Ordner scannen und Akten digitalisieren: Die richtige Bildkompression
Auf dem Weg ins papierlose Büro lauern viele technische Hürden und ohne Beauftragung eines Scanservice ebenfalls eine ordentliche Menge manueller Arbeit mit dem Dokumente Einscannen. Die mit Sicherheit aber nervigste da mitunter häufigste Problematik bei der Datenerfassung entsteht aus dem Unwissen über die richtige Bildkompression beim Ordner Scannen und Akten Digitalisieren. Manchmal sorgt dies sogar für die doppelte Arbeit beim ohnehin ungeliebten Akten Scannen, wenn die Scanqualität nämlich am Ende zu niedrig ausfällt.
In diesem Beitrag möchten wir Ihnen praktische Tipps mit auf den Weg geben, wie Sie Ihre Dokumente erfolgreich digitalisieren und den Schritt ins papierlose Büro meistern. Ganz gleich, ob Sie Ihre Unterlagen privat nutzen, in ein digitales Archiv hochladen oder ein umfassendes Dokumentenmanagement einführen möchten – hier erfahren Sie, worauf es bei der richtigen Bildkompression beim Scannen von Akten ankommt.
Inhalt
Kompression, Formate, Auflösung – Grundlagen für die digitale Aktenerfassung
So wählen Sie die richtigen Scaneinstellungen für Ihre Akten
Die beste Einstellung fürs digitale Archiv: So komprimieren Sie Akten effizient
Bereits gescannt – und jetzt zu groß? So konvertieren Sie Ihre Dateien sicher
1. Kompression, Formate, Auflösung – Grundlagen für die digitale Aktenerfassung
Bevor es richtig losgeht, lohnt sich ein kurzer Blick auf einige Grundbegriffe, die beim Scannen und Digitalisieren von Akten immer wieder auftauchen. Falls Sie mit diesen Themen bereits vertraut sind, können Sie diesen Abschnitt gerne überspringen.
Beim Einscannen von Dokumenten stoßen Sie in der Regel auf drei wichtige Einstellmöglichkeiten:
dpi (dots per inch): Dieser Wert beschreibt die Auflösung, also wie viele Bildpunkte pro Zoll erfasst werden. Für die Druckausgabe sind meist höhere dpi-Werte nötig als für die rein digitale Archivierung.
Dateiformat (z. B. JPG, TIF, PNG): Jedes Format bringt spezifische Eigenschaften mit. JPEG ist weit verbreitet und platzsparend, TIFF eignet sich besonders für verlustfreie Speicherung, und PNG stellt eine gute Lösung für Grafiken dar. Weniger bekannt, aber äußerst nützlich im Kontext der Archivierung, ist das MRC-Format (Mixed-Raster-Content). Es kommt vor allem bei PDFs zum Einsatz und kombiniert Texte und Bilder effizient – selbst bei beschädigten oder verblassten Originalen.
Qualitätseinstellung: In vielen Scansoftware-Lösungen lässt sich die Qualität manuell regeln – meist per Schieberegler. Dabei wird die Pixeldichte linear reduziert. Formate wie MRC hingegen nutzen eine intelligente Segmentierung und verzichten auf klassische Qualitätsstufen.
Aktueller Hinweis:
Mit zunehmender Nutzung von Cloudarchiven und mobilen Endgeräten rückt die Frage der optimalen Kompression immer stärker in den Fokus. Moderne Formate wie PDF/A mit MRC-Kompression gewinnen an Bedeutung, weil sie eine platzsparende und zugleich archivierungskonforme Lösung darstellen – vor allem im Zusammenspiel mit Lösungen wie dem DOCUBYTE Online-Archiv.
2. Bedarf Scanqualität ermitteln: Akten digitalisieren vs. Pläne digitalisieren oder Zeichnungen einscannen
Ein entscheidender Faktor für die passende Bildkompression ist der geplante Verwendungszweck der Scans. Je nach Dokumententyp können sich die Anforderungen erheblich unterscheiden.
Worauf kommt es an?
