Scanservice Nürnberg

Wir kommen mit unserem eigenen Kurierdienst und verpacken Ihre Akten und Unterlagen vor Ort – ganz gleich, ob es sich um Akten und Dokumente aus Ihrem Bestandsarchiv oder der Tagespost handelt. Durch ein Übergabeprotokoll wird alles protokolliert.

Vorbereitung der Dokumente

Sie müssen Ihre aktuelle Ablage ebenso wenig vorbereiten wie Ihre Altakten, die Sie zum Zweck der Digitalisierung übergeben. Wir bereiten Ihre Aktenordner und Belege für das
Scannen komplett selbst vor. Wir entfernen Heftklammern und Eselsohren, kleben kleine Haftnotizen auf A4-Seiten bringen, Barcodes für die digitale Heftung an und formen
Scanstapel mit bis zu 500 Seiten. So können unsere Hochleistungsscanner aus Ihren Dokumenten problemlos Scans herstellen.

Scannen / Digitalisieren

Wir scannen die vorbereiteten Einzelseiten mit modernen Dokumentenscannern, die Vorderund Rückseiten werden gleichzeitig gescannt. Leerseiten werden von der Software
automatisch gelöscht. Obwohl die Scanner in Farbe, Schwarz/Weiß oder in Graustufen scannen können, scannen wir aus Qualitätsgründen alles in Farbe.

Die sichere Scantechnologie gewährleistet, dass alle Informationen übertragen werden: Dokumente werden entsprechend der Leserichtung ausgerichtet, die Scanqualität wird
automatisch an die Vorlage angepasst. Dank Doppeleinzugskontrolle, Formaterkennung und Farbscan gehen bei der Digitalisierung keine Informationen verloren.

Zeichnungen & Pläne

Möchten Sie großformatige Pläne und Zeichnungen in den Formaten DIN A2 bis DIN A0 digitalisieren, können wir auch diese problemlos mit unseren Großformatscannern scannen. Neben Bauakten und technischen Dokumenten wie Patenten, eignet sich unser Scanservice auch für die Digitalisierung von Zeichnungen. Alle technischen Zeichnungen können wir mit unseren Vektorisierungsservice auch für die digitale Weiterverarbeitung vorbereiten.

Indizierung / ICR

Die Indizierung der Scans und digitalen Akten erfolgt nach Ihren Vorgaben, damit Sie Ihre Dokumente später im elektronischen Archiv auch schnell und einfach wiederfinden können. Zudem können wir die von Ihnen vorgegebenen Suchbegriffe zu jedem digitalen Dokument erfassen, zum Beispiel die Beschriftung des Ordnerrückens oder der Register, sowie ein Datum oder Nummernkreis. Rechnungsnummern oder Absender kommen beim täglichen Scanservice von Briefpost zum Tragen.

Datenerfassung / OCR (Texterkennung)

Zusätzlich zu den eindeutigen Suchbegriffen, die wir für jedes digitale Dokument erfassen können, durchlaufen Ihre Scans eine OCR-Texterkennung. Die PDFs werden dabei nicht verändert – der erkannte Text wird einfach als Zusatzinformation an die Datei angehängt. Damit sind die PDF-Dateien nach einzelnen Begriffen oder Zahlen durchsuchbar. Nur so lässt es sich danach digital super bequem arbeiten.

Archivierung & Ausgabe

Sie erhalten die digitalisierten Dokumente entweder als PDF-Dateien oder als dierekt importierbare Datenfiles für Ihr Dokumentenmanagement-System (DMS/ECM). Sie können Ihre Daten von unserem zugangsgeschützten Server als FTP-Download ziehen, auf unser Archiv-Cloud zurückgreifen oder die Nextcloud nutzen. Alternativ stellen wir Ihnen auch eine externe Festplatte zur Verfügung.

Aktenvernichtung & Rechtsgrundlage

Da wir ausschließlich auf Basis gesetzlicher Vorgaben hinsichtlich der Prüfbarkeit, Auswertbarkeit und den Grundsätzen der GOBD arbeiten, können Ihre Papierakten nach der Digitalisierung vernichtet werden. Gerne übernehmen wir auch den Service der Aktenvernichtung für Sie. Nach einer Zwischenlagerungszeit von 4 Wochen nach der Digitalisierung vernichten, können wir Ihre Unterlagen nach schriftlicher Freigabe gemäß ISO 66399 vernichten. Dafür stellen wir Ihnen ein entsprechendes Zertifikat für Ihre Unterlagen aus.

