Scanservice für Rosenheim

Scanservice für Rosenheim

Unser Scanservice für Rosenheim: Lassen Sie Ihre Akten und Ordner von uns einscannen und digitalisieren.

Wir unterstützen Unternehmen, Verwaltungen und speziell Kunden aus dem Gesundheitsbereich dabei, papierlose Prozesse einzuführen. Sparen Sie Platz, Zeit & Kosten mit digitaler Archivierung.

Unser Scanservice für Rosenheim

Sie benötigen dringend Platz für Ihre Akten?
Sie wollen digital archivieren, um Ihre Dokumentenablage zu optimieren?
Das papierlose Büro ist Ihr Wunsch?

Unser Scanservice für Rosenheim digitalisiert Ihre Aktenordner, Belege und Dokumente!
Scanservice für Rosenheim mit Verpackung der Akten und Abholung; zertifiziert nach ISO 9001:2015 - streng nach den Anforderungen des BDSG und der DSGVO.

Mit unserem Scanservice können Sie digital arbeiten: Ortsunabhängig digitale Daten als FTPDownload oder direkt in der Docubyte- oder Next-Cloud.
Scanservice-Rosenheim = Komplettservice für die elektronische Archivierung Ihrer Daten

Ob das tägliche Scannen von eingehenden Dokumenten oder die digitale Archivierung von Bestandsarchiven als Scanservice-Dienstleister übernehmen wir den Scanservice für
Unternehmen in Rosenheim und dem Landkreis Rosenheim z. B. in Kolbermoor, Bad Aibling und Wasserburg am Inn oder auch Bruckmühl und Prien am Chiemsee.

Wir setzen uns dafür ein, Ihnen und Ihren Mitarbeiter:

✔️Eine effizientere Arbeitsweise in allen Geschäftsbereichen zu ermöglichen;

✔️ Kosten erheblich zu reduzieren;

✔️Eine produktive und angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen;

✔️Die Konzentration auf das Kerngeschäft zu erlauben;

✔️Und die Umwelt aktiv zu entlasten und den Klimaschutz voranzutreiben.

Durch eine Testarchivierung kalkulieren wir für Sie den Aufwand für das Scannen Ihrer Dokumente und Akten. Wir scannen probeweise 1-2 Testordner oder einen Dokumentenquerschnitt für einen geringen Betrag für Sie ein. Im Anschluss erhalten Sie ein umfassendes und individuelles Angebot zum Scannen und Archivieren. Mit unserem Rosenheimer Scanservice bieten wir das komplette Spektrum an Dienstleistungen für die elektronische Archivierung. Von der Abholung der Akten über die Ausgabe der Daten bis zur Vernichtung der Papierakten - revisionssicher, streng nach den geltenden Regeln des Datenschutzgesetzes und ISO-zertifiziert mit Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015.

Scanservice von der Abholung bis zur Aktenvernichtung

Abholung Rosenheim

Wir kommen mit unserem eigenen Kurierdienst und verpacken Ihre Akten und Unterlagen vor Ort – ganz gleich, ob es sich um Akten und Dokumente aus Ihrem Bestandsarchiv oder der Tagespost handelt. Durch ein Übergabeprotokoll wird alles protokolliert.

Vorbereitung der Dokumente

Sie müssen Ihre aktuelle Ablage ebenso wenig vorbereiten wie Ihre Altakten, die Sie zum Zweck der Digitalisierung übergeben. Wir bereiten Ihre Aktenordner und Belege für das
Scannen komplett selbst vor. Wir entfernen Heftklammern und Eselsohren, kleben kleine Haftnotizen auf A4-Seiten bringen, Barcodes für die digitale Heftung an und formen
Scanstapel mit bis zu 500 Seiten. So können unsere Hochleistungsscanner aus Ihren Dokumenten problemlos Scans herstellen.

Scannen / Digitalisieren

Wir scannen die vorbereiteten Einzelseiten mit modernen Dokumentenscannern, die Vorderund Rückseiten werden gleichzeitig gescannt. Leerseiten werden von der Software
automatisch gelöscht. Obwohl die Scanner in Farbe, Schwarz/Weiß oder in Graustufen scannen können, scannen wir aus Qualitätsgründen alles in Farbe.

Die sichere Scantechnologie gewährleistet, dass alle Informationen übertragen werden: Dokumente werden entsprechend der Leserichtung ausgerichtet, die Scanqualität wird
automatisch an die Vorlage angepasst. Dank Doppeleinzugskontrolle, Formaterkennung und Farbscan gehen bei der Digitalisierung keine Informationen verloren.

