Scanservice für Frankfurt

Scanservice für Frankfurt

Unser Scanservice für Frankfurt: Lassen Sie Ihre Akten und Ordner von uns einscannen und digitalisieren.

Wir unterstützen Unternehmen, Verwaltungen und speziell Kunden aus dem Gesundheitsbereich dabei, papierlose Prozesse einzuführen. Sparen Sie Platz, Zeit & Kosten mit digitaler Archivierung. Wir reduzieren Ihre umfangreichen Archivbestände auf einen kleinen Datenträger on-premise oder in der Cloud.

Unser Service für Frankfurt: Sammeln, Aufbereiten, Scannen und Digitalisieren von
Dokumenten zu einem Preis pro Seite oder pro Blatt ab 0,04 €.

Unser Scanservice digitalisiert für Sie u. a. die folgenden Dokumente

✔️ Eingangsrechnungen
✔️ Lieferscheine
✔️ Korrespondenz
✔️ Buchhaltungsunterlagen
✔️ Projektmappen & Bauakten
✔️ Personalakten
✔️ Zeichnungen
✔️ Belege
✔️ Pläne

Digitalisierungsprozess kurz erklärt

Schritt 1: Angebot

Bei uns kaufen oder buchen Sie nichts aus heiterem Himmel! Wenn Sie eine digitale Archivierung wünschen, werden Sie zunächst von uns professionell beraten.

Schritt 2: Sammlung

Die digitale Archivierung Ihrer Dokumente schafft viel freien Platz in Ihrem Büro. Doch zunächst müssen die Dokumente abgeholt werden. Wenn Sie die digitale Archivierung bei uns buchen, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Dokumente in sicheren Behältern abgeholt und zurückgebracht werden.

Schritt 3: Vorbereiten der Dokumente zum Scannen

Die verschiedenen Dokumente, die Sie im Rahmen der digitalen Archivierung aufbewahren möchten, sind oft mit Post-its, Heftklammern oder Tackernadeln versehen. Bevor diese
schriftlichen Dokumente Teil des digitalen Archivierungsprozesses werden, entfernen wir all dies.

Schritt 4. Scannen und Digitalisieren von Ordnern

Unsere professionellen Scanner arbeiten mit einer Standardauflösung von 300 dpi. Wenn Sie es wünschen, können wir jedoch auch Auflösungen zwischen 50 und 600 dpi für die digitale Archivierung Ihrer Dokumente verwenden. Wählen Sie außerdem das Format, das Ihnen für die digitale Archivierung am besten zusagt (PDF, JPG, JPEG, PNG, TIFF usw.).
Optional - Schritt 5. OCR/ICR-Technologie, Sortierung und Indexierung Ihrer Dokumente Möchten Sie nach der digitalen Archivierung Ihrer Dokumente nach Schlüsselwörtern (in den Dokumenten) suchen können? Dann fügen wir diese sehr praktische Funktion für Ihre digitale Archivierung mit OCR/ICR-Technologie hinzu.

Schritt 6. Erhalten Sie Ihre Dokumente

Die digitale Archivierung ist abgeschlossen und Sie erhalten Ihre Dokumente in Datenform zurück. Sie haben die Wahl zwischen USB-Stick und DVD, oder Sie erhalten einen Link zu einem verschlüsselten Download. Wenn Sie bereits über ein DMS im Rahmen der digitalen Archivierung verfügen, können wir Ihre Daten sofort an den Server senden.

Optional - Schritt 7. Rücktransport oder Vernichtung

Sie entscheiden, was mit Ihren Dokumenten geschieht. Entweder wir vernichten sie für Sie, oder wir transportieren sie nach der digitalen Archivierung sicher zurück in Ihr Unternehmen.

