Scanservice Rosenheim

Papiere, Akten, Pläne und Dokumente benötigen viel Platz. Werden sie dann gebraucht, sind sie trotz des enormen Aufwands für ihre Archivierung nur selten sofort griffbereit. Machen Sie jetzt Schluss mit dieser Zeit- und Geldraubenden Arbeit und setzen Sie auf die Digitalisierung aller Bestände in Ihren Archiven. Überlassen Sie uns Ihr Dokumentenmanagement in Rosenheim.

Gern scannen und digitalisieren wir Ihre Dokumente. Wir verfügen über eine jahrelange Expertise beim Digitalisieren von Vorlagen in jeder Art und Größe. Ihre verschlüsselten Daten stellen wir Ihnen nach erfolgreichem Abschluss auf unserem DataExchange-Server bereit.

Sie können diese auch alternativ per Datenträger abrufen. Auch die Aktenvernichtung in Rosenheim organisieren wir für Sie. Das erfolgt selbstverständlich datenschutzgerecht.

Stellen Sie Ihr Unternehmen für die Zukunft auf. Als Ihr Scandienstleister in Rosenheim bieten wir Ihnen eine Lösung, mit der Sie sämtliche Dokumente managen können. Unser Enterprise Content Management (ECM) DOCUframe lässt Sie von überall und zu jeder Zeit auf Ihre Daten zugreifen. Das System bietet alle Methoden, Funktionen und Werkzeuge für das Dokumentenmanagement in Rosenheim.

Es sorgt für eine schnelle Erfassung, revisionssichere Archivierung und Bereitstellung von Dokumenten. Zentral gespeichert auf einer Plattform kann es auf die speziellen Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen angepasst werden.

Ihr Vorteil: Ganz gleich, ob Planung von Projekten oder Aufgaben, ob Korrespondenz oder Dokumente - für alle Nutzer sind Informationen immer verfügbar. Das sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit.

Wir kommen mit unserem eigenen Kurierdienst und verpacken Ihre Akten und Unterlagen vor Ort – ganz gleich, ob es sich um Akten und Dokumente aus Ihrem Bestandsarchiv oder der Tagespost handelt. Durch ein Übergabeprotokoll wird alles protokolliert.

Vorbereitung der Dokumente

Sie müssen Ihre aktuelle Ablage ebenso wenig vorbereiten wie Ihre Altakten, die Sie zum Zweck der Digitalisierung übergeben. Wir bereiten Ihre Aktenordner und Belege für das Scannen komplett selbst vor. Wir entfernen Heftklammern und Eselsohren, kleben kleine Haftnotizen auf A4-Seiten bringen, Barcodes für die digitale Heftung an und formen Scanstapel mit bis zu 500 Seiten. So können unsere Hochleistungsscanner aus Ihren Dokumenten problemlos Scans herstellen.

Scannen / Digitalisieren

Wir scannen die vorbereiteten Einzelseiten mit modernen Dokumentenscannern, die Rückseiten werden gleichzeitig gescannt. Leerseiten werden von der Software automatisch gelöscht. Obwohl die Scanner in Farbe, Schwarz/Weiß oder in Graustufen scannen können, scannen wir aus Qualitätsgründen alles in Farbe.

Die sichere Scantechnologie gewährleistet, dass alle Informationen übertragen werden: Dokumente werden entsprechend der Leserichtung ausgerichtet, die Scanqualität wird automatisch an die Vorlage angepasst. Dank Doppeleinzugskontrolle, Formaterkennung und Farbscan gehen bei der Digitalisierung keine Informationen verloren.

Zeichnungen & Pläne

Möchten Sie großformatige Pläne und Zeichnungen in den Formaten DIN A2 bis DIN A0 digitalisieren, können wir auch diese problemlos mit unseren Großformatscannern scannen. Neben Bauakten und technischen Dokumenten wie Patenten, eignet sich unser Scanservice auch für die Digitalisierung von Zeichnungen. Alle technischen Zeichnungen können wir mit unseren Vektorisierungsservice auch für die digitale Weiterverarbeitung vorbereiten.

Indizierung / ICR

Die Indizierung der Scans und digitalen Akten erfolgt nach Ihren Vorgaben, damit Sie Ihre Dokumente später im elektronischen Archiv auch schnell und einfach wiederfinden können. Zudem können wir die von Ihnen vorgegebenen Suchbegriffe zu jedem digitalen Dokument erfassen, zum Beispiel die Beschriftung des Ordnerrückens oder der Register, sowie ein Datum oder Nummernkreis. Rechnungsnummern oder Absender kommen beim täglichen Scanservice von Briefpost zum Tragen.

Datenerfassung / OCR (Texterkennung)

Zusätzlich zu den eindeutigen Suchbegriffen, die wir für jedes digitale Dokument erfassen können, durchlaufen Ihre Scans eine OCR-Texterkennung. Die PDFs werden dabei nicht verändert – der erkannte Text wird einfach als Zusatzinformation an die Datei angehängt. Damit sind die PDF-Dateien nach einzelnen Begriffen oder Zahlen durchsuchbar. Nur so lässt es sich danach digital super bequem arbeiten.

Archivierung & Ausgabe

Sie erhalten die digitalisierten Dokumente entweder als PDF-Dateien oder als direkt importierbare Datenfiles für Ihr Dokumentenmanagement-System (DMS/ECM). Sie können Ihre Daten von unserem zugangsgeschützten Server als FTP-Download ziehen, auf unser Archiv-Cloud zurückgreifen oder die Nextcloud nutzen. Alternativ stellen wir Ihnen auch eine externe Festplatte zur Verfügung.

Aktenvernichtung & Rechtsgrundlage

Da wir ausschließlich auf Basis gesetzlicher Vorgaben hinsichtlich der Prüfbarkeit, Auswertbarkeit und den Grundsätzen der GOBD arbeiten, können Ihre Papierakten nach der Digitalisierung vernichtet werden. Gerne übernehmen wir auch den Service der Aktenvernichtung für Sie. Nach einer Zwischenlagerungszeit von 4 Wochen nach der Digitalisierung vernichten, können wir Ihre Unterlagen nach schriftlicher Freigabe gemäß ISO 66399 vernichten. Dafür stellen wir Ihnen ein entsprechendes Zertifikat für Ihre Unterlagen aus.

Wir arbeiten streng nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen und auf der Grundlage der deutschen Gesetzgebung zur digitalen Archivierung steuerlich relevanter Unterlagen. Die von uns gelieferten elektronischen Archive können problemlos einer Finanz- und Wirtschaftsprüfung unterzogen werden.

Die Originale können somit entsorgt werden. Die wichtigste Grundlage für die digitale Archivierung Ihrer Unterlagen ist eine Verfahrensdokumentation, die wir ebenfalls gerne für Sie erstellen.

Wie eingangs erwähnt, kalkulieren wir genaue Preise nach dem tatsächlichen Aufwand für die Digitalisierung anhand eines Musterscans.

Im Durchschnitt berechnen wir für die Digitalisierung eines Aktenordners zwischen 18 und 25 €. Für den eigentlichen Scan-Service (täglich/wöchentlich/monatlich) berechnen wir 0,03 € bis 0,06 € pro Blatt.