Digitaler Rechnungseingang – scannen, elektronisch verarbeiten und digital archivieren

Digitaler Rechnungseingang ist Pflicht

Der elektronische Rechnungseingang sorgt dafür, dass Sie alle Eingangsrechnungen digital empfangen, verarbeiten, prüfen, freigeben, kontieren, anschließend revisionssicher archivieren und bei Bedarf sekundenschnell recherchieren können. Individuelle Rechnungs-Workflows für den Prüfprozess oder die automatisierte Weiterleitung definierter Rechnungen an spezifische Empfänger sparen nicht nur Zeit, sondern können auch die teilweise sehr hohen Prozesskosten beim papierbasierten Rechnungseingangsbuch drastisch reduzieren. Vielen Unternehmen ist nicht bewusst, dass sie gesetzlich verpflichtet sind alle elektronisch eingegangenen Rechnungen auch zwingend digital zu archivieren. Ein Ausdruck auf Papier ist lediglich für interne Zwecke gestattet, für eine Prüfung der Finanzbehörden dagegen muss die digitale Originalrechnung vorliegen – und zwar revisionssicher. Papierrechnungen hingegen können mittlerweile in den meisten Fällen eingescannt und anschließend vernichtet werden – der entsprechende Rechnungsscan ersetzt das Original.

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Workflow: Digitaler Rechnungseingang bei DOCUBYTE

Elektronische Rechnungsverarbeitung senkt die Prozesskosten

Der Rechnungseingang im Unternehmen kann auf kann auf verschiedensten Wegen erfolgen. Neben der Papierform ist heutzutage auch die digitale Übermittlung von Rechnungen per E-Mail, DE-Mail, PDF-Datei, Fax-Server oder Web-Download (per Login) gängige Geschäftspraxis. Damit alle Eingangsrechnungen elektronisch erfasst werden können, erfordert der digitale Posteingang das Scannen von Papierrechnungen. Durch diese Vorgehensweise werden nicht nur Medienbrüche vermieden. Auch die softwaregestützte Erfassung der Rechnungspositionen und die Buchung der Belege wird im Vergleich zum papierbasierten Prozessen deutlich einfacher und effizienter. Zu guter Letzt kann beim elektronischen Rechnungseingang eine weitere Kostensenkung durch revisionssichere digitale Archivierung realisiert werden. Das bringt nicht nur Vorteile bei der internen Recherche von Rechnungen bei Rückfragen, sondern erleichtert auch die Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Vorteile beim digitalen Posteingang

  • Deutliche Senkung der Prozesskosten
  • Schnellere Abläufe bei der Rechnungsbearbeitung
  • Einhaltung von Skontofristen
  • Stärkung der Kundenbindung durch schnelle Transfers
  • Keine Medienbrüche trotz Eingang von Papierrechnungen
  • Digitale Archivierung aller Rechnungen möglich
  • Optimale Transparenz für die Finanzbehörden bei Prüfungen
  • Verbesserung der Ökobilanz

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