Ordner scannen und Akten digitalisieren: Die richtige Bildkompression
Fünf Tipps, wie Sie für Ihr papierloses Büro den idealen Kompromiss zwischen Scanqualität und Speicherplatz finden
Auf dem Weg ins papierlose Büro lauern viele technische Hürden und ohne Beauftragung eines Scanservice ebenfalls eine ordentliche Menge manueller Arbeit mit dem Dokumente Einscannen. Die mit Sicherheit aber nervigste da mitunter häufigste Problematik bei der Datenerfassung entsteht aus dem Unwissen über die richtige Bildkompression beim Ordner Scannen und Akten Digitalisieren. Manchmal sorgt dies sogar für die doppelte Arbeit beim ohnehin ungeliebten Akten Scannen, wenn die Scanqualität nämlich am Ende zu niedrig ausfällt.
Wir vom DOCUBYTE Scanservice haben es uns in diesem Artikel zur Aufgabe gemacht, Ihnen wichtige Tipps für die erfolgreiche Realisierung Ihres papierlosen Büros mit auf den Weg zu geben. Egal ob Sie die Dokumente digitalisieren möchten zur Privatanwendung, zum einfachen Upload in ein digitales Archiv oder ein allumfassendes digitales Dokumentenmanagement vorbereiten- Hier erfahren Sie alles Wissenswerte über die richtige Bildkompression zur Aktendigitalisierung.
1. Kompression, Formate, Auflösung- Die Begriffe rund ums Akten Digitalisieren kennenlernen
Leider können wir nicht sofort einsteigen, ohne kurz einige Begrifflichkeiten zu klären, die für das Ordner Scannen und Akten Digitalisieren unumgänglich sind (wenn Sie sich bereits ein wenig auskennen, überspringen Sie bitte diesen Teil).
Wenn Sie Dokumente einscannen haben Sie meist folgende Parameter zu wählen: dpi, Format, Qualität.
dpi bedeutet "dot per inch", also "Punkte pro Zoll" und wird gemeinhin mit der Auflösungsqualität gleichgesetzt. Für das Drucken benötigen wir andere dpi-Werte als für die digitale Archivierung eingescannter Akten.
Das Format, also JPG, TIF, PNG etc., beinhaltet abhängig von der Qualitätsstufe der Konvertierung die eigentliche Kompression auf dem Datenträger. Die Buchstabenkürzel beschreiben bereits die Verwendung, welche die Erfinder(-gruppen) seinerzeit für diese Formate vorwegdachten: JPG=JPEG steht für "Joint Photographic Experts Group", TIF=TIFF steht für "Tagged Image File Format", PNG steht für "Portable Network Graphics". Jedes Format hat in den Dimensionen seiner Verwendung, Verwertung und Speicherung andere Stärken und Schwächen. Im Zusammenhang mit dem papierlosen Büro interessieren uns insbesondere die eher weniger bekannten MRC-Kompressionsformate. MRC steht für Mixed-Raster-Content und eignet sich nur für PDFs- dabei kann dieses Format jedoch sowohl Text als auch Grafiken in geringster Dateigröße in vernünftiger Qualität selbst unter widrigen Umständen (Kontraste/Helligkeiten/Witterungsschäden) wiedergeben.
Die "Qualität", die in vielen Programmen bei der Speicherung per Schieberegler angegeben werden kann, ist lediglich eine lineare Herunterrechnung der Pixel pro Zoll (pixel per inch, ppi).Manche Formate, so wie MRC verfügen aufgrund ihrer Funktionsweise nicht über Qualitätsstufenregelungen.
2. Bedarf Scanqualität ermitteln: Akten digitalisieren vs. Pläne digitalisieren oder Zeichnungen einscannen
Sehr wichtig für die Suche nach der idealen Bildkompression ist definitiv die Frage nach der gewünschten Qualitätsstufe. Feine Handschriften und Farblinien, etwa wenn Sie Zeichnungen digitalisieren oder Pläne einscannen möchten, gehen verloren oder werden unleserlich bei der Wahl der falschen Scaneinstellungen. Das kann insbesondere bei geplanter Verwendung einer Grafikvektorisierungs- oder OCR-Texterkennungssoftware fatal sein.
Während für die gemeine Papierakte zur Ablage als PDF in das digitale Archiv meist eine "One-Size-Fits-All" Lösung gefunden werden kann (siehe Punkt 4), ist die Realisation für das papierlose Büro bei Architekten oder Marketing-Agenturen wesentlich vielschichtiger. Natürlich können Sie auf kurzem Wege jederzeit auch direkt auf uns zukommen.
