Scanservice Regensburg
Lassen Sie Ihre Akten und Ordner von uns Einscannen und Digitalisieren
Wir helfen Unternehmen dabei, ihre Papierprozesse
in digitale Workflows zu verwandeln.
✔️ Schneller finden statt lange suchen
✔️ Geld sparen & Platz schaffen
✔️ Ortsunabhängig & Sicher
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Mehr Produktivität und Zeitersparnis durch schnelle Auffindbarkeit aller Daten
- Kostensenkung durch geringeren Zeitfaktor und Verzicht auf Archivierungsflächen
- Örtlich und zeitlich unbeschränkter Zugriff
- Verhinderung von unbefugter Einsicht und Manipulation
- Schutz vor Verlust von Dokumenten
Digitales Dokumentenmanagement vom Scandienstleister in Regensburg
Als Scandienstleister in Regensburg sind wir Ihr Partner für Ihr Gesamtprojekt der digitalen Transformation Ihrer papierbasierten Vorgangsverwaltung und Ablage.
Von der Beratung und Soll/Ist-Analyse, über das Abholen Ihrer Dokumente und das Scannen mit den Hochleistungsscannern unseres Scanservice Regensburg bis zur Einrichtung eines digitalen Ablage- und Archivsystems begleiten wir Sie durch den Gesamtprozess. Nach Abschluss der Digitalisierung können wir die Dokumente DSGVO konform durch einen zertifizierten Business Partner vernichten lassen.
Unser Ansatz zur digitalen Transformation ist ganzheitlich. Aus unserer Tätigkeit als Scanservice in Regensburg heraus wissen wir, welche Mengen an papiernen Aktenbeständen der digitalen Transformation bedürfen. Mit dem Generieren von Scans ist jeweils nur der erste Schritt hin zum papierlosen Büro geschafft. Es gilt, die digitalisierten Assets in eine Infrastruktur zum Dokumentenmanagement einzubinden.
Die digitalisierten Assets müssen auch just-in-time digital gefunden und genutzt werden können. Nur so kann Durchgängigkeit im täglichen Geschäftsprozess erzielt werden.
Deshalb werten wir die erzeugten Scans für Sie textuell mittels OCR (Optical Character Recognition) aus und unterstützen Sie beim, Import von Asses und Metadaten in Systeme zum digitalen Dokumentenmanagement.
Warum Docubyte?
Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.
Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.
Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.
Holger Martens - Geschäftsführer
10 Jahre lang Daten aufbewahren und gleichzeitig Platz sparen
Sie müssen Ihre Akten und Dokumente 10 Jahre lang aufbewahren. Dabei geht wertvoller und in Großstädten teurer Platz verloren. Unser Scanservice für Regensburg: Wir holen Ihre Akten, Dokumente und Unterlagen in ganz Regensburg und Umgebung ab und scannen sie für Ihr elektronisches Archiv.
Egal ob Sie 10 Akten oder ein Bestandsarchiv mit mehreren Hundert Ordnern haben, wir reduzieren Ihre Papierberge und Archivbestände auf einen kleinen Datenträger (= bis zu 99 % Platzersparnis).
Mit einem elektronischen Archiv sparen Sie auch Kosten. Aktuellen Studien zufolge kostet ein elektronisches Archiv bis zu 70 % weniger als ein herkömmliches Ablagesystem. Neben der Platzersparnis optimieren Sie die Suche nach einzelnen Dokumenten.
Für jeden Dokumententyp erstellen wir spezielle Ablagestrukturen, die es auch ungeübten Nutzern ermöglichen, das elektronische Archiv schnell und einfach zu durchsuchen, z. B.:
- Struktur nach Datum anlegen
- Struktur nach Kundennamen anlegen
- Struktur nach Barcodes und Nummern anlegen
Unser Service für Regensburg: Sammeln, Aufbereiten, Scannen und Digitalisieren von Dokumenten zu einem Preis pro Seite oder pro Blatt ab 0,04€.
"Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden."
Wernher von Braun
Papierfrei in vier einfachen Schritten
Schritt 1
Sie fordern bequem per Web-Formular oder Telefon ein Angebot an. Wir nehmen mit Ihnen Kontakt auf und Sie erhalten unkompliziert ein unverbindliches Angebot.
