Wenn ihre Mitarbeiter mit Firmenwägen Knöllchen sammeln – kann auch dieser Prozess durch digitale Workflows in der Verwaltung deutlich vereinfacht werden.
Wie ist es wohl, wenn Sie als Unternehmen ihre Eingangspost tagesaktuell digitalisieren lassen? Gescannte Briefe und E-Mails befinden sich fortan am selben Ort und alles ist via Volltextsuche schnell auffindbar. Informationen bewegen sich digital durch das Unternehmen, bis sie Teil des digitalen Archivbestands werden. Digitales signieren und Genehmigungsabläufe erhalten Einzug in die Prozesse und man könnte sich denken, dass das Ende der Fahnenstange nun erreicht sei. Mitnichten.
Einer unserer Kunden hatte den Gedanken, dass es praktisch wäre, wenn alle Strafzettel, die wegen Missachtung des StvO und unter der Nutzung eines Firmenwagens entstanden sind, vollautomatisch an den jeweiligen Verkehrsrowdy bzw. die Verkehrsrowdine weitergeleitet würden. Bei entsprechend großer Belegschaft und Fuhrpark entsteht an dieser Stelle, kumuliert, durchaus ein Aufwand, der wieder ein Mal nicht zu den wichtigen Kernaufgaben gehört.
Wir fanden die Idee – analog zu unserem digitalen und automatisierten Krankmeldeprozess – prima. Die Programmierung war für uns kein Hexenwerk und in Verbindung mit unseren Scanprozessen und unserem Online-Archiv, läuft für den Kunden nun alles Hand in Hand. Ein gescannter Strafzettel wird von unsere Software als solcher erkannt, analysiert, einem Mitarbeiter zugeordnet, als PDF ins Online-Archiv verlegt und der Mitarbeiter darüber informiert. Simpel und Transparent.
Fazit: Durch die Umstellung papierbasierter Prozesse in digitale Prozesse, entstehen je nach Unternehmen, ganz neue Möglichkeiten, die Arbeit zu verrichten bzw. sie angenehmer zu gestalten. Auf manche Dinge, muss man einfach nur kommen.
