Scanservice für Regensburg

Scanservice für Regensburg

Unser Scanservice für Regensburg: Lassen Sie Ihre Akten und Ordner von uns einscannen und digitalisieren.

Wir unterstützen Unternehmen, Verwaltungen und speziell Kunden aus dem Gesundheitsbereich dabei, papierlose Prozesse einzuführen. Sparen Sie Platz, Zeit & Kosten mit digitaler Archivierung. Wir reduzieren Ihre umfangreichen Archivbestände auf einen kleinen Datenträger on-premise oder in der Cloud.

Digitalisierungsprozess kurz erklärt

Schritt 1: Angebot

Bei uns kaufen oder buchen Sie nichts aus heiterem Himmel! Wenn Sie eine digitale Archivierung wünschen, werden Sie zunächst von uns professionell beraten.

Schritt 2: Sammlung

Die digitale Archivierung Ihrer Dokumente schafft viel freien Platz in Ihrem Büro. Doch zunächst müssen die Dokumente abgeholt werden. Wenn Sie die digitale Archivierung bei uns buchen, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Dokumente in sicheren Behältern abgeholt und zurückgebracht werden.

Schritt 3: Vorbereiten der Dokumente zum Scannen

Die verschiedenen Dokumente, die Sie im Rahmen der digitalen Archivierung aufbewahren möchten, sind oft mit Post-its, Heftklammern oder Tackernadeln versehen. Bevor diese
schriftlichen Dokumente Teil des digitalen Archivierungsprozesses werden, entfernen wir all dies.

Schritt 4. Scannen und Digitalisieren von Ordnern

Unsere professionellen Scanner arbeiten mit einer Standardauflösung von 300 dpi. Wenn Sie es wünschen, können wir jedoch auch Auflösungen zwischen 50 und 600 dpi für die digitale Archivierung Ihrer Dokumente verwenden. Wählen Sie außerdem das Format, das Ihnen für die digitale Archivierung am besten zusagt (PDF, JPG, JPEG, PNG, TIFF usw.).
Optional - Schritt 5. OCR/ICR-Technologie, Sortierung und Indexierung Ihrer Dokumente Möchten Sie nach der digitalen Archivierung Ihrer Dokumente nach Schlüsselwörtern (in den Dokumenten) suchen können? Dann fügen wir diese sehr praktische Funktion für Ihre digitale Archivierung mit OCR/ICR-Technologie hinzu.

Schritt 6. Erhalten Sie Ihre Dokumente

Die digitale Archivierung ist abgeschlossen und Sie erhalten Ihre Dokumente in Datenform zurück. Sie haben die Wahl zwischen USB-Stick und DVD, oder Sie erhalten einen Link zu einem verschlüsselten Download. Wenn Sie bereits über ein DMS im Rahmen der digitalen Archivierung verfügen, können wir Ihre Daten sofort an den Server senden.

Optional - Schritt 7. Rücktransport oder Vernichtung

Sie entscheiden, was mit Ihren Dokumenten geschieht. Entweder wir vernichten sie für Sie,
oder wir transportieren sie nach der digitalen Archivierung sicher zurück in Ihr Unternehmen.

10 Jahre lang Daten Aufbewahren und gleichzeitig Platz sparen

Sie müssen Ihre Akten und Dokumente 10 Jahre lang aufbewahren. Dabei geht wertvoller und in Großstädten teurer Platz verloren.
Unser Scanservice für Regensburg: Wir holen Ihre Akten, Dokumente und Unterlagen in ganz Regensburg und Umgebung ab und scannen sie für Ihr elektronisches Archiv. Egal ob Sie 10 Akten oder ein Bestandsarchiv mit mehreren Hundert Ordnern haben, wir reduzieren Ihre Papierberge und Archivbestände auf einen kleinen Datenträger (= bis zu 99 %
Platzersparnis).

Mit einem elektronischen Archiv sparen Sie auch Kosten. Aktuellen Studien zufolge kostet ein elektronisches Archiv bis zu 70 % weniger als ein herkömmliches Ablagesystem. Neben der Platzersparnis optimieren Sie die Suche nach einzelnen Dokumenten. Für jeden Dokumententyp erstellen wir spezielle Ablagestrukturen, die es auch ungeübten Nutzern ermöglichen, das elektronische Archiv schnell und einfach zu durchsuchen, z. B.:

- Struktur nach Datum anlegen
- Struktur nach Kundennamen anlegen
- Struktur nach Barcodes und Nummern anlegen

Unser Service für Regensburg: Sammeln, Aufbereiten, Scannen und Digitalisieren von Dokumenten zu einem Preis pro Seite oder pro Blatt ab 0,04 €.

