Rechtssicher digital im Unternehmen krank melden und mehr

Digitale Krankmeldung

Dokumente schnell und sicher vom Mitarbeiter in die Personalabteilung senden

Das Docubyte Meldecenter ist eine Web-Applikation, mit deren Hilfe Mitarbeiter einfach, schnell und DSGVO-Konform organisatorisch oder rechtlich notwendige Meldungen an den Arbeitgeber senden können. Die Idee für die Umsetzung stammt von einem unsere vielen Kunden.

„Durch Zufall hatten wir bemerkt, dass die übliche Art, wie ein Mitarbeiter sich krank meldet, eine ganze Reihe kleiner Prozesse im Unternehmen auslöst und dadurch viele personelle Ressourcen bindet. Zudem mussten alle Daten zu den Krankmeldungen mühsam zusammengetragen werden. Der elektronische Prozess hat das alles tiefgreifend verbessert.“ Christian Schmidtner – Associate Director Strategic Projects & Strategic Planning bei MSD Sharp & Dohme GmbH

Digitale Krankmeldung

Der digitale Krankmeldeprozess – Zielvorgaben des Kunden

  • Mitarbeiter sollen sich 24/7, unabhängig vom Aufenthaltsort und Endgerät schnell und sicher krankmelden können
  • Neben einem Web-Interface soll es den Mitarbeitern weiterhin möglich sein, eine telefonische Krankmeldung zu tätigen
  • Automatische Benachrichtigung von Kollegen, Vorgesetzten und Personalabteilung im Falle einer Krankmeldung
  • Ganzheitliche Standardisierung des Prozesses: Unabhängig vom Kommunikationskanal sollen alle Meldungen in einer Datenbank zusammengefasst werden
  • Einhaltung der DSGVO und genaue statistische Auswertbarkeit der Krankmeldungsdaten für das BEM
  • Möglichst hohe Entlastung der Personalabteilung

Die folgende Abbildung stellt das Ergebnis der Umstellung grafisch dar

Option 1 beschreibt den klassischen Weg, den ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zur Übermittlung der Krankmeldung und AUB gehen kann.

Option 2 beschriebt den Weg über das Self-Service-Portal von Docubyte, welches in das Self-Service-Portal von MSD implementiert wurde

Unterschied analog und digital krankmelden Meldecenter

Stellen Sie sich unsere Lösung wie ein komplettes Outsourcen des Krankmeldeprozesses vor. Alle Daten werden von uns geprüft und nach den Vorgaben des Kunden aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Der gesamte Prozess ist auditiert, zertifiziert und DSGVO-Konform.

Wie ist das Ergebnis ausgefallen?

Alle Zielvorgaben wurden eingehalten, die Kundenzufriedenheit liegt bei 100%.

  • Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können sich 24/7, bequem und sicher online oder telefonisch krankmelden;
  • Sobald die Meldung abgegeben ist, bekommen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Bestätigung und können sich der Genesung widmen;
  • Die zuständige Personalabteilung sowie Vorgesetzte und Kollegen bzw. Kolleginnen werden automatisch via E-Mail informiert;

Muss ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin eine AUB an das Unternehmen übermitteln, wird diese entweder mit dem Smartphone abfotografieren und über das

  • Online-Portal übermitteln oder wie gehabt per Post versendet; allerdings nicht an Ihr Unternehmen, sondern an Docubyte (Wir scannen alle per Post eingegangenen AUB ein. (Stand 03/2022 sind es im Schnitt 12.500 pro Woche.)
  • Alle digitalisierten AUB werden maschinell ausgelesen und zusätzlich von unseren Mitarbeiterinnen auf Korrektheit überprüft;
  • Alle Meldungen und AUB laufen im Online-Archiv zusammen, wo sie revisionssicher gespeichert werden;
  • Alle Daten werden verschlüsselt (via FTP) oder in anonymisierter Form (E-Mail) übertragen;
  • Statistiken über den Krankenstand im Unternehmen und etwaigen Tochtergesellschaften sind automatisch erstellbar.
  • Revisionssichere Archivierung im Docubyte Online-Archiv
  • DSGVO-konformer Datenschutz für Krankenstandsdaten
  • Komfortable Recherche-Maske für die Personalabteilung

Nachdem die Personalabteilung und die Mitarbeiter mit dieser Lösung äußerst zufrieden waren, kam der Wunsch nach einer Erweiterung der Melde-Möglichkeiten.