Sie fragen sich, für wen sich unser Service eignet? Unsere Zielgruppe ist breit gefächert. jedes Unternehmen, in dem Papier anfällt, kann sich an uns wenden. Generell arbeiten wir nicht nur für Industrieunternehmen und Gewerbetreibende. Auch Anwälte, Architekten, Stadtplaner und Bibliotheken gehören zu unseren Kunden.

Wir scannen Bücher, Zeichnungen, Pläne und vieles mehr in den Formaten A0 bis A6. Tipp: Nutzen Sie unsere umfassende Expertise für ein professionelles Dokumentenmanagement in Ihrem Betrieb. Auch Services wie die Aktenvernichtung in Nürnberg übernehmen wir nach dem Einscannen gerne für Sie.

Suchen Sie oft in alten Aktenordnern und die Ablage der Dokumente kostet zu viel Zeit? Dann übergeben Sie Ihr Aktenarchiv an unseren Scanservice Nürnberg und wir digitalisieren
Ihre Dokumente und speichern sie als PDF-Dateien auf Datenträgern im Docubyte Online-Archiv oder bereiten Sie für den Import in Ihr DMS (Dokumenten-Management-System) vor.

Für die elektronische Archivierung ist nicht immer der Einsatz einer Archivierungssoftware wie z. B. eines DMS, notwendig. Steht die Platzersparnis im Vordergrund, z. B. weil das
Unternehmen umzieht oder wertvoller Platz für zusätzliche Arbeitsplätze geschaffen werden soll, bieten wir die effektive Lösung als PDF-Verzeichnisstruktur.

Wie Sie im Bild unten sehen können, erstellen wir für Sie eine übersichtliche Verzeichnisstruktur anhand der Ordnerrücken aus Dokumententypen, Jahren und Themen, in
der sich auch ungeübte Benutzer schnell zurechtfinden und jedes gewünschte Dokument in Sekundenschnelle finden können.

Darüber hinaus speichern wir jede PDF-Datei mit einer Texterkennung (OCR), die es Ihnen ermöglicht, nach Stichworten, einzelnen Werten oder Zahlen zu suchen. Diese Form der digitalen Archivierung ist auch vom Gesetzgeber anerkannt und entspricht der GOBD.

Die Vorteile der Digitalisierung Ihrer Akten, Ordner und Dokumente sind neben einempapierlosen Büro zahlreich:

• 99 % Platzersparnis
• Dokumente schnell Finden statt lange Suchen
• Senkung der Ablagekosten um bis zu 70 %
• Prozesse digitalisieren und Verwaltung optimieren
• Verbesserter Kundenservice

Mit Schreiben vom 8. März 2003 hat der Gesetzgeber jedem Steuerzahler die Möglichkeit eingeräumt, aufbewahrungspflichtige Dokumente auf Bildträgern zu speichern.

Dabei sind natürlich einige gesetzliche Grundlagen zu beachten, die wir bei der Digitalisierung Ihrer Akten & Dokumente mit unserem Nürnberger Scanservice selbstverständlich strikt einhalten:

• Revisionssicherheit
• Nachvollziehbarkeit
• Dokumentation
• Rechtzeitige
• Verfügbarkeit
• Berechtigungskonzept

Sowie einige weitere Vorschriften und Anforderungen, wie z. B. das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation, die wir als zertifizierter Scandienstleister auch für Sie erstellen können.

Die Kosten für die Digitalisierung Ihrer Dokumente und Bestandsakten kalkulieren wir idealerweise auf der Basis einer kostenlosen Testarchivierung von einem Ordner pro Dokumentenart. Gerne können Sie uns Testordner zusenden oder wir holen diese bei einem ersten Beratungsgespräch persönlich ab.

Wir bearbeiten diese Testordner einmal komplett digital, die Originale werden Ihnen abgeheftet zurückgesandt, zusammen mit einem detaillierten Angebot und den digitalen Dokumenten & Verzeichnissen zum Download zur Verfügung gestellt.

Diesen Service bieten wir allen Interessenten im B2B-Bereich kostenlos an. Die Kosten liegen im Durchschnitt zwischen 15,-€ und 20,-€ für die Digitalisierung einer Akte Übernimmt unser Scanservice Nürnberg für Sie täglich, wöchentlich oder monatlich das Scannen der aktuellen Akte, berechnen wir unseren Scanservice auf Basis der tatsächlich gescannten Blätter. Im Durchschnitt berechnen wir 0,02€ bis 0,04€ pro digitalisiertem Vorgang.