Schritt 2
Wir holen Ihre Akten durch unseren Docubyte Transportdienst ab oder setzen für den Versand einen Kurierdienst ein. Möglich ist auch die Umleitung Ihrer Post an ein Docubyte Postfach.
Schritt 3
Wir scannen Ihre Dokumente und stellen alle Daten verschlüsselt auf unserem DataExchange-Server für Sie bereit. Alternativ übermitteln wir sie per Datenträger.
Schritt 4
Ihre Papierdokumente werden bei uns 4 Wochen lang kostenlos eingelagert, anschließend je nach Wunsch zurückgeliefert oder vernichtet.
Ihr Digitalisierungsdienstleister in Regensburg
Der manuelle Umgang mit papiernen Aktenbeständen ist zeitraubend und unterbricht die normierte, digitale Vorgangsbearbeitung. Es war vor der Digitalisierung in vielen Betrieben üblich, dass der Gang ins Archiv routinemäßig an Praktikanten und Auszubildende delegiert wurde - die Arbeitszeit von Vollzeitkräften wurde als zu kostbar für jenen Overhead angesehen.
Ein Problem an diesem Ansatz war der erzwungene Stillstand in der Vorgangsbearbeitung. Bevor Praktikanten/Auszubildende nicht mit der Akte zurückkehrte, konnte der Vorgang nicht weiter bearbeitet werden - im digitalen Zeitalter eine nicht hinzunehmende Unterbrechung im Fortgang des Geschäftsprozesses.
Mit Docubyte als Ihrem Partner für Dokumentenmanagement in Regensburg gehören solche Störungen im Geschäftsprozess für Sie der Vergangenheit an. Wir scannen nicht nur für Sie, wir helfen Ihnen, Ihre digitale Dokumentenverwaltung so zu organisieren, dass Ihre Sachbearbeiter alle zur Vorgangsbearbeitung benötigten Dokumente just-in-time zur Verfügung haben.
Ihre Geschäftsprozesse werden durch diese Art des Dokumentenmanagements normiert und durchgängig digitalisiert - weder Sie noch Ihre Kunden müssen fortan auf das Bereitstellen physischer Kopien warten.
Welchen Nutzen haben Sie?
1
Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis
2
Effiziente Prozesse und ungehinderter Workflow
3
Produktive und zufriedene Mitarbeiter
4
Maximale Datensicherheit
5
Kundenfreundlichkeit und Imagegewinn
6
Aktiver Klimaschutz
Variable Lösungen für digitale Unternehmen
Wir bieten Ihnen individuelle digitale Lösungen, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind.
Wir digitalisieren Ihre Daten verlustfrei und legen diese dann korrekt und sicher in unserem Online-Archiv ab.
Das sagen unsere Kunden
"Den Besten zu gefallen, ist kein geringes Lob"
Horaz
Häufig gestellte Fragen
Wir wollen in mehreren Etappen digitalisieren. Wie unterstützen Sie uns?
Ein Aktenpaket, das Sie uns zum Scannen übergeben, kann von uns nach Ihren Vorgaben als ein Batch oder in mehreren Batches gescannt werden. Die Benennung der im Scan erzeugten Assets und die Belegung mit Metadaten kann pro Batch individuell angepasst werden.
Welche Datensicherheit können Sie gewährleisten?
Wir werden regelmäßig durch eine unabhängige Prüfstelle (siehe unter "Zertifikat") überprüft. Wir sind damit als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO für Datenerfassung und Scandienstleistungen zertifiziert.
Sie benötigen mehr Informationen?
Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.
Scanservice deutschlandweit
"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."
Michael Pachmajer
Sie wünschen eine persönliche Beratung?
Wenn Sie professionelle Beratung zur Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse wünschen, sind Sie bei Docubyte genau richtig! Unser hochqualifiziertes Team unterstützt Sie dabei, digitale Dokumentationslösungen zu implementieren und somit Prozesse automatisieren, die Produktivität Ihres Unternehmens steigern und gleichzeitig neue Umsatzpotenziale erschließen zu können.
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