Personalakten digitalisieren

für effizientes Personalmanagement

Personalakten digitalisieren

Vorteile einer digitalen Personalakte

hakenblau-small Effizienzsteigerung
hakenblau-small Schnelles Auffinden nach Stichwort
hakenblau-small Bessere Zugriffsmöglichkeiten
hakenblau-small Übersichtliche Versionierung
hakenblau-small Digitale Dokumenten-Workflows
hakenblau-small Revisionssichere Archivierung
hakenblau-small Individuelle Rollen- & Rechteverteilung
hakenblau-small Ausschluss von Medienbrüche (digital/analog)
hakenblau-small Geringstes Verlustrisiko von Dokumenten
hakenblau-small Kosteneinsparungen & Umweltschutz
hakenblau-small Deutlich geringere Archivfläche

Warum ist eine digitale Personalakte wichtig für die Unternehmenszukunft?

In jedem Unternehmen geht es darum, sämtliche Betriebsmittel und Ressourcen so optimal wie möglich zu nutzen. Gerade die Pflege der internen Akten und Dokumente ist ein Ressourcenkiller – Personal, Material, Zeit und nicht zu vergessen Platz wird für Erstellung, Unterhaltung und Archivierung benötigt!
Die Digitalisierung der Prozesse muss einen hohen Stellenwert für die Entwicklung des eigenen Unternehmens einnehmen. Die digitale Personalakte arbeitet durchgängig transparent und digitalisiert sämtliche Abläufe. Angefangen bei der Erstellung der Akte bei Arbeitsbeginn im Unternehmen über die regelmäßige Ablage von Beurteilungen, Gehaltsmitteilungen und Urlaubsanträgen bis hin zu besonderen Einträgen, Belobigungen oder Abmahnungen – alles wird digital erfasst, verarbeitet und revisionssicher archiviert.
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Einsparungen durch die digitale Personalakte von DOCUBYTE®

hakenweiss-small Personalaufwand durch kürzere Administrationsabläufe
hakenweiss-small Platzaufwand durch wegfallende Regal- und Lagerraumflächen
hakenweiss-small Zeitaufwand durch schnelleren Zugriff bei Bedarf
hakenweiss-small Ökologischer Fußabdruck durch Einsparung von Wasser, Papier & Energie

Wie funktioniert die digitale Personalakte von DOCUBYTE®

Fit für eGovernment und für ein papierfreies Büro

Die Papierflut nähert sich auch in der Personalabteilung dem Ende. Vorbei sind die Zeiten, in denen Hunderte oder gar Tausende von Hängemappen in überbordenden Aktenschränken immer weiter befüllt wurden. In einem modernen Unternehmen wird die Personalakte immer häufiger digitalisiert und gewinnt sowohl bei Personalreferenten als auch bei Mitarbeitern zunehmend an Popularität und Wert.

Das liegt nicht zuletzt daran, dass die digitale Personalakte Wege verkürzt und digitale Dokumenten-Workflows ermöglicht. Dadurch kann nicht nur Geld, sondern auch eine Menge Zeit gespart werden, die dann für die eigentlichen Aufgaben der Personalverwaltung zur Verfügung steht. Außerdem nehmen gerade bei Personalakten die Themen Sicherheit und Datenschutz einen hohen Stellenwert ein. Bei größeren Unternehmen mit einer gewissen Fluktuation und schnell wachsenden Betrieben lässt sich mit Papierakten oft nur schwer sicherstellen, dass ausschließlich autorisierte Personen Zugriff erhalten und vertrauliche Dokumente auch wirklich vertraulich behandelt werden.

Auch der gemischte Eingang von Papierpost (z.B. bei gerichtlichen Angelegenheiten) und digitalen Dokumenten stellt viele Firmen vor eine Herausforderung, die im Grunde nur durch die digitale Personalakte optimal gelöst werden kann. Vom Bewerbungsschreiben bis hin zum Arbeitszeugnis sind alle Dokumente eines Mitarbeiters in einem einzigen System jederzeit schnell auffindbar. Zeitgemäße IT-Systeme in der Personalabteilung sind ein Erfordernis moderner Unternehmensführung und aktueller Gesetzgebung.

Personalakten-Digitalisierung an Scandienstleister auslagern

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass insbesondere die Personalabteilungen oft unterbesetzt und nicht ausreichend ausgestattet sind, um die Personalakten-Digitalisierung hausintern durchzuführen. Dabei fehlt es nicht nur an ausreichend Personal für das Entfernen von Heftklammern und die aufwändige Datenerfassung, sondern auch an geeigneten Scannern und entsprechendem Know-How für eine professionelle Aktendigitalisierung.

Das Hinzuziehen anderer Abteilungen (z.B. der hausinternen Druckerei) kommt i.d.R. aus Datenschutzgründen nicht in Frage. Auch die Herstellung der richtigen Struktur für den fehlerfreien Import ins Personal-Management-System kann für Laien zu einer technischen Herausforderung werden. Aus diesem Grund lohnt es sich bei der Digitalisierung von Bestandsakten einen erfahrenen und professionellen Scandienstleister wie DOCUBYTE® einzubeziehen.

Die Akten werden in sicher in verschließbaren Metallbehältern transportiert, die Belegaufbereitung kann wesentlich günstiger umgesetzt werden und das Personalakten scannen wird von kompetentem Personal an Hochleistungsscannern durchgeführt. Um unseren Kunden zu beweisen, dass wir das Thema Datenschutz sehr ernst nehmen, haben wir uns vor Jahren zertifizieren lassen. Wir werden regelmäßig geprüft und von einem externen Datenschutzbeauftragen beraten.

Variable Lösungen für ein digitales Unternehmen der Zukunft

Das Besondere an unseren Lösungen ist der modulare Gedanke bei einer Digitalisierung mit DOCUBYTE®. Unsere Digitalisierungslösungen lassen sich variabel miteinander kombinieren.