Digitales Meldecenter
Rechtssicher digital im Unternehmen krank melden und mehr
Dokumente schnell und sicher vom Mitarbeiter in die Personalabteilung senden.
✔️ Sicher für alle
✔️ Komfortabel für alle
✔️ DSGVO-Konform
Digitales Meldecenter für die automatische Erfassung von Krankmeldungen
Das Docubyte-Meldecenter ist ein Self-Service-Portal, das Mitarbeitern ermöglicht, sich digital krankzumelden, ohne Ressourcen der Personalabteilung zu beanspruchen. Im engeren Sinne handelt es sich um eine Applikation, die mit dem Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens interagiert und automatisch alle relevanten Personen benachrichtigt. Zusätzlich wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AUB) datenschutzkonform in den Webserver des Unternehmens eingepflegt.
Als leicht zugängliche Mitarbeiter-App entlastet das Meldecenter die Personalabteilung und erlaubt der Geschäftsleitung einen transparenten Überblick zum Krankenstand im Unternehmen. Alle Daten werden verschlüsselt übermittelt, maschinell überprüft und revisionssicher archiviert. Um die interne Sicherheit zu erhöhen, ist eine 2-Faktor-Authentifizierung möglich. Damit das Mitarbeiter-Meldecenter für alle zugänglich ist, lässt es sich ortsungebunden und von verschiedenen Endgeräten abrufen. Die einzigen Voraussetzungen sind eine Internetverbindung und die Möglichkeit, eine Bilddatei der analogen AUB anzufertigen - zum Beispiel durch ein Handyfoto oder einen Scan. Alternativ ist es möglich, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAUB) anzugeben und sie als Erst- oder Folgebescheinigung auszuweisen.
- App für Mitarbeiter, die digitale Krankmeldung ermöglicht
- analoge AUBs können als Foto hochgeladen und automatisch ins Datenmanagementsystem importiert werden
- eAUBs können angegeben und als Erst- oder Folgebescheinigung markiert werden
- mit allen Smartphones, Tablets und Heimcomputern kompatibel
- Entlastung für die Personalabteilung
- auf Wunsch lässt sich eine 2-Faktor-Authentifizierung einrichten, um zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten
Möchte sich ein Mitarbeiter krankmelden, meldet er sich im Self-Service-Portal der App an und füllt die Maske mit der voraussichtlichen Dauer der Erkrankung, der Personalnummer und gegebenenfalls Angaben zum ursächlichen Arbeitsunfall aus. Anschließend übermittelt er ein Foto der AUB. Docubyte übersetzt das Foto in ein passendes Dateiformat und hinterlegt die erforderlichen Daten auf dem Webserver des Unternehmens. Dort bleiben sie für Abrechnungen, firmeninterne Statistiken und berechtigte Mitarbeiter verfügbar. Auf Wunsch kann das Unternehmen die Verwaltung der hochgeladenen Dateien auch selbst übernehmen.
Natürlich erlaubt dieses System trotz Mitarbeiter-App weiterhin die telefonische Krankmeldung respektive das Einsenden der AUB per Post. Um die Personalabteilung nicht mit diesen Ausnahmefällen zu belasten, bietet Docubyte seinen Kunden die Möglichkeit, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen auf direktem Weg zu digitalisieren und ins Archiv des betreffenden Unternehmens zu übertragen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Ohne App oder externes Lesegerät
- Die Prüfung findet Zeit- und ortsunabhängig statt
- Für Papier- und Kartenführerscheine gleichermaßen
- Keine Initialkosten Geräte
- Vollste Transparenz und Compliance
Vom Problem zur Umsetzung
Das Docubyte Meldecenter ist eine Web-Applikation, mit deren Hilfe Mitarbeiter einfach, schnell und DSGVO-Konform organisatorisch oder rechtlich notwendige Meldungen an den Arbeitgeber senden können. Die Idee für die Umsetzung stammt von einem unsere vielen Kunden.
„Durch Zufall hatten wir bemerkt, dass die übliche Art, wie ein Mitarbeiter sich krank meldet, eine ganze Reihe kleiner Prozesse im Unternehmen auslöst und dadurch viele personelle Ressourcen bindet. Zudem mussten alle Daten zu den Krankmeldungen mühsam zusammengetragen werden. Der elektronische Prozess hat das alles tiefgreifend verbessert.“
Christian Schmidtner – Associate Director Strategic Projects & Strategic Planning bei MSD Sharp & Dohme GmbH
Zielvorgaben des Kunden
- Mitarbeiter sollen sich 24/7, unabhängig vom Aufenthaltsort und Endgerät schnell und sicher krankmelden können
- Neben einem Web-Interface soll es den Mitarbeitern weiterhin möglich sein, eine telefonische Krankmeldung zu tätigen
- Automatische Benachrichtigung von Kollegen, Vorgesetzten und Personalabteilung im Falle einer Krankmeldung
- Ganzheitliche Standardisierung des Prozesses: Unabhängig vom Kommunikationskanal sollen alle Meldungen in einer Datenbank zusammengefasst werden
- Einhaltung der DSGVO und genaue statistische Auswertbarkeit der Krankmeldungsdaten für das BEM
- Möglichst hohe Entlastung der Personalabteilung
Grafische Darstellung des Ergebnisses
Option 1 beschreibt den klassischen Weg, den ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zur Übermittlung der Krankmeldung und AUB gehen kann.