Zeichnungen & Pläne

Möchten Sie großformatige Pläne und Zeichnungen in den Formaten DIN A2 bis DIN A0 digitalisieren, können wir auch diese problemlos mit unseren Großformatscannern scannen. Neben Bauakten und technischen Dokumenten wie Patenten, eignet sich unser Scanservice auch für die Digitalisierung von Zeichnungen. Alle technischen Zeichnungen können wir mit unseren Vektorisierungsservice auch für die digitale Weiterverarbeitung vorbereiten.

Indizierung / ICR

Die Indizierung der Scans und digitalen Akten erfolgt nach Ihren Vorgaben, damit Sie Ihre Dokumente später im elektronischen Archiv auch schnell und einfach wiederfinden können. Zudem können wir die von Ihnen vorgegebenen Suchbegriffe zu jedem digitalen Dokument erfassen, zum Beispiel die Beschriftung des Ordnerrückens oder der Register, sowie ein Datum oder Nummernkreis. Rechnungsnummern oder Absender kommen beim täglichen Scanservice von Briefpost zum Tragen.

Datenerfassung / OCR (Texterkennung)

Zusätzlich zu den eindeutigen Suchbegriffen, die wir für jedes digitale Dokument erfassen können, durchlaufen Ihre Scans eine OCR-Texterkennung. Die PDFs werden dabei nicht verändert – der erkannte Text wird einfach als Zusatzinformation an die Datei angehängt. Damit sind die PDF-Dateien nach einzelnen Begriffen oder Zahlen durchsuchbar. Nur so lässt es sich danach digital super bequem arbeiten.

Archivierung & Ausgabe

Sie erhalten die digitalisierten Dokumente entweder als PDF-Dateien oder als dierekt importierbare Datenfiles für Ihr Dokumentenmanagement-System (DMS/ECM). Sie können Ihre Daten von unserem zugangsgeschützten Server als FTP-Download ziehen, auf unser Archiv-Cloud zurückgreifen oder die Nextcloud nutzen. Alternativ stellen wir Ihnen auch eine externe Festplatte zur Verfügung.

Aktenvernichtung & Rechtsgrundlage

Da wir ausschließlich auf Basis gesetzlicher Vorgaben hinsichtlich der Prüfbarkeit, Auswertbarkeit und den Grundsätzen der GOBD arbeiten, können Ihre Papierakten nach der Digitalisierung vernichtet werden. Gerne übernehmen wir auch den Service der Aktenvernichtung für Sie. Nach einer Zwischenlagerungszeit von 4 Wochen nach der Digitalisierung vernichten, können wir Ihre Unterlagen nach schriftlicher Freigabe gemäß ISO 66399 vernichten. Dafür stellen wir Ihnen ein entsprechendes Zertifikat für Ihre Unterlagen aus.

Dokumentenarten

Wir scannen & digitalisieren für unsere Kunden aus Rosenheim unter anderem:

✔️ Rechnungen
✔️ Lieferscheine
✔️ Buchhaltung
✔️ Zolldokumente
✔️ Personalakten
✔️ Projektdokumente
✔️ Pläne, Zeichnungen & Großformate
usw.

Gesetzliche Anforderungen: Revisionssicherheit & Co.

Wir arbeiten streng nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen und auf der Grundlage der deutschen Gesetzgebung zur digitalen Archivierung steuerlich relevanter Unterlagen. Die von uns gelieferten elektronischen Archive können problemlos einer Finanz- und Wirtschaftsprüfung unterzogen werden. Die Originale können somit entsorgt werden. Die
wichtigste Grundlage für die digitale Archivierung Ihrer Unterlagen ist eine Verfahrensdokumentation, die wir ebenfalls gerne für Sie erstellen.

Preise für unseren Scanservice Rosenheim.

Wie eingangs erwähnt, kalkulieren wir genaue Preise nach dem tatsächlichen Aufwand für die Digitalisierung anhand eines Musterscans.
Im Durchschnitt berechnen wir für die Digitalisierung eines Aktenordners zwischen 18 €-25 €. Für den eigentlichen Scan-Service (täglich/wöchentlich/monatlich) berechnen wir 0,03 € bis 0,06 € pro Blatt.

Referenzen Scanservice

Unser Scanservice für Rosenheim und das gesamte Umland hat schon viele Unternehmen überzeugt. Obwohl wir für Unternehmen in ganz Deutschland tätig sind, sind alle
Unternehmen aus Oberbayern quasi unsere Nachbarn. Daher können wir unseren Kunden aufgrund der kurzen Anfahrtswege besonders günstige Transportkosten anbieten.

Wir würden uns freuen, Sie bald als unsere Kunden begrüßen zu dürfen.