„Heute scannt doch keiner mehr selber“
Es ist wichtig zu beachten, dass die Wahl zwischen einem Dienstleister und der Eigenleistung von verschiedenen Faktoren abhängt, wie beispielsweise Ihrem Budget, der verfügbaren Zeit und den vorhandenen Ressourcen.
Bei großen Mengen an Akten oder komplexen Anforderungen ist es jedoch absolut ratsam, einen professionellen Dienstleister hinzuzuziehen, um eine effiziente und qualitativ hochwertige Digitalisierung sicherzustellen. Wir beraten Sie hierzu gerne und mit hoher Erfahrungskompetenz.
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Vier Gründe, die gegen das eigenständige digitalisieren Ihrer Akten spricht:
- Die Digitalisierung von Akten erfordert erheblichen Zeitaufwand und den Einsatz von Ressourcen wie Personal, Scanner und Software. Mitarbeiter, die mit der Digitalisierung beauftragt sind, werden von anderen Aufgaben abgezogen, was zu einer möglichen Beeinträchtigung der Produktivität führen kann. Zudem müssen Unternehmen in die entsprechende Hardware, Software und Schulungen investieren, um die Digitalisierung effizient durchführen zu können.
- Es fehlt am notwendigen Fachwissen, der spezialisierten Ausrüstung und den etablierten Prozessen, um die Digitalisierung effizient und qualitativ hochwertig durchzuführen.
- Die Gewährleistung einer hohen Qualität der digitalisierten Dokumente erfordert eine sorgfältige Überprüfung und Qualitätskontrolle. Ohne entsprechende Prozesse und Kontrollmechanismen kann dies eine Herausforderung sein und zu unvollständigen oder fehlerhaften digitalen Daten führen.
- Wenn Unternehmen große Mengen an Akten zu digitalisieren haben, kann die Skalierbarkeit eine Herausforderung sein. Die benötigte Zeit und Ressourcen können erheblich sein, um große Mengen an Dokumenten in kurzer Zeit zu digitalisieren. Zudem kann die eigene Infrastruktur möglicherweise nicht über ausreichende Kapazitäten verfügen, um die Datenmenge effizient zu verarbeiten und zu speichern.
Wenn man sich dafür entscheidet, die Akten selbst zu scannen, sollte man sich vorher über geeignete Scanner informieren und die benötigte Software für die Bearbeitung und Speicherung der digitalisierten Akten besorgen.
Eine genaue Planung ist ebenfalls wichtig, um eine geordnete digitale Archivierung zu gewährleisten. Und eine große Frage bleibt auch zu klären: Welche Mitarbeiter sind motiviert, sich dieser Aufgabe anzunehmen und alles konzentriert durchzuführen?
Akten digitalisieren lassen
Es gibt mehrere Gründe, warum es sinnvoll sein kann, seine Akten von einem professionellen Dienstleister digitalisieren zu lassen, anstatt es selbst zu machen. Hier sind sieben Vorteile:
- Fachwissen und Erfahrung: Professionelle Dienstleister wie wir von Docubyte haben das nötige Fachwissen und die Erfahrung, um Akten effizient und korrekt zu digitalisieren. Wir kennen die jeweils besten Verfahren, um eine hohe Qualität und Lesbarkeit der digitalen Dokumente zu gewährleisten.
- Zeitersparnis und Wertschöpfung: Die Digitalisierung von Akten erfordert Zeit und Aufwand. Wenn Sie einen Dienstleister wie uns beauftragen, ist diese Aufgabe an einen Experten delegiert und Sie können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen in Ihrem Unternehmen.
- Spezialisierte Ausrüstung: Wir professionellen Dienstleister verfügen über spezialisierte Ausrüstung, wie Hochleistungsscanner und Dokumentenmanagement-Systeme, die eine effiziente und schnelle Digitalisierung ermöglichen. Dadurch können sie große Mengen an Akten in kürzerer Zeit verarbeiten als es Ihnen selbst möglich wäre.
- Datenschutz und Sicherheit: Wir halten strenge Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre vertraulichen Informationen zu schützen, verwenden Verschlüsselungstechnologien, sichere Datenübertragung und haben strenge Datenschutzrichtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht gefährdet werden. Eine Bearbeitung nach TR-Resiscan 03138 können wir auch einfacher umsetzen als Sie es selbst könnten – schlicht wegen der Spezialisierung.
- Zugänglichkeit und Suchfunktionen: Durch die Digitalisierung Ihrer Akten werden sie in einem elektronischen Format gespeichert (idR. PDF) , das leicht zugänglich und durchsuchbar ist. Sie können schnell nach bestimmten Informationen suchen, ohne Zeit mit manueller Suche in physischen Ordnern zu verschwenden. Dies erhöht die Effizienz und Produktivität Ihrer Arbeitsabläufe.
- Platzersparnis: Papierakten nehmen viel Platz in Anspruch und erfordern Lagerfläche. Durch die Digitalisierung können Sie physischen Speicherplatz freigeben und die Kosten für die Archivierung reduzieren.
- Compliance: Bei Compliance-Audits oder rechtlichen Anfragen können Sie relevante Dokumente schnell finden und vorlegen, was die Einhaltung von Fristen erleichtert. Zudem können digitale Daten mit speziellen Funktionen wie Zeitstempeln, elektronischen Signaturen und Versionskontrollen versehen werden – Stichwort Revisionssicherheit. Diese Funktionen gewährleisten die Integrität und Authentizität der Daten, sodass nachgewiesen werden kann, dass sie nicht verändert wurden. Das ist besonders wichtig, wenn es darum geht, gesetzliche Anforderungen zur Datenaufbewahrung und -integrität zu erfüllen.
Wie finde ich zum Digitalisieren der Akten den richtigen Dienstleister?
Um den richtigen Dienstleister für die Digitalisierung von Akten auf Google zu finden, gibt es einige Schritte, die du befolgen kannst. Zunächst solltest du deine Anforderungen definieren. Überlege, welche Kriterien dir wichtig sind, beispielsweise der Standort des Dienstleisters, eventuelle Zertifizierungen oder Branchenerfahrung.
Es ist ratsam, mehrere Dienstleister zu vergleichen. Sammle Informationen über sie und berücksichtige Faktoren wie Preis, Leistung, Erfahrung und Kundenservice.
Eine gute Möglichkeit, weitere Einblicke zu erhalten, sind Kundenbewertungen. Suche nach Bewertungen und Erfahrungsberichten, um Informationen über die Zuverlässigkeit und Qualität der Dienstleister zu erhalten.
Wenn du eine engere Auswahl getroffen hast, kannst du Kontakt mit den Dienstleistern aufnehmen und ihnen Fragen zu ihrem Service und ihren Preisen stellen.
Es ist sinnvoll, Angebote von den in Frage kommenden Dienstleistern einzuholen, um Kosten und Leistungen zu vergleichen.
Beachte dabei immer deine individuellen Anforderungen, um den Dienstleister zu finden, der am besten zu dir und deinen Bedürfnissen passt.
