Schneller aufs Wesentliche konzentrieren, ohne Medienbrüche in störungsfrei ablaufenden Prozessen

Arbeitnehmer sind das höchste Gut eines Unternehmens – sie erstellen die Produkte, erbringen die Dienstleistungen und tragen die Marke und die Werte nach außen. Bedingt durch die neuen Konzepte der Arbeit, die schneller werdenden Prozesse und die höhere Komplexität bei der Schaffung neuer Werte und Produkte steigt auch der Druck auf die Arbeitnehmer – oft mit dem Ergebnis „Burn-Out“. Deswegen ist die betriebliche Burn-Out-Prävention mittlerweile als Teil des betrieblichen Gesundheitsmanagements vorgeschrieben. Ohne belastbare und nachprüfbare Informationen und Daten lassen sich aber gerade in mittelständischen Unternehmen oder in großen Konzernen keine sinnvollen Maßnahmen in diesem Bereich einführen oder verbessern.

Vorteile einer digitalen Krankmeldung

hakenweiss-small Reduzierte Verwaltungskosten
hakenweiss-small Weniger Aufwand für Arbeitnehmer
hakenweiss-small Keine Zeitverzögerung
hakenweiss-small Schnelle interne Information
hakenweiss-small Entlastung der Personalabteilung
hakenweiss-small Verbesserung der Burn-out-Prävention-Planung
hakenweiss-small Förderung des betrieblichen Eingliederungsmanagements
hakenweiss-small Revisionssichere Archivierung aller Krankmeldungen

Digitale Krankmeldung – Datenkonzentration mit Zeitersparnis

Mit der digitalen Krankmeldung von DOCUBYTE® werden die Daten jederzeit digital aufbereitbar zur Verfügung gestellt. Der Arbeitnehmer meldet sich medienbruchfrei nach dem Arztbesuch. Die dadurch erstellten Informationen gelangen in das zentrale Gesundheitsmanagement des Unternehmens.

digitale-krankmeldung-übersicht-topHier werden bei wiederholter Krankschreibung auf Basis psychisch bedinter oder gehäuft auftretender Arbeitsausfälle Abläufe gestartet werden, um eine Prävention innerbetrieblich in Gang zu setzen. Neben der Überprüfung von Arbeitsabläufen, Zeit- und Produktionsdruck können dadurch optimierte Pausen oder Arbeitsprozesse zu einer Besserung führen – und damit zu wenig krankheitsbedingten Ausfällen und langwierigen Belastungen für den Arbeitnehmer UND das Unternehmen.

Wie viel Ressourcen kostet die digitale Krankmeldung?

Eigentlich spart die digitale Krankmeldung Ressourcen. Wir nehmen Ihnen den Stress und das zusätzliche Arbeitspensum ab, welche die Erfassung und Verarbeitung von Arbeitsunfähigkeitsmeldungen in Ihrem Unternehmen verursachen. Klar ist, eine Krankheit belastet Betroffene und Arbeitgeber gleichermaßen.

Eine Krankmeldung ist aber auch der Startschuss für eine ganze Kette interner Abläufe, die vor allem in der Personalabteilung reichlich Manpower fressen. Dabei existiert die Lösung schon: Die komplexen, umständlichen Prozesse lassen sich mit technischen Mitteln deutlich beschleunigen und vereinfachen. Entscheiden Sie sich für die elektronische Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AUB), werden alle Beteiligten im Unternehmen massiv entlastet.

Zeitersparnis als Top-Argument

Das wichtigste Argument für digitale Krankmeldungen gleich vorab: Sie sparen reichlich Zeit, Geld, Aufwand und merzen obendrein Fehlerquellen aus. Konkret sinken die Verwaltungskosten mit Einführung der digitalen Krankmeldung ebenso rapide wie der zur Bearbeitung benötigte Einsatz durch Ihre Mitarbeiter, die Kosten tendieren sogar gegen Null.

Nach erfolgreicher Digitalisierung des Prozesses benötigen Sie nicht nur weniger Ressourcen und haben mehr freie Kapazitäten, durch die automatisiert ablaufenden internen Informationsketten sind Sie darüber hinaus in der Lage, schneller auf die Auswirkungen eines Ausfalls zu reagieren.

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Lückenlose Dokumentation

Einmal investieren, dauerhaft profitieren. Haben Sie die Einrichtung des von DOCUBYTE® angebotenen Self-Service-Portals, über das die persönliche Krankmeldung und offizielle AU-Bescheinigung eingereicht werden, einmal abgeschlossen, so wird der Ablauf bei jeder Krankmeldung lückenlos dokumentiert.

Das ermöglicht eine revisionssichere Archivierung aller Daten. Außerdem wird der jeweilige Vorgesetzte automatisch über die voraussichtliche Dauer der Erkrankung informiert. Alle Prozesse laufen verlässlich und gebündelt über nur einen Kanal.