Wie kann man mit unserem Meldecenter den Covid Immunitätsstatus abfragen?

Die Mitarbeiter bekommen eine E-Mail mit der Bitte, eine Meldung über den Immunitätsstatus via dem Meldecenter abzugeben.

Sie melden sich mit Benutzernamen und Kennwort (ggf. mit 2-Faktor Authentifizierung) beim Meldecenter an und klicken unter „Krankmeldung“ den Button „Immunitätsstatus“ an.

Im ersten Schritt muss der passende Immunitätsstatus ausgewählt und im Anschluss das Datum der letzten Impfung bzw. des PCR-Tests auf dem Genesenennachweis eintragen werden. Im zweiten Schritt den Screenshot oder ein Foto des jeweiligen Nachweises hochladen. Et voilà, erledigt.

Die Schrift auf dem eingesendete Foto wird via OCR-Texterkennung maschinenlesbar gemacht und idealerweise vollautomatisch ausgelesen. Der Text wird dann von der Software in entsprechende Felder in der Personalakte oder dem Dokumentenmanagementsystem eingetragen. Läuft der Dienst über Docubyte, überprüfen unsere Mitarbeiterinnen aus der Datenprüfung, ob alle Daten korrekt von der Software erkannt wurden. Dieser Prozess ist absolut datenschutzkonform, seitens der Verschlüsselung bei der Übertragung, unseren Mitarbeiterinnen sowie in der Personalabteilung in Ihrem Unternehmen, weil nur bestimmte Personen Zugang zu diesen Daten erhalten. Natürlich können Sie alles auch In-House machen – das System kann so konfiguriert werden, dass Sie das alles intern erledigen können. Durch die langjährige Zusammenarbeit mit Krankenkassen kennen wir uns mit der Handhabe solch sensibler Daten allerdings aus. Gerne befreien wir Sie von dieser für das Unternehmen wertlosen Tätigkeit.

Was ist mit dem Mitarbeiter-Meldecenter von Docubyte noch alles möglich?

Das Hochladen von Nachweisen und Belegen an unterschiedliche Abteilungen und Personen in der Firma wird supereinfach:

  • Absenden von Krankmeldungen mit oder ohne AUB
  • Absenden von Führerscheinscans für die Führerscheinüberprüfung / Kontrole
  • Hochladen von Belegen
  • Hochladen von Immunitätsnachweisen
  • Absenden von Urlaubsanträgen
  • [was auch immer Sie gerne hätten] Immer, wenn von Mitarbeiter ein Dokument eingereicht werden soll, kann das Meldecenter benutzt werden.

Unser Meldecenter ist eine White-Label-Lösung, sprich, das Design kann gänzlich auf Ihre CI-Anforderungen angepasst werden. Das unterstreicht die Zugehörigkeit zum Unternehmen und CI-Konformität ist einfach eine runde Sache.

