Es sind die Kleinigkeiten, die eine Katastrophe verhindern oder erst in Gang bringen können. Gerade in den jetzigen Zeiten, in denen Geschwindigkeit und Reaktion über Ansteckung, Krankenhaus, ja sogar das Leben entscheiden können, spielen die Tücken der alltäglichen Technik nicht immer gut mit.

Die Meldung von Corona-Infektionen lief, auch bedingt durch die mittelmäßige technische Ausstattung von Schulen und Gesundheitsamt, größtenteils über Fax. Wie die Süddeutsche Zeitung in Ihrer Onlineausgabe vom 13. März berichtete, wurde die Schließung einer Schule nach Auftreten eines Corona-Falles unter den Lehrern nicht konsequent durchgeführt –  Grund: ein „überfordertes“ Faxgerät im Gesundheitsamt München.

Digitale Faxnummer ist eine reine Einstellungsfrage

Dabei gibt es schon seit geraumer Zeit die Möglichkeit, analoge Faxgeräte durch eine digitale Fax-Nummer zu ersetzen. Diese Faxnummer kann bei beinahe jedem Anbieter genutzt werden und funktioniert relativ einfach:

Die Faxe können durch die digitale Signatur hervorragend katalogisiert und geordnet werden. Die bessere Ordnung ist jedoch kein Selbstzweck – daraus ergeben sich viele weitere Vorteile.

Vorteil der zeitgleichen Verarbeitung

Die virtuelle Faxnummer ermöglicht den zeitgleichen Empfang von mehreren Fax-Dokumenten

Die Versender schicken die Faxe – und die digitale Erfassung beim Empfänger dauert wenige Sekunden. Da sehr viele Empfangskanäle auf den jeweiligen Servern vorliegen, gehört das Besetzt-Zeichen beim Fax-Versenden der Vergangenheit an.

Die erzeugten Dokumente sind dadurch auch jederzeit abrufbar. Es spielt also keine Rolle mehr, ob der Toner des Empfangsgerätes „alle“ ist oder ein Papierstau vorliegt. Der Empfänger ist quasi immer erreichbar.

Vorteil der gleichzeitigen Nutzung

Digitale Faxdokumente können von mehreren Personen ohne Zwischenschritt gleichzeitig genutzt werden

Das digitale Fax-Dokument kann, anders als das physisch einzigartige Fax, auf Empfängerseite von mehreren Personen genutzt werden.

Gerade während der Home-Office-Notwendigkeit in der Corona-Krise stellt sich das als herausragender Vorteil da. Die Dokumente erreichen jeden, den es angeht – ohne Zeitverzug oder Ortsgebundenheit.

Vorteil automatisierter Vorgänge

Virtuelle Faxnummern erzeugen digitale Dokumente, die wiederum auslesbar sind und digital Workflows starten könnenNutzen bestimmte Nutzer die digitalen Kopien des Fax, können dies auch (bis zu einem gewissen Grad) auch Maschinen. Werden die Faxe also inhaltlich digitalisiert, können Sie, natürlich auch unter menschlicher Steuerung, automatische Abläufe in Gang setzen.
Steht im angesprochenen Beispiel  „Verdacht auf Corona bei Lehrer X an Schule Y“ im Betreff – wäre die automatische Alarmmeldung innerhalb des Gesundheitsreferates denkbar gewesen. Diesen Workflow zu hinterlegen, geht natürlich nicht von heute auf morgen – aber deutlich schneller, als die meisten Nutzer dies erwarten.

Digitale Faxnummer – „ein kleines Rädchen im großen Getriebe“

Die Vorteile sind nicht von der Hand zu weisen. Die digitale Faxnummer ist schnell eingerichtet, kann auch die bisher bekannte, analoge Faxnummer bedienen und verhindert viele Schwierigkeiten, die technisch oder personell bedingt ein Hindernis in der Kommunikation darstellen können. In Zeiten von Home-Office und Corona-Ausgangssperre eine sehr wichtige Sache! Falls Sie Fragen haben, wir helfen Ihnen gern weiter – informieren Sie sich gern auch über die Themen der digitalen Gehaltsabrechnung und der digitalen Krankmeldung.