Das liegt nicht zuletzt daran, dass die digitale Personalakte Wege verkürzt und digitale Dokumenten-Workflows ermöglicht. Dadurch kann nicht nur Geld, sondern auch eine Menge Zeit gespart werden, die dann für die eigentlichen Aufgaben der Personalverwaltung zur Verfügung steht. Außerdem nehmen gerade bei Personalakten die Themen Sicherheit und Datenschutz einen hohen Stellenwert ein. Bei größeren Unternehmen mit einer gewissen Fluktuation und schnell wachsenden Betrieben lässt sich mit Papierakten oft nur schwer sicherstellen, dass ausschließlich autorisierte Personen Zugriff erhalten und vertrauliche Dokumente auch wirklich vertraulich behandelt werden.

Personalakten-Digitalisierung an Scandienstleister auslagern

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass insbesondere die Personalabteilungen oft unterbesetzt und nicht ausreichend ausgestattet sind, um die Personalakten-Digitalisierung hausintern durchzuführen. Dabei fehlt es nicht nur an ausreichend Personal für das Entfernen von Heftklammern und die aufwändige Datenerfassung, sondern auch an geeigneten Scannern und entsprechendem Know-How für eine professionelle Aktendigitalisierung.

Das Hinzuziehen anderer Abteilungen (z.B. der hausinternen Druckerei) kommt i.d.R. aus Datenschutzgründen nicht in Frage. Auch die Herstellung der richtigen Struktur für den fehlerfreien Import ins Personal-Management-System kann für Laien zu einer technischen Herausforderung werden. Aus diesem Grund lohnt es sich bei der Digitalisierung von Bestandsakten einen erfahrenen und professionellen Scandienstleister wie DOCUBYTE® einzubeziehen.

Die Akten werden in sicher in verschließbaren Metallbehältern transportiert, die Belegaufbereitung kann wesentlich günstiger umgesetzt werden und das Personalakten scannen wird von kompetentem Personal an Hochleistungsscannern durchgeführt. Um unseren Kunden zu beweisen, dass wir das Thema Datenschutz sehr ernst nehmen, haben wir uns vor Jahren zertifizieren lassen. Wir werden regelmäßig geprüft und von einem externen Datenschutzbeauftragen beraten.