Ersetzendes Scannen und Sicherheit in der Informationstechnik: Die digitale Akte wird immer öfter vor Gericht anerkannt
Seit der Studie der Universität Kassel "ersetzendes Scannen" vom 31.10.2013 ist offiziell, was sich schon seit der Veröffentlichung der technischen Richtlinie TR RESISCAN vom April abzeichnet:
Deutsche Richter würden digitale Dokumente mehrheitlich als absolut vollwertiges Beweisstück vor Gericht anerkennen.
Für Freunde des papierlosen Büros und Betreiber digitaler Archive bedeutet die zweitägige Studie mit 14 simulierten Gerichtsverhandlungen ein großer Schritt nach vorne bei der Sicherheit in der Informationstechnik. Die Art und Weise, wie in der Bundesrepublik vor Gericht mit digitalen Dokumenten umgegangen wird, war bisher noch von einiger Unsicherheit geprägt.
Wichtig für ersetzendes Scannen und maximale Sicherheit in der Informationstechnik ist, dass die Richtlinien optimaler Aktendigitalisierung gemäß TR RESISCAN eingehalten werden. Folgende Punkte sind exemplarisch zu erwähnen:
- Die Scanqualität muss ausreichend sein
- Das Dokument muss vollständig sein
- Je nach Dokumentenklasse ist es von großem Vorteil wenn das Dokument digital signiert wurde
Nach Ulrich Schwenkert, dem vorsitzenden Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg, sollte der eigenhändig eingescannte Beleg genauso viel Tragkraft haben wie Belege, die mit sämtlichen Vorkehrungen professionellen Scan-Services eingescannt wurden. Jedoch liegt der Vorteil des Letzteren klar auf der Hand. Das elektronische Dokument muss vor nachträglichen Manipulationen geschützt sein, damit ersetzendes Scannen geltend gemacht werden kann. Kann ein Unternehmen nachweisen, dass ein routineartiges Digitalisierungs- und Ablagesystem implementiert ist, erhöhen sich die Chancen auf eine erfolgreiche Anerkennung des digitalen Beweisstücks signifikant.
Gerade bei juristisch bedeutsamen Verträgen, Rechnungen und Quittungen sollte im Falle der geplanten Vernichtung der Originale die elektronische Kopie eine den Bestimmungen der Sicherheit in der Informationstechnik konforme elektronische Signatur erhalten. Bei allen Dokumenten, die unter keinen Umständen als juristisches Beweisstück dienen werden, reicht die revisionssichere Archivierung, bspw. für das Finanzamt.
BSI TR-03138 "Ersetzendes Scannen (RESISCAN)": Die neue Technische Richtlinie "ersetzendes Scannen" des Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik
Bereits im April diesen Jahres veröffentlichte das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) eine technische Richtlinie für ersetzendes Scannen. Diese technische Richtlinie firmiert unter BSI TR-03138 "Ersetzendes Scannen (RESISCAN)" und umfasst eine Reihe von Informationen, die für verschiedene Dokumentenklassen gelten, um die Beweiskraft digitaler Dokumente vor Gericht zu maximieren.
In der Richtlinie wird explizit dem technischen Wandel Rechnung getragen und der Wunsch geäußert, gerade besonders beweissensiblen und aktenintensiven Industrien entgegenzukommen (beispielsweise das Gesundheitswesen, die Versicherungswirtschaft oder den Steuer- und Buchhaltungsfirmen), die bisher teure Papierarchive unterhalten mussten. Gemeinsam mit anderen Empfehlungen der Behörden wie beispielsweise
- DOMEA (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang),
- IDW-FAIT3 (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren) oder
- GdPDU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
bildet die BSI TR-03138 "Ersetzendes Scannen (RESISCAN)" nun eine ausreichend gut dokumentierte Grundlage für eine relativ sichere Handhabung der neuen Digitalisierungstechnologien.
Bei DOCUBYTE, einem der Vorreiter in Sachen integrierter Digitalisierungs- und Dokumentenmanagementlösungen, beobachten wir bereits sehr erfreut seit vielen Jahren die Modernisierung der Rechtslage, welche den vielen Vorteilen des digitalen Dokumentenmanagements Rechnung trägt. Bisher war es ein großer Nachteil, dass in besonders sensiblen Rechtslagen die Vernichtung der Originaldokumente zu juristischen Risiken führen konnte.
Durch die TR RESISCAN und Studie "Ersetzendes Scannen" der Universität Kassel können wir absehen, dass in wenigen Jahren schon die Papierakte tatsächlich völlig redundant sein wird. Insbesondere die Fortschritte im Bereich des digitalen Signierens machen uns zuversichtlich, dass auch eine dieser letzten Hürden zum vollkommenen papierlosen Büro im juristischen Bereich bald der Vergangenheit angehören wird.
Bei weiteren Fragen zur Aufsetzung digitaler Archive oder Digitalisierung Ihrer Altakten kommen Sie bitte jederzeit auf uns zu. Wir beraten Sie gerne. Sie erreichen uns unter 089 12509366 oder per Email an kontakt@docubyte.de.