Option 2 beschriebt den Weg über das Self-Service-Portal von Docubyte, welches in das Self-Service-Portal von MSD implementiert wurde.
Stellen Sie sich unsere Lösung wie ein komplettes Outsourcen des Krankmeldeprozesses vor. Alle Daten werden von uns geprüft und nach den Vorgaben des Kunden aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Der gesamte Prozess ist auditiert, zertifiziert und DSGVO-Konform.
Alle Zielvorgaben wurden eingehalten, die Kundenzufriedenheit liegt bei 100%.
- Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können sich 24/7, bequem und sicher online oder telefonisch krankmelden
- Sobald die Meldung abgegeben ist, bekommen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Bestätigung und können sich der Genesung widmen
- Die zuständige Personalabteilung sowie Vorgesetzte und Kollegen bzw. Kolleginnen werden automatisch via E-Mail informiert
Nachdem die Personalabteilung und die Mitarbeiter mit dieser Lösung äußerst zufrieden waren, kam der Wunsch nach einer Erweiterung der Melde-Möglichkeiten.
Die Docubyte Meldecenter App
Finden Sie hier detaillierte Informationen zur DOCUBYTE Meldecenter App – das Selfservice Portal für Arbeitgeber und Arbeitnehmer!
Was ist mit dem Mitarbeiter-Meldecenter von Docubyte noch alles möglich?
Das Hochladen von Nachweisen und Belegen an unterschiedliche Abteilungen und Personen in der Firma wird supereinfach:
- Absenden von Führerscheinscans für die Führerscheinüberprüfung / Kontrolle
- Hochladen von Immunitätsnachweisen
- Hochladen von Belegen
- Absenden von Urlaubsanträgen
- [was auch immer Sie gerne hätten] Immer, wenn von Mitarbeiter ein Dokument eingereicht werden soll, kann das Meldecenter benutzt werden.
Unser Meldecenter ist eine White-Label-Lösung, sprich, das Design kann gänzlich auf Ihre CI-Anforderungen angepasst werden. Das unterstreicht die Zugehörigkeit zum Unternehmen und CI-Konformität ist einfach eine runde Sache.
"Den Besten zu gefallen, ist kein geringes Lob"
Horaz
Die gesetzlichen Führerscheinkontrolle über das Meldecenter abwickeln
Neben der Verwaltung von Krankmeldungen bietet das Mitarbeiter-Meldecenter die Option, eine digitale Führerscheinkontrolle durchzuführen. Denn: Flottenbetreibende Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle Dienstwagenfahrer auf ihre Fahrerlaubnis hin zu überprüfen.
Auch wenn es aufwändig ist, ist es sehr ratsam, denn beim fahren ohne Fahrerlaubnis nach § 21 Straßenverkehrsgesetz (StVG) droht dem Halter eines Kraftfahrzeugs Strafe. Wenn also der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Firmenfahrzeuge zur Verfügung stellt und Ihnen die Halterpflichten überträgt, ist er mit dafür verantwortlich, dass die Fahrzeuge gesetzeskonform genutzt werden. Sprich: Wenn Sie oder das Unternehmen der Fahrzeughalter sind und ein Mitarbeiter keine Fahrerlaubnis hat, drohen Ihnen eine „Freiheitsstrafe bis zu sechs Monaten oder eine Geldstrafe bis zu 180 Tagessätzen“. Dieses Risiko hat im Leben nichts verloren – zumal es leicht abzuwenden ist.
Sie erleichtern sich diesen kleinen aber wichtigen Teil der Arbeit mit einer elektronischen Führerscheinkontrolle. Der Prozess kann über ein Portal erfolgen und Sie überprüfen die Daten lediglich digital auf dem Monitor oder übergeben alles an einen externen Dienstleister wie Docubyte. Der Einsatz von externen Dienstleistern zur Durchführung von Führerscheinkontrollen ist nämlich grundsätzlich durch die §§ 28 und 62 BDSG gedeckt.
Das Meldecenter von Docubyte verkörpert eine bequeme Alternative zum herkömmlichen Verfahren. Es erspart Laufwege, langwierige Scanverfahren und erleichtert die Kommunikation im Team durch zentrale Anweisungen.
Unternehmen, die das Self-Service-Portal von Docubyte verwenden, können die Mitarbeiterapp nutzen, um alle betreffenden Personen automatisiert über die bevorstehende Kontrolle zu informieren. Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail und kann um Erinnerungen und Fristen erweitert werden. Um den gewünschten Nachweis zu erbringen, müssen sich die benachrichtigten Mitarbeiter im Meldecenter anmelden und ein Bild ihres Führerscheins hochladen. Anschließend wird das Bild vom zuständigen Personal- oder Verwaltungsbeauftragen geprüft und in der Datenbank des Unternehmens hinterlegt.