Normale Akten und Belege: Für typische Schriftstücke, die lediglich archiviert werden sollen, reicht meist eine Standardlösung mit mittlerer Auflösung und kompaktem Format (z. B. PDF mit MRC-Kompression).
Pläne und Zeichnungen: Wenn Sie technische Zeichnungen, Baupläne oder Konstruktionsskizzen digitalisieren möchten, benötigen Sie eine deutlich höhere Scanqualität. Feine Farblinien oder handschriftliche Notizen können sonst schnell verloren gehen.
OCR & Vektorisierung: Besonders sensibel wird es, wenn die Scans später per Texterkennung (OCR) oder durch Vektorisierungssoftware weiterverarbeitet werden sollen. In solchen Fällen sind gestochen scharfe Scans mit hoher Detailtreue unerlässlich.
Während in vielen Branchen eine „One-Size-Fits-All“-Strategie funktioniert, sind individuelle Lösungen für kreative oder technische Bereiche, wie Architekturbüros oder Designagenturen, entscheidend. Hier ist Erfahrung gefragt.
Tipp: Falls Sie sich unsicher sind, welche Scanqualität Sie benötigen, beraten wir Sie gerne. Der DOCUBYTE Scanservice bietet maßgeschneiderte Lösungen – von der Standardakte bis zur großformatigen Zeichnung.
3. So wählen Sie die richtigen Scaneinstellungen für Ihre Akten
Wenn Sie Ihre Akten selbst einscannen möchten, ist eines besonders wichtig: Wählen Sie gleich zu Beginn die passenden Einstellungen – denn diese beeinflussen sowohl die Bildqualität als auch die Dateigröße und spätere Lesbarkeit.
So gehen Sie am besten vor:
Werfen Sie vor dem Start einen Blick auf die Dokumente: Sind es nur einfache Schriftstücke oder auch farbige Grafiken oder handschriftliche Notizen?
Führen Sie einen kurzen Testscan durch – prüfen Sie dabei sowohl die optische Qualität als auch die erzeugte Dateigröße.
Nutzen Sie möglichst einen Dokumentenscanner mit Einzug und eine passende Software. Bei der Qualität reicht in den meisten Fällen eine Auflösung von 300 dpi in Graustufen.
Für ca. 80 % aller Standardanwendungen funktioniert eine Kombination aus PDF-Format mit MRC-Kompression besonders gut (siehe Abschnitt 4).
Wichtiger Hinweis zu erweiterten Funktionen:
Viele Scanner-Programme bieten Zusatzfunktionen wie automatische Begradigung, Kontrastverbesserung oder Bildzuschnitt. Nutzen Sie diese Optionen vorsichtig – sie können die Qualität bei komplexen Vorlagen verschlechtern und zu inkonsistenten Ergebnissen in Ihrem digitalen Archiv führen.
Zusatztipp:
Wenn Sie Ihre Originale nach dem Scannen vernichten möchten, achten Sie auf Doppelblatteinzug – dieser passiert schneller, als man denkt. Professionelle Scandienstleister wie DOCUBYTE setzen hier auf moderne Scanner mit Ultraschallsensoren, die doppelte Blatteinzüge automatisch erkennen und verhindern.
4. Die beste Einstellung fürs digitale Archiv: So komprimieren Sie Akten effizient
Wenn es um das einfache Scannen und Archivieren von Aktenordnern geht, ist eine klare Empfehlung möglich: 200 dpi Auflösung in Farbe kombiniert mit MRC-Kompression.
Warum? Dieses Format liefert:
Kleine Dateigrößen (etwa 46 KB pro Blatt),
Gute Lesbarkeit, selbst bei alten Dokumenten mit schwachen Kontrasten,
OCR-Fähigkeit – wichtig für durchsuchbare PDFs.
Diese Einstellung hat sich bei unseren Kunden bewährt – insbesondere für alle, die unser Online-Archiv nutzen. Dort zählt jeder Megabyte, denn der benötigte Speicherplatz wirkt sich direkt auf die monatlichen Kosten aus.
