Wann wurde dieser Begriff das erste Mal bekannt?
Das war 1975, George Pake, Leiter des Xerox Research Centers in Palo Alto, hat diesen Begriff bei einem Interview mit der Zeitschrift Business Week erwähnt. Seine Vision damals war, dass ein Büroangestellter in der Lage sein würde, alle benötigten Informationen über einen Bildschirm abzurufen. Er prognostizierte, dass dieses papierlose Büro bis im Jahr 1995 Realität werden könnte.
Wir schreiben das Jahr 2023!
In vielen Büros sieht es noch so aus:
Was ist denn eigentlich der Vorteil, wenn man papierlos arbeitet?
Die 4 wesentlichen Vorteile sind:
- Schnell finden statt lange suchen
- Kosten werden gesenkt: Laut einer Studie sind Mitarbeiter in der Buchhaltung täglich 168 Minuten mit der Ablage von Dokumenten beschäftigt
- Papierprozesse können automatisiert werden: Sehr viele Möglichkeiten u.a. in der Personalabteilung
- Mitarbeiter haben mehr Zeit für ihre Kernaufgaben: Stichwort Fachkräftemangel, wenn man schon keine Mitarbeiter findet, kann man dafür sorgen, dass die Prozesse effizienter werden
"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."
Michael Pachmajer
Wenn es so viele Vorteile gibt, warum arbeiten dann nicht jeder ohne Papier?
- Weil es viel Wiederstand geben kann
- Verlust des Arbeitsplatzes wird befürchtet
- Arbeitsweise muss geändert werden
- Deutsche mögen keine Veränderung
- Hohe Kosten bzw. großer Aufwand für die Einführung werden befürchtet
Wie kann man diesen Einwänden begegnen?
Eine Idee wäre, nicht alles auf einmal zu verändern, sondern Häppchenweise:
Einer unserer Kunden hat den digitalen Posteingang eingeführt und zwar so, dass die Briefpost zu uns kommt und nicht mehr zur Firma selbst. Es gab einige Abteilungen, die sich das gar nicht vorstellen konnten, dass die eigene Post bei einem Dienstleister geöffnet wird.
Nachdem ein paar Abteilungen starteten, haben die anderen nachgezogen, weil sie gesehen haben, wie einfach und schnell jetzt mit den digitalen Dokumenten gearbeitet werden kann.
Welche weiteren Lösungen sind denkbar?
Digitale Signatur
Wenn die Dokumente digital vorliegen, könnte man einen digitalen Signatur Prozess einführen. Also Dokumente nicht mehr ausdrucken, unterschreiben, einscannen und per Mail versenden, sondern mit einem Signaturportal arbeiten. Hier verwendet man entweder eine fortgeschrittene oder eine qualifizierte Signatur. Das geht sehr einfach, schnell und kostengünstig.
Digitale Gehaltsabrechnung
Es gibt immer noch Firmen, die drucken diese aus, tüten sie ein und verschicken sie per Post. Das ist teuer, aufwendig und verschlingt Ressourcen wie Papier und Energie. Bei unserer Lösung, werden die Abrechnungen digital in unser Online Portal übertragen und die Mitarbeiter können diese mit ihrem Handy abrufen. Und das Schöne daran ist, das ab dem ersten Monat pro Mitarbeiter 1,50 € gespart wird. Also: keine Investitionen und Senkung der Kosten ab dem 1. Monat.
Self Service Portal
Damit können Informationen von den Mitarbeitern digital in strukturierter Form empfangen werden. Mit so einem Meldecenter können die Leute sich krankmelden, bestätigen, dass sie im Besitz eines Führerscheins sind, Urlaubsanträge einreichen oder die Gehaltsabrechnungen ansehen. Und wer noch keine Zeiterfassung hat, kann das damit ebenfalls ganz einfach umsetzen.
Die Krönung ist dann natürlich ein System, mit dem man alle Papier Prozesse komplett digital abwickeln und alle Dokumente revisionssicher archivieren kann. Es gibt hier eine Vielzahl an unterschiedlichsten Lösungen und da kann es schwierig werden, das richtige System zu finden.
Sie Haben Fragen?
Sollten Sie weitere Informationen benötigen oder an unseren Expertisen im Bereich der digitalen Verwaltung interessiert sein, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren.
Bei Docubyte engagieren wir uns dafür, Unternehmen, Verwaltungen und Einrichtungen dabei zu unterstützen, den Übergang zu papierlosen Prozessen zu machen. Ob es um die Optimierung von digitalen Abläufen oder die Implementierung komplexer IT-Lösungen geht, wir stehen Ihnen jederzeit zur Seite, um Ihr Unternehmen erfolgreich in Richtung Digitalisierung zu steuern.
Holger Martens - Geschäftsführer
Welches System soll implementiert werden?
- Online System
- On Premise
- Eine Kombination aus beidem?
Wir selbst haben im Oktober 2007 so ein System installiert. Seit über 15 Jahren arbeiten wir mittlerweile damit und haben erst im Laufe der Zeit festgestellt, dass wir damals richtig Glück gehabt haben.
Wir wollten das System nicht nur für uns einsetzen, sondern auch an Kunden verkaufen. Mittlerweile steuere ich meine komplette Firma damit und wir haben schon viele Kunden Projekte damit erfolgreich umgesetzt. Es ist also hilfreich, einen Partner zu holen, der sich auskennt und dem man vertraut. Anstatt sich darauf verlassen, dass man Glück hat.
Denn dann kann das papierlose Büro endlich Realität werden.