Die gesetzlichen Führerscheinkontrolle über das Meldecenter abwickeln

Flottenbetreiber sind gesetzlich dazu verpflichtet, Führerscheinkontrollen durchzuführen.
Wenn Sie den Prozess bislang analog durchgeführt haben und Ihnen dadurch stetig hier und da Zeit abhanden kommt, hilft es sehr, den Prozess digital über unser Meldecenter abzuwickeln. Analog muss jeder der z. B. 50 Fahrer identifiziert werden und anschließend geprüft werden, ob er im Besitz eines Führerscheins ist. Danach werden idR. Fotokopien der Führerscheine erstellt und ein Protokoll geführt. Das Protokollieren verlangt der Gesetzgeber und das der Datenschutz (personenbezogenen Daten) gewährleistet wird. Auch wenn es aufwändig ist, ist es sehr ratsam, denn beim fahren ohne Fahrerlaubnis nach § 21 Straßenverkehrsgesetz (StVG) droht dem Halter eines Kraftfahrzeugs Strafe. Wenn also der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Firmenfahrzeuge zur Verfügung stellt und Ihnen die Halterpflichten überträgt, ist er mit dafür verantwortlich, dass die Fahrzeuge gesetzeskonform genutzt werden. Sprich: Wenn Sie oder das Unternehmen der Fahrzeughalter sind und ein Mitarbeiter keine Fahrerlaubnis hat, drohen Ihnen eine Freiheitsstrafe bis zu sechs Monaten oder eine Geldstrafe bis zu 180 Tagessätzen. Dieses Risiko hat im Leben nichts verloren zumal es leicht abzuwenden ist.

Sie erleichtern sich diesen kleinen aber wichtigen Teil der Arbeit mit einer elektronischen Führerscheinkontrolle. Der Prozess kann über ein Portal erfolgen und Sie überprüfen die Daten lediglich digital auf dem Monitor oder übergeben alles an einen externen Dienstleister wie Docubyte. Der Einsatz von externen Dienstleistern zur Durchführung von Führerscheinkontrollen ist nämlich grundsätzlich durch die §§ 28 und 62 BDSG gedeckt.

Betriebsrat, Ihr Datenschützer und die Dienstwagenfahrer sollten frühzeitig ins Boot geholt werden, wenn Sie planen, eine digitale Führerscheinkontrolle einzuführen. Vorteile hat das eher fürs Betriebsklima, denn:

  • regelmäßige Führerscheinkontrollen sind gesetzlich vorgeschrieben, daher ist die Zustimmung Ihrer Fahrer nicht erforderlich
  • durch die Zustimmung zum digitalen Prozess durch Ihren Datenschützer holen Sie sich noch mehr Gewissheit ins Haus und können die Belegschaft von Ihren guten Absichten überzeugen
  • der Betriebsrat hat nicht wirklich ein Mitbestimmungsrecht nach 87 Abs. 1 Nr. 1, 6 (BetrVG) , ob eine zeitsparende elektronische Führerscheinkontrolle eingeführt wird oder nicht, aber dann wissen alle Bescheid.

So funktioniert unsere elektronische Führerscheinkontrolle

  • Alle Mitarbeiter die einen Firmenwagen führen, bekommen per E-Mail eine automatisierte Benachrichtigung über die anstehende Fü
  • Der Mitarbeiter meldet sich beim Meldecenter an: Die Anmeldung auf dem Portal erfolgt mit Benutzernamen und Kennwort. Auf Wunsch ist eine 2-Faktor-Authentifizierung einstellbar.
  • Der Führerschein wird mit dem Smartphone fotografiert und das Foto des in das Portal hochgeladen.
  • Das Bild landet in einer Revisionssicheren Datenbank und wird anschließend maschinell ausgelesen, überprüft und freigegeben.
  • Falls das System sich nicht zu 100% sicher ist, wird das Bild einem unserer Mitarbeiterinnen am Bildschirm angezeigt. Sie überprüfen die Daten und geben dann die Freigabe.
  • Zugriff auf die Daten haben nur bestimmte und vorab definierte Personen aus Ihrer Personalabteilung.
  • Verstreicht eine fest definierte Frist, wird erneut automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail versendet.

Vorteile

  • Ohne App oder externes Lesegerät
  • Die Prüfung findet Zeit- und ortsunabhängig statt
  • Für Papier- und Kartenführerscheine gleichermaßen
  • Keine Initialkosten Geräte
  • Vollste Transparenz und Compliance