Digitaler Posteingang - Prozesse Optimieren & Effizienz steigern
Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung Keine Ressourcenbindung durch externe Dienstleistung Fehlervermeidung durch Schnittstellen-Abbau Vermeidung von Medienbrüchen (Ablage 100% digital) Teamwork-Nutzung durch standortunabhängigen Mehrfachzugriff Geringe Zugriffszeiten & schnelle Suche Besserer Kundenservice durch verminderte Reaktionszeit Erhöhte Beweisfähigkeit durch detaillierte Auskunftsfähigkeit Geringstes Verlustrisiko von Dokumenten Kosteneinsparungen und Umweltschutz (keine Papierkopien) Reduzierung von Lagerfläche (Aktenordner / Archiv) Vermeidung von Zustellungsvorgängen in der HauspostPoststelle digital spart Zeit und Ressourcen – ab der ersten Minute
Die Posteingangsstelle mittlerer und großer Unternehmen ist ein zentral wichtiges Instrument der Informationsverteilung. Viele Firmen sehen sich nach wie vor gezwungen Sichtung, Sortierung, Erfassung, Weiterleitung, Archivierung und Recherche eingehender Briefpost in Papierform zu organisieren. In einigen Fällen werden sogar E-Mails ausgedruckt und zusammen mit der Papierpost in Aktenordnern abgelegt.
Wie genau funktioniert so ein digitaler Posteingang bei DOCUBYTE®
DM-System steht für Daten-Management-System und ist eine servergestützte oder cloudbasierte Organisation von Dokumenten und Daten.
Digitaler Posteingang mit System
Papiergebundene Dokumente werden mit Hilfe von Produktions-Scannern digitalisiert, indiziert und softwaregestreuert in ein digitales Postfach importiert (siehe Workflow im Video oben). Die Möglichkeiten für ein solches digitales Postfach sind zahlreich, zum Beispiel
Automatisierte Weiterleitung der Dokumente per E-Mail
DOCUBYTE Online Archiv als Dokumentenmanagement-System in der Cloud
DOCUframe als flexibles offline oder online DMS
Microsoft Sharepoint
Individuelle Workflow-Lösungen i.V.m. vorhandenen Systemen
Elektronisch generierte Dokumente können direkt in den digitalen Posteingang einfließen. Eventuell ist eine Vorgangszuordnung oder eine manuelle Datenerfassung erforderlich, z.B. wenn die vollautomatisierte Verarbeitung zu risikoreich erscheint.
Beleggut beim digitalen Posteingang
Grundsätzlich können so gut wie alle Papierdokumente eingescannt werden. Allerdings gibt es Standard-Belege, die sich aufgrund des i.d.R. höheren Aufkommens tendenziell besser für den digitalen Posteingang und die anschließende digitale Verteilung und Verarbeitung eignen. Zwar ist auch die Digitalisierung von Urkunden, Verträgen, etc. problemlos möglich. Dabei ist aber zu beachten, dass eine digitale Signatur erforderlich ist, um die Rechtssicherheit des Papierdokuments auf die digitale Reproduktion zu übertragen.Beispiele: Verträge / Eingangsrechnungen / Spesenbelege / Formular-Rückläufer / Frachtbriefe / Lieferscheine / u.v.m.
Wann lohnt sich ein Scandienstleister?
Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten. Im Allgemeinen ist ein Outsourcing der Scandienstleistung interessant wenn
Im eigenen Betrieb Ressourcen zur Digitalisierung nicht oder nur rudimentär vorhanden sind
Relativ große Mengen von Papierpost in regelmäßigen Abständen im Unternehmen eingehen
Mehrere Mitarbeiter (zeitgleich) Zugriff auf bestimmte Dokumente brauchen
Indexierung und Hosting hohen Aufwand erfordern oder ein hohes Automatisierungspotential besteht
Schnelle Verarbeitungsprozesse bzw. ein hohes Service-Level erforderlich sind
Bei Bedenken bezüglich der Abhängigkeit vom Dienstleister oder wenn es sich beim Digitalisierungsprozess um eine zentral wichtige Kompetenz handelt, kann es unter Umständen sinnvoller sein, den digitalen Posteingang hausintern zu realisieren. DOCUBYTE hat durch Millionen gescannter Dokumente einschlägige Erfahrung in diesem Bereich und bietet Beratung und Unterstützung bei der Implementierung einer Scanstrecke bzw. entsprechenden Nachfolgeprozessen an.
Variable Lösungen für ein digitales Unternehmen der Zukunft
Das Besondere an unseren Lösungen ist der modulare Gedanke bei einer Digitalisierung mit DOCUBYTE®. Unsere Digitalisierungslösungen lassen sich variabel miteinander kombinieren.