Warum die digitale Personalakte?
Die Papierflut nähert sich auch in der Personalabteilung dem Ende. Vorbei sind die Zeiten, in denen hunderte oder gar tausende von Hängemappen in überbordenden Aktenschränken immer weiter befüllt werden. Denn in modernen Unternehmen wird die digitale Personalakte immer häufiger eingeführt und gewinnt sowohl bei Personalreferenten als auch bei Mitarbeitern zunehmend an Popularität. Das liegt nicht zuletzt daran, dass die digitalen Personalakte Wege verkürzt und digitale Dokumenten-Workflows ermöglicht. Dadurch kann nicht nur Geld, sondern auch eine Menge Zeit gespart werden, die dann für die eigentlichen Aufgaben der Personalverwaltung zur Verfügung steht. Außerdem nehmen gerade bei Personalakten die Themen Sicherheit und Datenschutz einen hohen Stellenwert ein. Bei größeren Unternehmen mit einer gewissen Fluktuation und wachsenden Betrieben lässt sich mit Papierakten oft nur schwer sicherstellen, dass ausschließlich autorisierte Personen Zugriff erhalten und vertrauliche Dokumente auch wirklich vertraulich behandelt werden. Auch der gemischte Eingang von Papierpost (z.B. bei gerichtlichen Angelegenheiten) und digitalen Dokumenten stellt viele Firmen vor eine Herausforderung, die im Grunde nur durch die digitale Personalakte optimal gelöst werden kann. Vom Bewerbungsschreiben bis hin zum Arbeitszeugnis sind alle Dokumente eines Mitarbeiters in einem einzigen System jederzeit schnell auffindbar. Zeitgemäße IT-Systeme in der Personalabteilung sind ein Erfordernis moderner Unternehmensführung und aktueller Gesetzgebung.
- Mehr Platz durch digitale Personalakten
- Revisionssichere Archivierung
- Zeit- und Kosteneinsparung
- Schnell finden statt lange suchen
- Kein Medienbruch (E-Mail & Papier)
- Digitale Dokumenten-Workflows
- Versionierung
- Rollen- und Rechteverteilung
- Absenken der Fehlerquote
- Bessere Zugriffsmöglichkeiten
- Höhere Effizienz
Scandienstleistung mit Erfahrung
Das Team von DOCUBYTE hat jahrelange Projekterfahrung bei der Digitalisierung von Personalakten. Zur Auftrennung einzelner Dokumente stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung. Die Anzahl der Dokumenten-Klassen, die Menge an Indexwerten und die Komplexität der Ausgabestruktur spielen keine Rolle (siehe auch Verfahren & Methoden beim Scanservice). Denn DOCUBYTE hat eigens für das Scannen von Personalakten eine Produktionssoftware programmiert. Durch diese Software wird der komplette Digitalisierungsprozess von der Abholung über das Personalakten scannen in Farbe bis hin zur Datenlieferung zentral gesteuert und überwacht (siehe auch Akten-Tracking). Auch die Auftrennung in Einzeldokumente bei der Belegaufbereitung und die Erfassung von Indexwerten aus den digitalisierten Personalakten finden innerhalb dieses integrierten Systems statt. Auf diese Weise ist es beispielsweise möglich bereits vorhandene Ablagestrukturen oder bestimmte Indexwerte von der Personalabteilung in das Produktionssystem zu importieren. Bei DOCUBYTE werden grundsätzlich alle Dokumente ohne Aufpreis in Farbe gescannt – Fotos, Zeugnisse, und sogar Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bleiben so auch in elektronischer Form bestens lesbar. Jede digitale Personalakte durchläuft einen Texterkennungsprozess um den Anwendern eine einfache Volltextsuche auch außerhalb der definierten Indexwerte zu ermöglichen.
Als datenschutzzertifizierter Scandienstleister bietet DOCUBYTE einen Rundumservice für die professionelle Digitalisierung von Personalakten – vom Aktentransport bis hin zum Personal-Management-System.
Personalakten-Digitalisierung an Scandienstleister auslagern
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass insbesondere die Personalabteilungen oft unterbesetzt und nicht ausreichend ausgestattet sind, um die Personalakten-Digitalisierung hausintern durchzuführen. Dabei fehlt es nicht nur an ausreichend Personal für das Entfernen von Heftklammern und die aufwändige Datenerfassung, sondern auch an geeigneten Scannern und entsprechendem Know-How für eine professionelle Aktendigitalisierung. Das Hinzuziehen anderer Abteilungen (z.B. der hausinternen Druckerei) kommt i.d.R. aus Datenschutzgründen nicht in Frage. Auch die Herstellung der richtigen Struktur für den fehlerfreien Import ins Personal-Management-System kann für Laien zu einer technischen Herausforderung werden. Aus diesem Grund lohnt es sich bei der Digitalisierung von Bestandsakten einen erfahrenen und professionellen Scandienstleister wie DOCUBYTE einzubeziehen. Die Akten werden in sicher in verschließbaren Metallbehältern transportiert, die Belegaufbereitung kann wesentlich günstiger umgesetzt werden und das Personalakten scannen wird von kompetentem Personal an Hochleistungsscannern durchgeführt. Um unseren Kunden zu beweisen, dass wir das Thema Datenschutz sehr ernst nehmen, haben wir uns vor Jahren zertifizieren lassen. Wir werden regelmäßig geprüft und von einem externen Datenschutzbeauftragen beraten.