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Fehlerfrei bei sinkendem Aufwand

Setzen Sie auf die Digitalisierung und senken den hohen administrativen Aufwand, der bei der manuellen Bearbeitung und Verwaltung von Krankmeldungen entsteht. Ihr Team muss sich so nicht länger mit Erfassung und Weiterleitung der Nachrichten herumschlagen.

Den Benefit einer digitalisierten Krankmeldung werden zahlreiche Bereiche in Ihrem Unternehmen innerhalb kürzester Zeit bemerken. Diverse Prozesse werden einfacher ablaufen und verbessert wie etwa die interne Kommunikation und Datenerzeugung, die Medienübertragung und Weiterleitung in die Buchhaltung, aber auch die Erfassung und Dokumentation der Krankmeldungen.

Für Ihre Sachbearbeiter bedeutet eine digitalisierte Krankmeldung neben radikaler Zeitersparnis auch, dass ärgerliche Medienbrüchen wegfallen und unnötige Fehlerquellen beseitigt werden.

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Fristen bequem einhalten

Ihre von Krankheit betroffenen Mitarbeiter profitieren ebenfalls, da der Umgang mit Formalien und Fristen bei einem krankheitsbedingten Ausfall erleichtert wird und sie alle Schritte bequem vom Krankenbett aus erledigen können – beispielsweise das Versenden des ärztlichen Attests und die schnellstmöglich zu erfolgende Benachrichtigung der Personalabteilung oder des Vorgesetzten.

So bleibt Zeit für das Wesentliche: die schnelle Genesung. Zudem ist das bisherige umständliche Prozedere, den Nachweis eines Arztes über die temporäre Arbeitsunfähigkeit mit der Post an den Arbeitgeber und gegebenenfalls an die Krankenkasse zu senden, für Ihre erkrankten Mitarbeiter nicht nur zeitraubend und stressig, sondern zudem auch unsicher.

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Sichere digitale Übertragung

Ein Papierbeleg kann unbemerkt während des Zustellungsprozesses abhandenkommen. Und obwohl der Kranke keine Garantie oder Bestätigung hat, dass sein Brief den Adressaten erreicht, haftet er doch, wenn die AUB ihr Ziel zu spät oder überhaupt nicht erreicht.

Mit unserer Lösung erfolgt die Krankmeldung über ein Self-Service-Portal in Form eines Web-Interfaces. Dazu benötigt ihre Mannschaft keine extra App, es genügt der Browser in jedem internetfähigen Endgerät, um die abfotografierte AUB auf den Server zu laden.

Der Erkrankte erhält ebenso sofort eine Bestätigung wie der Vorgesetzte. Sie können unverzüglich die Ausfall-Planung starten, ohne wertvolle Zeit zu verlieren.

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Unkompliziert: Rechtzeitig reagieren

Lange bevor das Attest die zuständige Stelle erreicht, ist die erste Nachricht über die Krankmeldung per Telefon oder E-Mail in der Regel bereits im Unternehmen eingegangen. Erhalten Sie die Nachricht rechtzeitig, um angemessen reagieren zu können?

Besonders wenn die persönliche Krankmeldung grundsätzlich an verschiedenen Stellen – etwa Kollegen, Vorgesetzte, Sekretariat oder Zentrale – eingehen kann, ist der Prozess fehleranfällig. Wird jedoch mit der elektronischen Krankmeldung ein linearer Prozess eingeführt, ist garantiert, dass Ihnen keine Meldung während der manuellen Bearbeitung verloren geht und alle mit der Krankmeldung verbundenen Abläufe bis ins Kleinste dokumentiert wird.

Neben dem überragenden Zeitgewinn sind präzise Auswertungen ein weiteres Argument, das klar für die digitale Krankmeldung spricht. Nur mit akkuraten, vollständigen Statistiken können Sie unter anderem exakt ableiten, ob die gesetzlich vorgeschriebene „Burn-Out-Prävention“ notwendig wird, die Unternehmen ab einer gewissen Anzahl von jährlichen Krankheitstagen anbieten müssen.

Unter dem Strich steht enorme Entlastung

Mit der Entscheidung für eine digitalisierte Krankmeldung etablieren Sie einen durchgängigen und schnellen Ablauf, entlasten Ihre Mitarbeiter und steigern die Effizienz im Unternehmen. Im Detail müssen Sie Krankmeldungen nicht mehr separat und mühevoll erfassen oder sogar einscannen, bevor sie abgelegt werden.

Durch die Entscheidung für eine digitalisierte Lösung wird die komplette Personalabteilung entlastet, Sie setzen ein immenses Kontingent an Arbeitskraft und personellen Ressourcen frei. Mit der digitalen Krankmeldung verhindern Sie außerdem lästige Probleme, die möglicherweise entstehen würden, wenn Sie zu spät auf Ausfälle reagieren können.

Weiterer Effekt unserer digitalen Lösung: Sie können mit einem unkomplizierten, schnellen Verfahren und der nötigen Transparenz durch ein durchgängiges Meldesystem auch das betriebliche Eingliederungsmanagement als digitalen Workflow darstellen.