Schnell wiederfinden statt lange Suchen

Die tägliche Flut an eingehenden Dokumenten kostet Sie viel Zeit? Profitieren Sie von mehr Übersicht und Transparenz - lassen Sie Ihre Dokumente von unserem Scanservice scannen, indexieren und durchsuchen. Die Suche nach einzelnen Akten und Dokumenten in einem digitalen Archiv ist sicher und komfortabel. Wir können Tausende von Dateien innerhalb kürzester Zeit digitalisieren und mit Texterkennung ausstatten.

Durch eine automatische oder manuelle Indexierung (ICR) Ihrer Dokumente geht das Suchen
nach Dokumententypen sehr schnell. Ihre Dokumente werden hierbei mit Metadaten versehen; das sind strukturierte Daten, die Informationen über die wichtigsten Merkmale der
gesuchten Datei enthalten. Zum Beispiel, ob es sich bei dem Dokumente um einen Beleg, einer Krankmeldung oder Bestellung handelt.

Da wir jedes Dokument mit Volltexterkennung (OCR) speichern, können Sie auch nach einzelnen Begriffen oder Daten suchen. Binnen Sekunden werden einst komplette Archive durchsucht – je nachdem, wie detailliert Sie Ihre Suche definieren. Die digitalen Scans in Form einer PDF-Datei werden nach wenigen Sekunden angezeigt und können per E-Mail verschickt oder intern zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden.

Knifflige Vorlagen? Hier kommt unsere manuelle Datenerfassung ins Spiel.

Die manuelle Datenerfassung ist auch in Zeiten leistungsfähiger Texterkennungssysteme oft unumgänglich. Das gilt zum Beispiel für handschriftliche Vorlagen, alte Schriften oder antike Dokumente. Auch zum Auswerten von Fragebögen oder Gewinnspielen (Response- Erfassung) sowie zur Daten-Konvertierung für E-Books ist die manuelle Datenerfassung
wichtig. Bei anspruchsvollen Projekten mit höchster Genauigkeitsanforderung setzen wir unser Double-Keying-Verfahren ein. Dabei werden alle Texte zweimal eingegeben, elektronisch miteinander verglichen und auf Abweichungen geprüft. Mit diesem Verfahren garantieren wir eine Genauigkeit von bis zu 99,98 Prozent.

Wir beraten Sie gerne ausführlicher zu diesem Scanservice.

Digitaler Posteingang - Von der Postabteilung zur digitalen Schaltzentrale

Docubyte stellt Ihnen alles für den digitalen Posteingang zur Verfügung – vom Know-how bis hin zur Software. Wir bieten Ihnen die Digitalisierung Ihrer Eingangspost, eine intelligente Verarbeitung und eine gezielte Verteilung an die zuständigen Mitarbeiter oder Abteilungen. Sie teilen uns Ihre Anforderungen an das Scannen von Dokumenten mit, und wir führen eine professionelle Digitalisierung entsprechend dieser Anforderungen durch. Durch den Einsatz der neuesten Dokumentenscanner und Scantechnologien garantieren wir Ihnen einen optimalen Scanprozess mit hervorragenden Ergebnissen.

Verarbeitung und Integration in Ihren Workflow noch am selben Tag. Inhaltsbasierte Klassifizierung von Dokumenten Automatische Indexierung nach Ihren Vorgaben Zeitersparnis durch elektronische Zustellung an die zuständigen Mitarbeiter oder Abteilungen.
Befreiung von jeglichem Papier Verkürzung der Bearbeitungszyklen durch automatische Verarbeitung. Kürzere Reaktionszeiten durch schnelles Abrufen von Dokumenten.

Digitale Archivierung: Vorteile

Die Vorteile der Dokumentenverwaltung durch digitale Archivierung sind in der Regel größer, als man zunächst annehmen könnte. Je nach Ausgangssituation stellen sich die Vorteile mit unterschiedlichen Prioritäten dar. Handelt es sich um ein Unternehmen, dessen Datenarchiv überlastet ist und das wertvollen Platz zurückgewinnen möchte? Oder möchte sie das Ablagesystem in ihrem Büro durch digitale Archivierung verbessern? Handelt es sich um ein Unternehmen mit mehreren Standorten, das von außen auf seine Dateien und Dokumente oder auf komplette Geschäftsunterlagen zugreifen möchte? Möchten Sie Ihre Daten vor äußeren Einflüssen schützen und bewahren?

