Scanservice Stuttgart

Als Scandienstleister in Stuttgart kennen wir die Bedürfnisse moderner mittelständischer Unternehmen aus unserem Tagesgeschäft. Wir wissen um die Anforderungen, die das heutige globalisierte Wirtschaften an Unternehmen stellt. Schnelle Reaktionszeit und lückenlose digitale Durchgängigkeit sind uns als Mehrwerte und für den Unternehmenserfolg bestimmende Faktoren bekannt.

Mit einer Umstellung auf digitales Dokumentenmanagement mit uns bereinigen Sie Ihre Geschäftsprozesse um zeitraubende manuelle Tätigkeiten in Ablage und Archiv.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellt hohe Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten. Es gibt Rechte auf Auskunft, Änderung und Löschung personenbezogener Daten. Stammdaten von Privatkunden/Mandanten, die mindestens im Anschriftenfeld papierner Korrespondenz auftreten, sind personenbezogene Daten. Somit ist Ihr gesamter Bestand an papiernen Kundenakten unter dem Regelungsbereich der DSGVO.

Auskunft, Änderung und Löschung auf Basis papierner Aktenbestände zu realisieren erzeugt Aufwände, die insbesondere im Endkundengeschäft außer Verhältnis zum Geschäftsvorfall stehen.

Durch die Digitalisierung mit uns passen Sie Ihre Dokumentenverwaltung an die Anforderungen der DSGVO an.

Mit Docubyte vermeiden Sie Reibungsverluste zwischen den Leistungsträgern für Ihr Digitalisierungsprojekt.

Der Prozess der Umstellung von Altbeständen auf digitale Archivierung und digitales Dokumentenmanagement erfordern Passgenauigkeit an den Schnittstellen. Die Qualität der Scans muss den Anforderungen der Texterkennung genügen. Die Struktur der digitalen Dokumentenablage muss die Ordnung des papiernen Altbestandes abbilden und sinnvoll ergänzen. Der Umgang der gescannten Altbestände - Aktenvernichtung/Rückführung an Sie - muss abhängig vom Akteninhalt gesteuert werden.

Als Experte für Dokumentenmanagement in Stuttgart begleiten wir Sie von der Planung bis zur vollständigen Inbetriebnahme Ihres digitalisierten Dokumentenbestandes und können deshalb dafür Sorge tragen, dass der Gesamtprozess nach Ihren Vorgaben gelingt.

Digitalisierung erfordert das Erzeugen digitaler Faksimiles von papiernen Dokumenten im Scanvorgang. Dabei werden Bilddateien (*.TIF, *. JPG, *. PNG)erzeugt. Das sind Dateien, in den die Textinformation in grafischer Form vorliegt. Mit diesen Dateien alleine ließe sich keine Volltextsuche realisieren - es sind Bilder, keine Texte.

Deshalb schließt sich bei uns an das Scannen eines Dokumentes das Erkennen des Textinhaltes mit OCR-Software an.

Unsere Kunden kommen aus allen Teilen Stuttgarts. Zum Beispiel Bad Cannstatt Botnang Degerloch, Möhringen, Untertürkheim, Vaihingen, oder Zuffenhausen. Auch im Raum Stuttgart sind wir regelmäßig unterwegs und besuchen Kunden oder holen Akten zur Digitalisierung ab.

Die Grundlage jeder zeitgemäßen digitalen Dokumentenverwaltung ist die Referenzierung der digitalen Dokumente in Datenbanken.

Die Ablage in einem Verzeichnisbaum hat den gravierenden Mangel, dass es auf jeder Verzeichnisebene nur ein Ordnungskriterium gibt, mittels dessen die Ordnung verfeinert werden kann.

Beim Einsatz einer Datenbank entfällt diese Beschränkung. Die digitalisierten Dokumente können entsprechend Kennung des Scan-Batches und den im OCR-Prozess ermittelten Dokumentinhalten nach beliebigen Merkmalen gesucht und in Ergebnisübersichten dargestellt werden.

Der sichere und sorgfältige Umgang mit Ihren Datenbeständen ist uns oberstes Gebot.

Wir bieten Ihnen deshalb an, uns übergebene obsolete Altakten nach schriftlicher Freigabe durch Sie sicher zu vernichten. Dadurch entfällt für Sie die Notwendigkeit, einen weiteren Dienstleister zu beauftragen und Ihre Altbestände mehrfach zu bewegen.