Sowohl die Überprüfung der hochgeladenen Führerscheine als auch die Einsicht in die Datenbank bleibt autorisierten Mitarbeitern vorbehalten. Dadurch wird gewährleistet, dass die elektronische Führerscheinkontrolle, einschließlich Archivierung, den Anforderungen der DSGVO entspricht. Auf Kundenwunsch lässt sich das Verfahren genauer an die spezifischen Bedürfnisse des nutzenden Unternehmens anpassen. Folglich muss sich das Anwendungsgebiet nicht auf die Führerscheinkontrolle beschränken, sondern kann auch für andere Prüfvorgänge adaptiert werden.
- alle betreffenden Mitarbeiter werden zuverlässig informiert und an bestehende Fristen erinnert
- Dienstwagenfahrer können die digitale Führerscheinkontrolle von zuhause oder unterwegs durchführen lassen
- die Personalabteilung kann die hochgeladenen Nachweise bequem kontrollieren und einpflegen
- der Vorgang ist DSGVO-konform
- die App lässt sich an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen
So funktioniert unsere elektronische Führerscheinkontrolle
- Alle Mitarbeiter die einen Firmenwagen führen, bekommen per E-Mail eine automatisierte Benachrichtigung über die anstehende Führerscheinkontrolle.
- Der Mitarbeiter meldet sich beim Meldecenter an: Die Anmeldung auf dem Portal erfolgt mit Benutzernamen und Kennwort. Auf Wunsch ist eine 2-Faktor-Authentifizierung einstellbar.
- Der Führerschein wird mit dem Smartphone fotografiert und das Foto des in das Portal hochgeladen.
- Zugriff auf die Daten haben nur bestimmte und vorab definierte Personen aus Ihrer Personalabteilung.
- Verstreicht eine fest definierte Frist, wird erneut automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail versendet.
Warum Docubyte?
Bei Docubyte dreht sich alles um das Thema „papierloses Büro“ bzw. um die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – und das seit fast 20 Jahren. Auf unsere Erfahrung und unsere Expertise können Sie daher vertrauen.
Unser Ziel ist es, unseren Kunden die Arbeit erleichtern, sie effizient und kostensparend werden lassen und gleichzeitig einen Beitrag zum Klimaschutz zu liefern. Dazu bieten wir Ihnen individuelle Lösungen aus einer Hand an. Lösungen, die sich in der Praxis bewährt haben und Ihnen einen echten Mehrwert liefern.
Wir denken für unsere Kunden immer mit und meist auch einen Schritt voraus. Bei Problemen sind wir für sie da – als echte Partner.
Holger Martens - Geschäftsführer
Wie kann man mit unserem Meldecenter den Covid Immunitätsstatus abfragen?
Die Mitarbeiter bekommen eine E-Mail mit der Bitte, eine Meldung über den Immunitätsstatus via dem Meldecenter abzugeben.
Sie melden sich mit Benutzernamen und Kennwort (ggf. mit 2-Faktor Authentifizierung) beim Meldecenter an und klicken unter „Krankmeldung“ den Button „Immunitätsstatus“ an.
Im ersten Schritt muss der passende Immunitätsstatus ausgewählt und im Anschluss das Datum der letzten Impfung bzw. des PCR-Tests auf dem Genesenennachweis eintragen werden. Im zweiten Schritt den Screenshot oder ein Foto des jeweiligen Nachweises hochladen. Et voilà, erledigt.
"Die Digitalisierung geht nicht vorbei, sie ist nicht irgendein technologischer Trend. Vorbeigehen wird höchstens der Gedanke daran, dass sie vorbeigeht."
Michael Pachmajer
Das Docubyte Self-Service-Portal
Die Mitarbeiter-App von Docubyte bietet eine Vielzahl weiterer Anwendungsmöglichkeiten. Sie lässt sich flexibel an den Bedarf Ihres Unternehmens anpassen. Dabei brilliert sie in allen Situationen, in denen Ihre Mitarbeiter Dokumente einreichen müssen.
Seien es Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Zertifikate: Der genaue Inhalt ist unerheblich. Sie können jederzeit mit Docubyte in Kontakt treten, um uns Ihre Wünsche mitzuteilen und sich über individuelle Anpassungsoptionen zu erkundigen. Das Beratungsangebot ist grundsätzlich kostenlos.
- sowohl das Design als auch die angeforderten Dokumente lassen sich flexibel ans Unternehmen anpassen
- Docubyte ist offen für individuelle Kundenwünsche
- kostenlose Beratung, unverbindliche Angebote
Sie benötigen mehr Informationen?
Bitte zögern Sie nicht uns persönlich zu kontaktieren. Wir sind jederzeit bereit mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch zu führen.
Häufig gestellte Fragen - FAQ
Das sagen unsere Kunden
"Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden."
Wernher von Braun
Sie wünschen eine persönliche Beratung?
Wenn Sie Fragen zur Docubyte Meldecenter App haben, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Wir sind gerne bereit, Ihnen bei allen Anliegen zu helfen und Ihnen dabei zu helfen, die bestmögliche Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden. Zögern Sie nicht uns anzusprechen - wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
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