Digitaler Rechnungseingang

scannen, elektronisch verarbeiten und digital archivieren

Digitaler Rechnungseingang

scannen, elektronisch verarbeiten und digital archivieren

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Eingesparte Kosten gegenüber der Verarbeitung von Papier-Rechnungen
(Quelle: bundesdruckerei.de)

Vorteile digitaler Rechnungseingang

+ Einsparung von Zeit und Kosten
+ Entlastung der Administration
+ Schnellere Bearbeitungsrhythmen
+ Leichter intern teilbar & kommunizierbar
+ Gleichbleibende Struktur intern
+ Einfache Auslesbarkeit einzelner Details
+ Optimierte Buchhaltung
+ Entlastung der Umwelt
+ Revisionssichere Archivierung

Warum muss ein digitaler Rechnungseingang sein?

In den kommenden Jahren haben die Kommunen elektronische Rechnungen einzuführen. Es geht um das digitale Empfangen und medienbruchfreie Verarbeiten. Grundlage dafür ist das E-Rechnungsgesetz, dass auf einer EU-Richtlinie basiert. Es geht darum, dass Thema „e-Government“ weiter voranzutreiben.

Die Umstellung soll stufenweise erfolgen: Ende letzten Jahres, also November 2018, sollten zunächst sämtliche Bundesministerien und Verfassungsorgane elektronische Rechnungen empfangen können. Derzeit steckt die Entwicklung jedoch noch ein wenig in den Kinderschuhen, denn der Hauptteil der Rechnungsverkehrs wird auch auf der Bundesebene noch papiermäßig geführt.

Nichtsdestotrotz sollen bis Ende 2019 auch alle anderen öffentlichen Auftraggeber zur digitalen Rechnungsannahme fähig sein. Ziel ist laut Gesetz: ab Ende November 2020 keine papierbasierte Rechnungen in der Verwaltung!

Elektronische Rechnungsverarbeitung senkt die Prozesskosten

Aber das Thema der digitalen Transformation zieht sich natürlich auch bis in die Unternehmen. Hier erfolgt der Rechnungseingang auf verschiedensten Wegen. Neben der Papierform ist heutzutage auch die digitale Übermittlung von Rechnungen per E-Mail, DE-Mail, PDF-Datei, Fax-Server oder Web-Download (per Login) gängige Geschäftspraxis.

Damit alle Eingangsrechnungen elektronisch erfasst werden können, erfordert der digitale Rechnungseingang das Scannen von Papierrechnungen. Durch diese Vorgehensweise werden nicht nur Medienbrüche vermieden. Die softwaregestützte Erfassung der Rechnungspositionen und die Buchung der Belege wird deutlich einfacher und effizienter.

Zu guter Letzt kann beim elektronischen Rechnungseingang eine weitere Kostensenkung durch revisionssichere digitale Archivierung realisiert werden. Das bringt nicht nur Vorteile bei der internen Recherche von Rechnungen bei Rückfragen, sondern erleichtert auch die Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Wie funktioniert der digitale Rechnungseingang von DOCUBYTE®

Variable Lösungen für ein digitales Unternehmen der Zukunft

Das Besondere an unseren Lösungen ist der modulare Gedanke bei einer Digitalisierung mit DOCUBYTE®. Unsere Digitalisierungslösungen lassen sich variabel miteinander kombinieren.