Digitaler Posteingang – Prozesse optimieren und Effizienz steigern

Digitaler Posteingang - Prozesse Optimieren & Effizienz steigern

hakenblau-small   Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung
hakenblau-small   Keine Ressourcenbindung durch externe Dienstleistung
hakenblau-small   Fehlervermeidung durch Schnittstellen-Abbau
hakenblau-small   Vermeidung von Medienbrüchen (Ablage 100% digital)
hakenblau-small   Teamwork-Nutzung durch standortunabhängigen Mehrfachzugriff
hakenblau-small   Geringe Zugriffszeiten & schnelle Suche
hakenblau-small   Besserer Kundenservice durch verminderte Reaktionszeit
hakenblau-small   Erhöhte Beweisfähigkeit durch detaillierte Auskunftsfähigkeit
hakenblau-small   Geringstes Verlustrisiko von Dokumenten
hakenblau-small   Kosteneinsparungen und Umweltschutz (keine Papierkopien)
hakenblau-small   Reduzierung von Lagerfläche (Aktenordner / Archiv)
hakenblau-small   Vermeidung von Zustellungsvorgängen in der Hauspost

Poststelle digital spart Zeit und Ressourcen – ab der ersten Minute

Die Posteingangsstelle mittlerer und großer Unternehmen ist ein zentral wichtiges Instrument der Informationsverteilung. Viele Firmen sehen sich nach wie vor gezwungen Sichtung, Sortierung, Erfassung, Weiterleitung, Archivierung und Recherche eingehender Briefpost in Papierform zu organisieren. In einigen Fällen werden sogar E-Mails ausgedruckt und zusammen mit der Papierpost in Aktenordnern abgelegt.

Das impliziert Zeitverlust und entsprechende Kosten. Das muss aber nicht sein! Mit dem digitalen Posteingang von DOCUBYTE gehen Sie genau den entgegengesetzten Weg: Sie empfangen jedes in Papierform versendete Poststück einfach als Dokumentenscan. Mit Papierbriefen kommen Sie gar nicht mehr in Berührung.
Durch den digitalen Posteingang ist es vor allem möglich die i.d.R. sehr großen Effizienzvorteile von digitalen Prozessen gegenüber der manuellen Bearbeitung zu nutzen. Viele Dokumente können beispielsweise elektronisch zugeordnet und ohne Zeitverzögerung automatisch weitergeleitet werden.

Wie genau funktioniert so ein digitaler Posteingang bei DOCUBYTE®

DM-System steht für Daten-Management-System und ist eine servergestützte oder cloudbasierte Organisation von Dokumenten und Daten.

Digitaler Posteingang mit System

Papiergebundene Dokumente werden mit Hilfe von Produktions-Scannern digitalisiert, indiziert und softwaregestreuert in ein digitales Postfach importiert (siehe Workflow im Video oben). Die Möglichkeiten für ein solches digitales Postfach sind zahlreich, zum Beispiel

hakenblau-small   Automatisierte Weiterleitung der Dokumente per E-Mail
hakenblau-small   DOCUBYTE Online Archiv als Dokumentenmanagement-System in der Cloud
hakenblau-small   DOCUframe als flexibles offline oder online DMS
hakenblau-small   Microsoft Sharepoint
hakenblau-small   Individuelle Workflow-Lösungen i.V.m. vorhandenen Systemen

Elektronisch generierte Dokumente können direkt in den digitalen Posteingang einfließen. Eventuell ist eine Vorgangszuordnung oder eine manuelle Datenerfassung erforderlich, z.B. wenn die vollautomatisierte Verarbeitung zu risikoreich erscheint.

Beleggut beim digitalen Posteingang

Grundsätzlich können so gut wie alle Papierdokumente eingescannt werden. Allerdings gibt es Standard-Belege, die sich aufgrund des i.d.R. höheren Aufkommens tendenziell besser für den digitalen Posteingang und die anschließende digitale Verteilung und Verarbeitung eignen. Zwar ist auch die Digitalisierung von Urkunden, Verträgen, etc. problemlos möglich. Dabei ist aber zu beachten, dass eine digitale Signatur erforderlich ist, um die Rechtssicherheit des Papierdokuments auf die digitale Reproduktion zu übertragen.

Beispiele:  Verträge / Eingangsrechnungen / Spesenbelege / Formular-Rückläufer / Frachtbriefe / Lieferscheine / u.v.m.

Wann lohnt sich ein Scandienstleister?

Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten. Im Allgemeinen ist ein Outsourcing der Scandienstleistung interessant wenn

hakenblau-small   Im eigenen Betrieb Ressourcen zur Digitalisierung nicht oder nur rudimentär vorhanden sind
hakenblau-small   Relativ große Mengen von Papierpost in regelmäßigen Abständen im Unternehmen eingehen
hakenblau-small   Mehrere Mitarbeiter (zeitgleich) Zugriff auf bestimmte Dokumente brauchen
hakenblau-small   Indexierung und Hosting hohen Aufwand erfordern oder ein hohes Automatisierungspotential besteht
hakenblau-small   Schnelle Verarbeitungsprozesse bzw. ein hohes Service-Level erforderlich sind

Bei Bedenken bezüglich der Abhängigkeit vom Dienstleister oder wenn es sich beim Digitalisierungsprozess um eine zentral wichtige Kompetenz handelt, kann es unter Umständen sinnvoller sein, den digitalen Posteingang hausintern zu realisieren. DOCUBYTE hat durch Millionen gescannter Dokumente einschlägige Erfahrung in diesem Bereich und bietet Beratung und Unterstützung bei der Implementierung einer Scanstrecke bzw. entsprechenden Nachfolgeprozessen an.

Variable Lösungen für ein digitales Unternehmen der Zukunft

Das Besondere an unseren Lösungen ist der modulare Gedanke bei einer Digitalisierung mit DOCUBYTE®. Unsere Digitalisierungslösungen lassen sich variabel miteinander kombinieren.