuhalten. Dazu gehören branchenübergreifend Unternehmen aus der Gesundheitsbranche, öffentliche Verwaltungen, Finanzdienstleister, Steuerberater und Rechtsanwälte.
Welche Unterlagen lassen sich einscannen?
Sie können von uns alle Papier-Unterlagen in A3 oder A4, auch in größeren Formaten, Bücher, Kataloge, Bilder und mehr einscannen und digitalisieren lassen. Auch größere Datenmengen sind möglich. Durch unser rechtssicheres Scannen sind Ihre Unterlagen sicher und DSGVO-konform in die E-Akten eingepflegt.
Welche Prozesse können digitalisiert werden?
Neben der Digitalisierung bestehender Unterlagen können auch Prozesse innerhalb des Unternehmens digitalisiert werden. Zum Beispiel können Sie mit unserer Unterstützung Rechnungen Ihrer Lieferanten direkt digital abspeichern und ersparen sich den aufwendigen Umweg über die Poststelle. Viele Vorgänge können so beschleunigt werden.
Holt Docubyte die Unterlagen ab?
Ja, das ist durchaus möglich. Viele Unternehmen wünschen, dass wir die Unterlagen abholen. Wir vereinbaren gemeinsam einen Termin und packen alle Unterlagen, die Sie für TR Resiscan vorsehen, sicher in Archivkartons ein.
Mit Bestandsdaten anfangen oder zukünftige Prozesse digitalisieren?
Am Anfang stellt sich die Frage, ob es mehr Sinn macht, zuerst die Altdaten einzuscannen oder damit zu beginnen, neu hinzukommende Daten zu digitalisieren. Das ist Ihnen selbst überlassen, beides ist sinnvoll. Es macht in jedem Fall Sinn, die bestehenden Unterlagen nach und nach in die elektronischen Akten einzupflegen.
Inwiefern unterstützt TR Resiscan das Aufbewahren von Patientenakten und -daten im Gesundheitsbereich?
TR Resiscan unterstützt den Gesundheitsbereich bei der rechtskonformen Aufbewahrung von Patientenakten und -daten durch die Implementierung klarer Prozesse beim Scannen, Archivieren und Speichern solcher sensiblen Informationen.
Darüber hinaus ermöglicht TR Resiscan eine sichere Datenübertragung und bietet eine leicht zugängliche und zentrale Plattform, auf der medizinisches Personal zeiteffizient Informationen über Patienten einsehen und pflegen kann. Insgesamt erhöht TR Resiscan die Effizienz im Gesundheitsbereich und garantiert dabei, dass alle rechtlichen Vorgaben und Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
Welche Vorteile hat die digitale Lohnabrechnung mit TR Resiscan?
Die digitale Lohnabrechnung mit TR Resiscan bietet Ihrem Unternehmen diverse Vorteile, darunter:
- Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse.
- Reduzierung von Fehlern und manuellem Arbeitsaufwand.
- Zeit- und Kostenersparnis durch den Wegfall des Druckens, Versand und der Lagerung physischer Lohnabrechnungen.
- Schnellerer und sicherer Zugriff auf die Lohnabrechnungen für Mitarbeiter und die Personalabteilung.
- Umweltfreundliche Praxis, da auf Papier und Tinte verzichtet wird.
"Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden."
Wernher von Braun
Variable Lösungen für digitale Unternehmen
Wir bieten Ihnen individuelle digitale Lösungen, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind.
Wir digitalisieren Ihre Daten verlustfrei und legen diese dann korrekt und sicher in unserem Online-Archiv ab.
Das sagen unsere Kunden
"Den Besten zu gefallen, ist kein geringes Lob"
Horaz
Sie wünschen eine persönliche Beratung?
Sie wünschen eine persönliche Beratung?
Docubyte bietet Ihnen nicht nur innovative digitale Lösungen für Ihre Verwaltung und Prozessoptimierung, sondern auch eine umfassende persönliche Beratung zur Implementierung von elektronischen Patientenakten in Ihrem Unternehmen.
Unser Team aus erfahrenen Spezialisten steht Ihnen jederzeit zur Seite, um den Übergang zu einem effizienten und sicheren digitalen System zu erleichtern und Ihre individuellen Anforderungen bestmöglich zu erfüllen.
Bei der persönlichen Beratung analysieren wir Ihre aktuelle Situation, identifizieren Optimierungspotenziale und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen eine maßgeschneiderte Strategie für die Implementierung von elektronischen Patientenakten.
Dabei legen wir großen Wert auf Datenschutz, Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Vertrauen Sie auf unsere Expertise und lassen Sie sich von Docubyte bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens professionell unterstützen.
oder