Unser Scanservice digitalisiert für Sie u. a. die folgenden Dokumente

✔️ Eingangsrechnungen
✔️ Lieferscheine
✔️ Korrespondenz
✔️ Buchhaltungsunterlagen
✔️ Projektmappen & Bauakten
✔️ Personalakten
✔️ Zeichnungen
✔️ Belege
✔️ Pläne

Schnell wiederfinden statt lange Suchen

Die Suche nach einzelnen Akten und Dokumenten in einem digitalen Archiv ist sicher und komfortabel.

Durch eine automatische oder manuelle Indexierung (ICR) Ihrer Dokumente geht das Suchen nach Dokumententypen sehr schnell. Ihre Dokumente werden hierbei mit Metadaten versehen; das sind strukturierte Daten, die Informationen über die wichtigsten Merkmale der gesuchten Datei enthalten. Zum Beispiel, ob es sich bei dem Dokumente um einen Beleg, einer Krankmeldung oder Bestellung handelt.

Da wir jedes Dokument mit Volltexterkennung (OCR) speichern, können Sie auch nach einzelnen Begriffen oder Daten suchen. Binnen Sekunden werden einst komplette Archive
durchsucht – je nachdem, wie detailliert Sie Ihre Suche definieren. Die digitalen Scans in Form einer PDF-Datei werden nach wenigen Sekunden angezeigt und können per E-Mail
verschickt oder intern zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden.

Ihr Wunsch: Eine revisionssichere Archivierung Ihrer Daten

Den Rundum-Service beim Scannen und Digitalisieren von Akten in Regensburg erhalten Sie bei uns. Durch digitale Archivierung mit unserem Docubyte Online-Archiv erreichen Sie zwei Ziele gleichzeitig: Datensicherheit und Datenredundanz.

Als Scandienstleister und spezialisten für die digitale Verwaltung in Regensburg sorgen wir von Docubyte stets für die Rechtssicherheit Ihres elektronischen Archivs. Revisionssicher
nach den aktuellen Vorschriften der GOBD und mit einer auf Ihren digitalen Prozess zugeschnittenen Verfahrensdokumentation. Unser Scanservice für Regensburg bildet die
Grundlage dafür, dass wir nach dem Scannen Ihrer Dokumente schließlich auch die Vernichtung übernehmen dürfen.

Das cloudbasierte Docubyte Online-Archiv bietet eine Menge Funktionen und löst damit viele Probleme gleichzeitig:

• Archivierung verschiedenster Datenformate
• Rechtssichere E-Mail- & Anhang-Archivierung
• Indexierung der Dokumente
• OCR-Texterkennung
• Direktes Scannen von Dokumenten ins Online-Archiv
• Dokumente ausdrucken oder per E-Mail versenden
• Umfassende Exportmöglichkeiten
• Abbildung verschiedenster Ablagestrukturen
• Benutzerverwaltung mit Rollen & Profilen
• API-Schnittstelle für interne Netzwerkintegration
• Vorgangsverwaltung für Dokumentenmanagement
• Datensicherheit mit permanenten Backups
• Zugangsschutz (Login)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Top-Verschlüsselung mit RSA-AES 256 bit
• Permanente Virenprüfung für Datenuploads
• Ausfallschutz durch Spiegelung
• Überwachung aller Systeme Tag und Nacht
• Mit ISO 9001 Zertifizierung

Unser Anspruch: Rundum zufriedene Kunden unseres Scanservice in Regensburg.

Wir sind von der Digitalisierung überzeugt und wollen, dass alle Unternehmen in ganz Deutschland von der digitalen Arbeit profitieren. Dokumente scannen zu lassen soll Vorteile bringen und als Investition in alle Unternehmen passen. Sie bekommen von uns ausführliche Beratung, Produkte die zu Ihrem Unternehmen passen, ein super Preis-Leistungsverhältnis, professioneller Datenschutz, eine deutlich merkbare Zeitersparnis und ganz wichtig: Ein gutes Gefühl bei Ihrem Digitalisierungsvorhaben.

Sprechen Sie uns gerne an.