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Entlastung Ihrer Mitarbeiter für höherwertige Arbeiten
• Vermeidung von Fehlern oder Informationsverlust
• Transparente und nachvollziehbare Geschäftsprozesse
• Aktiver Umweltschutz und damit Steigerung des Images Ihres Unternehmens
• Mehr Effizienz durch Bündelung vieler Prozesse zu einem einzigen
• Zeitersparnis durch schnelle, standortunabhängige Zugänglichkeit der Daten sowie reduzierten Verarbeitungsaufwand
• Mehr Kundenorientierung und Servicequalität durch schnelle Anfragenbearbeitung
• Kosten- und Platzersparnis (Material, Archivierungsflächen)

Ihr Wunsch: Eine revisionssichere Archivierung Ihrer Daten

Den Rundum-Service beim Scannen und Digitalisieren von Akten in Regensburg erhalten Sie bei uns. Durch digitale Archivierung mit unserem Docubyte Online-Archiv erreichen Sie zwei Ziele gleichzeitig: Datensicherheit und Datenredundanz. Als Scandienstleister und spezialisten für die digitale Verwaltung in Regensburg sorgen wir von Docubyte stets für die Rechtssicherheit Ihres elektronischen Archivs. Revisionssicher nach den aktuellen Vorschriften der GOBD und mit einer auf Ihren digitalen Prozess zugeschnittenen Verfahrensdokumentation. Unser Scanservice für Frankfurt bildet die Grundlage dafür, dass wir nach dem Scannen Ihrer Dokumente schließlich auch die Vernichtung übernehmen dürfen.

Alles in der Cloud gewünscht?

Das cloudbasierte Docubyte Online-Archiv bietet eine Menge Funktionen und löst damit viele Probleme gleichzeitig:

• Archivierung verschiedenster Datenformate
• Rechtssichere E-Mail- & Anhang-Archivierung
• Indexierung der Dokumente
• OCR-Texterkennung
• Direktes Scannen von Dokumenten ins Online-Archiv
• Dokumente ausdrucken oder per E-Mail versenden
• Umfassende Exportmöglichkeiten
• Abbildung verschiedenster Ablagestrukturen
• Benutzerverwaltung mit Rollen & Profilen
• API-Schnittstelle für interne Netzwerkintegration
• Vorgangsverwaltung für Dokumentenmanagement
• Datensicherheit mit permanenten Backups
• Zugangsschutz (Login)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Top-Verschlüsselung mit RSA-AES 256 bit
• Permanente Virenprüfung für Datenuploads
• Ausfallschutz durch Spiegelung
• Überwachung aller Systeme Tag und Nacht
• Mit ISO 9001 Zertifizierung

 

Sollte eine digitale Signatur notwendig sein, zum Beispiel bei Urkunden etc., können wir bei Docubyte das ebenfalls ganz komfortabel für Sie umsetzen

Unser Anspruch: Rundum zufriedene Kunden unseres Scanservice in Frankfurt.

Wir sind von der Digitalisierung überzeugt und wollen, dass alle Unternehmen in ganz Deutschland von der digitalen Arbeit profitieren. Dokumente scannen zu lassen soll Vorteile bringen und als Investition in alle Unternehmen passen. Sie bekommen von uns ausführliche Beratung, Produkte die zu Ihrem Unternehmen passen, ein super Preis-Leistungsverhältnis, professioneller Datenschutz, eine deutlich merkbare Zeitersparnis und ganz wichtig: Ein gutes Gefühl bei Ihrem Digitalisierungsvorhaben.

Sprechen Sie uns gerne an.