Praxisbeispiel:
Auf nur 1 GB lassen sich über 22.000 Farbseiten unterbringen – das entspricht dem Inhalt von knapp 38 vollen Aktenordnern.
Warum MRC und PDF?
MRC (Mixed-Raster-Content) eignet sich hervorragend für den Archivierungsalltag, da:
es nur mit PDF funktioniert, was jedoch kein Nachteil ist – denn PDFs sind das Standardformat für langfristige, gesetzeskonforme Archivierung.
moderne Texterkennung (OCR) mittlerweile auch KI-gestützt arbeitet und so sogar schwer lesbare Handschriften oder verblasste Inhalte zuverlässig extrahieren kann.
Wenn Sie also einfache Akten für Ihr digitales Archiv scannen möchten, führt an der Kombination aus PDF + MRC bei 200 dpi kaum ein Weg vorbei. Sie sparen Speicherplatz, sorgen für schnelle Auffindbarkeit – und bleiben archivrechtlich auf der sicheren Seite.
5. Bereits gescannt – und jetzt zu groß? So konvertieren Sie Ihre Dateien sicher
Wenn Ihre digitalen Akten unerwartet viel Speicherplatz beanspruchen, liegt das oft an falschen Scaneinstellungen. Doch keine Sorge: Es ist möglich, bereits gescannte Dokumente nachträglich zu verkleinern – zum Beispiel durch eine gezielte Dateikonvertierung.
Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:
Kostenlose Tools wie z. B. IrfanView (für Bildformate, inklusive Stapelverarbeitung),
Online-Lösungen wie Smallpdf für die PDF-Komprimierung im kleinen Rahmen.
Vorsicht bei sensiblen Daten:
Nutzen Sie bei geschäftskritischen oder personenbezogenen Dokumenten nur geprüfte Software – ungeeignete Tools können beim Konvertieren zu Data Corruption führen, also beschädigten oder unvollständigen Dateien.
Professionelle Verarbeitung mit Sicherheit
Bei DOCUBYTE setzen wir auf erprobte Verfahren, um Ihre Dokumente nicht nur platzsparend, sondern auch langzeitstabil und rechtssicher zu archivieren. Unsere Softwarelösungen – inklusive PDF-Komprimierung mit MRC – sorgen dafür, dass Ihre Daten auch nach der Konvertierung zuverlässig erhalten bleiben.
Neue Tools nutzen mittlerweile künstliche Intelligenz, um beim Komprimieren nicht nur die Größe, sondern auch die Lesbarkeit und Suchbarkeit von Dokumenten zu optimieren – etwa durch eine verbesserte OCR-Texterkennung und intelligentes Entfernen redundanter Bildbereiche. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, lohnt sich eine professionelle Konvertierung durch einen erfahrenen Scan-Dienstleister – und genau hier kommt DOCUBYTE ins Spiel.
Jetzt beraten lassen – ganz ohne Verpflichtung
DOCUBYTE: Ihr Partner für digitale Archivierung & Scanprozesse
Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Dokumentenprozesse zu optimieren. Wir unterstützen Sie mit praxiserprobten Lösungen rund um das Scannen, Archivieren und Komprimieren Ihrer Unterlagen – schnell, sicher und effizient.
Fazit: Optimale Scanqualität bei minimalem Speicherbedarf
Mit der richtigen Bildkompression müssen Sie keine faulen Kompromisse mehr eingehen. Statt riesiger Dateien (1–3 MB pro Seite bei JPG mit 300 dpi) erzielen Sie mit den passenden Einstellungen kompakte und trotzdem gut lesbare Ergebnisse.
Dank Formaten wie MRC und einem sinnvollen Umgang mit Auflösung und Komprimierung erreichen Sie die perfekte Balance zwischen Qualität, Speicherplatz und Archivierungstauglichkeit – ganz ohne Profi-Software oder riesige Speicherlösungen.
Übrigens: Als Scandienstleister übernehmen wir diese Aufgabe gerne für Sie – inklusive Beratung, Logistik und Archivierung.
