Scanservice erfordert gute Logistik
Einen guten Scandienstleister zeichnet nicht alleine Qualität und Beratung bei der Erfüllung des Scanservice aus. Um Ihnen ein Maximum an Sicherheit zu garantieren und Ihre wertvollen Dokumente im Zuge der Aktendigitalisierung vor Verlust zu schützen, übernehmen unsere Mitarbeiter auch Verpackung, Abholung und Rücklieferung Ihrer Akten. Bei regelmäßigen Lieferungen in kleineren Mengen arbeiten wir mit DHL, UPS, und verschiedenen Kurierdiensten zusammen. Zudem mieten wir im Rahmen des digitalen Posteingangs diverse Postfächer, die je nach Anforderung täglich bis zu zweimal geleert werden können.
- Faltbare Archivkartons für Aktenordner
- Barcode-Labels für Ordner und Kartons
- Transportgerechte Verpackung
- Abholung / Transport / Wareneingang
- Rücklieferung von Akten nach dem Scannen
- Tägliche Postfachleerung am Morgen
- Sicherheit durch verschließbare Metallbehälter
Transport vor der Aktendigitalisierung
Um sensible Akten in kleinen wie auch großen Mengen vor Verlust zu schützen, unterhalten wir in Verbindung mit unserem Scanservice einen eigenen Transportdienst. Speziell angefertigte Archiv-Kartons oder – bei erhöhten Sicherheitsanforderungen – verschließbare Metallbehälter lassen sich per Akten-Tracking lückenlos nachverfolgen. Tracking bedeutet, dass jeder Ordner und die entsprechenden Transportbehälter bereits vor dem Verladen (also noch im Archiv des Kunden) mit einer eindeutigen Barcode-ID versehen wird. D.h. wir halten nicht nur die reine Anzahl fest, sondern jede Akte wird eindeutig benannt und zugleich der entsprechenden Projekt-Nr. bei DOCUBYTE zugewiesen. Durch diese Systematik kann jederzeit sowohl der Ablageort als auch der Bearbeitungsstatus einer jeden Akte exakt bestimmt werden. Ein Verlust bei der Beförderung oder während der Digitalisierung ist somit ausgeschlossen.
Verpackung und Anbringen von Barcodes vor dem Einscannen von Aktenordnern.
Nach der Digitalisierung können Aktenordner oft vernichtet werden. DOCUBYTE übernimmt auch diese Aufgabe für Sie – zuverlässig und mit Protokollierung.
Scandienstleistung + Aktenvernichtung
Sie können auch die datenschutzgerechte Vernichtung gleich vom Scandienstleister mit erledigen lassen. Falls Sie Ihre Dokumente nach der Aktendigitalisierung im Original nicht mehr benötigen, übernehmen wir die Entsorgung für Sie. Um Ihnen ausreichend Zeit für eine ausführliche Kontrolle der gelieferten Daten einzuräumen, werden alle Akten standardmäßig vier Wochen ab Datenlieferung kostenfrei im DOCUBYTE Papierarchiv zwischengelagert. Falls erforderlich ist auch eine langfristige Einlagerung von Papierdokumenten möglich. Allerdings ist die physische Einlagerung von Papierdokumenten heutzutage dank revisionsicherer digitaler Archivierungsverfahren in den meisten Fällen nicht mehr unbedingt erfoderlich.
So funktioniert der DOCUBYTE Scanservice in vier einfachen Schritten
Schritt 1
Fordern Sie bequem per Web-Formular oder Telefon ein Angebot an. Anschließend nehmen wir Kontakt auf und senden Ihnen ein unverbindliches Angebot.
Schritt 2
Abholung Ihrer Akten durch DOCUBYTE Transportdienst oder Versand per DHL / UPS / anderen Kurier oder Umleitung Ihrer Post an ein DOCUBYTE Postfach.
Schritt 3
Ihre Dokumente werden zügig verarbeitet und verschlüsselt zum Download auf DOCUBYTE DataExchange bereitgestellt oder per Datenträger übermittelt.
Schritt 4
Ihre Papierdokumente werden 4 Wochen lang kostenlos eingelagert und anschließend zurückgeliefert oder nach schriftlicher Freigabe vernichtet.