3. Beim Ordner Scannen und Akten Digitalisieren richtige Einstellung am Scanner wählen
Wenn Sie selbst Hand anlegen in Sachen Aktendigitalisierung, geben Sie darauf acht, dass Sie schon beim Einscannen die richtigen Einstellungen wählen. Wahrscheinlich werden Sie ein professionelles Gerät mit Einzug verwenden und die Herstellersoftware dazu. Schauen Sie sich Ihre zu digitalisierenden Akten an und machen Sie einen kurzen Scan-Test, ob Sie mit den gewählten Einstellungen ein gutes Ergebnis bekommen. Checken Sie natürlich nach der optischen Kontrolle auch die Dateigröße. Welche Einstellung sie letztlich auswählen, bleibt Ihnen überlassen, ist es doch eben eine Frage Ihres Bedarfs. Für bestimmt gut 80 % aller Anwendungen ist jedoch die im nachfolgenden beschriebene Lösung ideal.
Zusatztipp: Viele Scan-Softwareprogramme erlauben komplexe erweiterte Einstellungen, wie Begradigung, Qualitätssteigerung und Zuschnitt. Nutzen Sie diese nur sehr vorsichtig, da das Ergebnis manchmal sehr durchwachsen sein kann und die Heterogenität Ihrer digitalen Akten in Ihrem digitalen Archiv erhöht wird. Zudem müssen Sie beim eigenhändigen Einscannen unbedingt auf Doppelblatteinzug aufpassen, insbesondere wenn Sie die Akten im Nachgang vernichten möchten. Die Scanner von professionellen Scandienstleistern wie DOCUBYTE sind speziell für dieses Problem mit Ultraschallsensoren ausgestattet.
4. Die ideale Bildkompression für normales Akten Digitalisieren und Ordner Scannen für die Ablage im digitalen Archiv
Wählen Sie 200 dpi und MRC-Komprimierung. Et Voilà: Bei einer Dateigröße von nur 46 KB/Blatt haben Sie eine OCR-fähige Scanqualität in Farbe selbst bei schlechten Kontrasten oder ausgeblichenen Handschriften.
Wir bei DOCUBYTE empfehlen dieses Dateiformat am häufigsten. Insbesondere unsere DOCUBYTE Onlinearchiv-Kunden (browsergestützte digitale Archive), deren monatliche Nutzungsgebühr sich nach benötigten Speicherplatz und Anzahl der Benutzer richtet, freuen sich über den gesparten Platz. Auf 1 GB den Inhalt von 22.795 Farbseiten - knapp 38 breite, prallvolle Aktenordner - unterzubekommen ist auf anderem Wege schwierig. Deshalb ist unser eindeutiger Gewinner für ideale Bildkompression im digitalen Dokumentenmanagement eindeutig das MRC-Format auf 200dpi. Der "Nachteil", dass MRC nur PDF zulässt, ist außerhalb von Grafik- und Bildbearbeitung unbedeutend, da digitale Archive ohnehin vor allen Dingen auf PDFs aufgebaut sind. PDF ist ein anerkanntes Langzeit-Archivformat und deshalb für die Archivierung zu bevorzugen- bzw. wird dieses Format deshalb verwendet. Dank jederzeit möglicher PDF-to-Word Konvertierung per OCR-Erkennung können PDFs auch nach der Ablage nach Textbestandteilen durchsucht und mit Textbestandteilen gearbeitet werden.
5. Dateikonvertierung bereits digitalisierter Akten- Vorsicht vor Data Corruption
Sie haben bereits Ihre Akten digitalisiert und dabei falsche Einstellungen gewählt, so dass Ihre Dateien zu groß geworden sind? Kein Problem, heutzutage gibt es zahlreiche kostenlose wie auch professionelle Konvertierungsprogramme. Nehmen Sie sich jedoch bei wichtigen Dokumenten in Acht vor Data Corruption, die Beschädigung von Dateien bei Konvertierung und verwenden Sie deshalb nur geprüfte Lösungen.
Wir bei DOCUBYTE mögen vor allen Dingen das kostenlose Irfanview, welches auch Massenkonvertierung ermöglicht (Achtung, MRC-Formate sind bei Irfanview nicht dabei). Eine tolle Online PDF-Komprimierung für kleinere Privatanwendungen bietet compress.smallpdf.com.
Fazit: Keine faulen Kompromisse mehr bei Scanqualität versus Speicherplatz. Mit diesem Blogbeitrag sollte es Ihnen möglich sein, für sich stattdessen den einen, idealen Kompromiss zu finden.
Schade: Komprimieren ist immer Pflicht- Denn sonst sind zwischen 1 bis 3 MB pro Seite (300dpi JPG) mehr Norm als Ausnahme. Kleiner Trost: Wenigstens sind Sie kein Fotograf- Eine mittelgroße NEF-Datei (Nikon Electronic Format) zum Beispiel kann gut und gerne ihre 40 MB wiegen.
Wir hoffen, Ihnen mit diesem Artikel weitergeholfen zu haben. Bei DOCUBYTE stehen wir Ihnen jederzeit zur vollsten Verfügung. Egal ob Scanservice (gern auch inklusive Logistik), digitale Archive oder digitales Dokumentenmanagement.
DOCUBYTE - von Papier befreit.
